Excel, Google Sheets o Sloneek? Qual è il migliore per le tue risorse umane?

Uno dei tuoi buoni propositi per il nuovo anno era quello di impostare finalmente un sistema nella tua agenda HR? Sicuramente una buona idea! Ma cosa fare con tutti i dati che devi archiviare e utilizzare facilmente allo stesso tempo?

La tua scelta, come farebbe il 95% dei tuoi colleghi, sarà probabilmente la soluzione più conveniente: Excel o Google Sheets. Cioè, un foglio di calcolo che a prima vista potrebbe sembrare una buona idea.

Vediamo come si comportano effettivamente rispetto a un HRIS dedicato come Sloneek.

Perché gli addetti alle risorse umane apprezzano così tanto Excel e altri tipi di fogli di calcolo?

Innanzitutto, una domanda. Perché alle persone delle risorse umane piace così tanto Excel e strumenti simili? La risposta non sorprende: lo sanno, proprio come la dirigenza delle loro aziende o i loro dipendenti. È installato sulla stragrande maggioranza dei computer. È, almeno a prima vista, gratuito. E i dati possono essere facilmente inviati o elaborati sul computer di casa, ad esempio se si ha bisogno di recuperare qualcosa.

Inoltre, il fatto che la maggior parte delle persone sappia come usarlo rende possibile iniziare a lavorarci subito e risparmiare un sacco di tempo. Ma c’è la domanda: davvero?

Perché a prima vista sembra facile?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Già sul mio computer	✅	🚫
Non c’è bisogno di consultarlo	✅	🚫
I colleghi e il management possono utilizzarlo	✅	🚫

 

Perché alla fine la realtà è diversa?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Dedico tempo alla creazione del mio sistema e al suo test	😓	😊
Ci sono degli errori con cui devo fare i conti	😓	😊
Ho raggiunto i limiti che inizialmente non avevo previsto	😓	😊
Sono responsabile del know-how del sistema e devo spiegarlo ai miei colleghi	😓	😊
Chiunque interferisca con il sistema può impedirne il funzionamento	😓	😊

 

Confronto dei requisiti di base

Molte aziende semplicemente ignorano i potenziali rischi e iniziano a usare il loro sistema HR basato su fogli di calcolo sofisticati nella pratica. Tuttavia, soddisferà i requisiti di base di HRIS?

Facile da usare

Soprattutto, HRIS deve essere semplice. Abbastanza semplice da consentire anche a un dipendente non formato di lavorarci, se necessario. Confrontiamo Excel, Google Sheets e Sloneek.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Le basi possono essere spiegate ai colleghi durante una riunione	✅	✅
Se non so come farlo, posso chiedere in qualsiasi momento	🚫	✅
Intuitivo a prima vista	❓	✅
Possibile utilizzarlo senza formazione	❓	✅

 

Sicurezza dei dati

HRIS solitamente archivia le informazioni più sensibili sui tuoi dipendenti. Ecco perché i rappresentanti del GDPR lo considerano uno dei luoghi più importanti in cui possono verificarsi incidenti di sicurezza. Come li affrontano Excel, Google Sheets e Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Conforme al GDPR al centro	🚫	✅
Sicurezza di accesso	🚫	✅
Gestione dei diritti di accesso ai dati	🚫	✅
Difficoltà nella copia dei dati	🚫	✅
Controllo facile	🚫	✅

Tutti i dati in un unico posto

Un ostacolo all’efficacia? Dati in luoghi diversi e in diverse versioni o date. Se il reparto HR vuole sbarazzarsi delle occhiaie, deve mantenere rigorosamente un solo database aggiornato con cui lavora l’intera azienda. Come gestiscono questa situazione Excel, Google Sheets e Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Dati rigorosamente in un unico posto, senza più versioni	🚫	✅
Dati sempre disponibili ovunque	🚫	✅
I dati non possono essere semplicemente riscritti o copiati	🚫	✅

 

Condivisione delle informazioni

Qual è il motivo più comune per cui il reparto HR è sovraccaricato di lavoro? Che hanno accesso esclusivo ad alcune informazioni, anche se gli altri potrebbero normalmente lavorare con loro. Devono rispondere a domande banali e inviare informazioni semplici a decine di persone al mese. In che modo Excel, Google Sheets e Sloneek possono aiutare in questo?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Tutti possono accedere ai file in base ai propri diritti di accesso	✅	✅
Le informazioni possono essere facilmente ordinate in base ai diritti di accesso	🚫	✅
I dipendenti possono vedere e modificare i dati che appartengono a loro	🚫	✅

 

Prezzo

Quanto costa? Il prezzo è ovviamente un parametro chiave. L’ironia è che il sistema viene spesso scelto in base a questo. Che dire dei costi del sistema in Excel, Google Sheets e Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Pagamenti oltre lo stipendio del personale delle risorse umane	🚫	✅
Pagamento per utenti reali in un dato mese	🚫	✅
Pagamento per lo sviluppo nel tempo a scapito di altre cose	✅	🚫
So in anticipo quanto costerà sviluppare il sistema in un anno	🚫	✅

Confronto dei requisiti di base

È assolutamente fondamentale che il sistema HR scelto non possa fallire nella cosa principale: la capacità di lavorare con i dati in modo efficiente e senza perdite di tempo. Se deve essere un vero aiuto, deve fare molto di più che memorizzare semplicemente informazioni sui dati personali dei dipendenti, sui loro stipendi o sui diritti di ferie.

Diamo un’occhiata a come Excel o Google Sheets gestiscono attività specializzate e come Sloneek le gestisce.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Congedo accumulato	✅ Le informazioni sul disegno devono essere registrate regolarmente dall’amministratore del sistema	✅ Le informazioni vengono riscritte automaticamente in base alle richieste approvate
Richiesta di congedo	🚫 Può memorizzare le informazioni sulle ferie, ma spesso devono essere inserite direttamente dal responsabile delle risorse umane	✅ Ti consente di effettuare il check-in di una richiesta di congedo e di lavorarci attraverso il sistema. È visibile a tutti coloro per cui è rilevante.
Dati aggiornati relativi agli stipendi	✅ Le informazioni devono essere aggiornate regolarmente dall’amministratore del sistema	✅ Le informazioni possono essere aggiornate direttamente dall’utente
Firma elettronica dei documenti	🚫	✅
Questionario di indagine	🟡 Parzialmente risolvibile tramite Forms	✅ Possibile implementazione diretta nel sistema
Contratti e certificati	🚫	✅ Possibilità di salvare direttamente nel sistema
Monitoraggio del tempo	🚫	✅ Possibile utilizzo diretto nel sistema
Connessione ad altre applicazioni tramite API	🚫	✅ Possibilità di utilizzo garantito direttamente nel sistema
Reclutamento	🟡 Parzialmente risolvibile	✅ Possibilità di utilizzare funzioni specifiche dettagliate nel sistema
Onboarding e offboarding	🟡 Parzialmente risolvibile ma principalmente come strumento per le risorse umane	✅ Possibilità di utilizzare funzioni specifiche dettagliate nel sistema con il coinvolgimento dei dipendenti

 

Funzioni avanzate

L’agenda del professionista delle risorse umane è già piuttosto fitta. Ha senso che gli strumenti che possono semplificare e automatizzare il suo lavoro siano molto apprezzati in questo campo. In che modo Excel o Google Sheets aiutano in questo senso e in che modo Sloneek?

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Automazione	🟡 Parzialmente	✅
Delega di compiti semplici a team leader o dipendenti	🚫	✅
Visualizzazione dei dati di base	✅	✅
Esecuzione di analisi e grafici in un unico posto	🟡 Parzialmente	✅
Coinvolgimento dell’IA	🚫	✅

 

Verdetto

Excel e Google Sheets saranno probabilmente la scelta numero uno per i prossimi anni per i responsabili delle risorse umane che non hanno ancora molta esperienza in HRIS. Le ragioni per fare i primi passi sono chiare: avvio rapido, costi bassi o comprensibilità. Ma non ci sono più vantaggi.

Perché una volta che i fogli di calcolo smettono di fungere da database gestito centralmente a cui può accedere solo una piccola cerchia di personale qualificato e iniziano ad avere l’ambizione di diventare un sistema HR a tutti gli effetti, crolleranno.

I costi di sviluppo di una soluzione del genere saranno significativamente più alti rispetto alle stime iniziali, mentre la sua sicurezza, funzionalità e vantaggi complessivi saranno inferiori.

	Excel / Google Sheets	Sloneek
Affidabilità della soluzione a lungo termine	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Capacità di crescere con l’azienda	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Possibilità di aggiungere nuove funzioni	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Universalità per tutta l’azienda	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Compatibilità con altri strumenti	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Limite di consegna	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Sicurezza della soluzione	⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Richiede molto tempo per essere gestito	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
Costo totale incluso il costo del tempo	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐