Timesheets rivisitati: perfetti per il lavoro ibrido, le settimane lavorative di quattro giorni e l’implementazione dell’IA.

Il tempo dedicato alle attività è uno degli indicatori più importanti per le analisi delle risorse umane, come per un’analisi dell’efficienza di una modalità di lavoro ibrida o di una settimana lavorativa di quattro giorni. Il monitoraggio del tempo è anche essenziale per valutare lo stato di prontezza all’intelligenza artificiale di un’azienda; nonostante ciò, nella gestione contemporanea, le schede attività sono considerate obsolete. Perché?

Segnalare il tempo dedicato a varie attività tramite le schede attività sta diventando sempre più complicato perché stanno emergendo nuove modalità di lavoro, come il lavoro da remoto o ibrido. Tuttavia, le schede attività rimangono essenziali per la tua azienda se vuoi tenere traccia dell’efficienza dei tuoi processi. Non ci sono modi migliori per monitorare il tempo di quegli orribili fogli Excel? Buone notizie: ci sono.

Cominciamo con alcune statistiche. Secondo un rapporto di Harvard Business Review, riportare diligentemente ogni minuto trascorso al lavoro è un compito complicato di per sé. Molti dipendenti hanno difficoltà con questo, indipendentemente dal fatto che i loro fogli presenze siano super intelligenti (un’app dedicata) o “stupidi” (di nuovo, Excel!).

Il loro contributo deve sempre essere ricontrollato da un responsabile, generando ancora più lavoro noioso. Anche il software più avanzato non è in grado di tracciare la “zona grigia”: il tempo impiegato in più micro-attività difficili da misurare e segnalare, ma che devono comunque essere conteggiate e fatturate al cliente.

Oltre a ciò, le schede attività che non vengono regolarmente compilate con i dati diventano meno rilevanti nel tempo. Un’attività posticipata diventa un arretrato difficile da recuperare e da segnalare correttamente. Tali schede attività incomplete o ritardate non riflettono la realtà: comportano un reddito inferiore da parte del dipendente (meno tempo fatturato) e cattive decisioni manageriali (i dipendenti sono gravati da più attività di quante siano in grado di svolgere).

Nella modalità ibrida, il rilevamento del tempo convenzionale non è sufficiente.

Il monitoraggio del tempo convenzionale non tiene il passo con gli stili di comunicazione aziendale in evoluzione. Oggigiorno, l’interazione con i clienti è raramente limitata all’orario di lavoro. Avviene 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e si riversa su diversi canali di comunicazione come le app di messaggistica. La vita privata e quella aziendale si mescolano. Se la tua giornata lavorativa è divisa in diverse riunioni online senza pause tra una riunione e l’altra, è difficile immaginare che tu possa doverosamente monitorare tutto il tempo trascorso nelle riunioni e descrivere il contenuto di ciascuna dopo l’orario di lavoro. Le riunioni sono anche attività?

La posta elettronica è un altro buon esempio di canale di comunicazione frammentato. Spesso ci vuole un’ora per scrivere un’e-mail di una frase: devi prima controllare con altre persone, cercare alcune risorse, rileggere la tua comunicazione precedente… Ha senso aprire una scheda attività solo per segnalare una breve e-mail? Dovresti registrare ogni telefonata che fai o ogni messaggio vocale che devi aprire ripetutamente per coglierne il significato?

Aggiungi una modalità di lavoro ibrida a questo quadro e le cose diventano ancora più complicate, soprattutto quando portare a termine le cose è semplicemente più importante per la cultura aziendale che essere disponibili solo durante l’orario di lavoro.

Per aggiungere la beffa al danno, è un fatto ampiamente noto che la segnalazione delle attività nelle schede attività è uno dei processi aziendali più odiati dai dipendenti. Tuttavia, se i tuoi dipendenti sanno che i fogli su cui stanno studiando vengono effettivamente elaborati in azienda e che il loro contributo è utile, saranno più desiderosi di fornirlo. È sicuramente un problema di comunicazione interna, ma i tuoi dipendenti hanno bisogno di vedere risultati tangibili del loro impegno in primo luogo, il prima possibile. Le app di tracciamento GPS per dipendenti possono semplificare il processo automatizzando il monitoraggio e la segnalazione del tempo, rendendolo meno gravoso per i dipendenti e assicurando che il loro tempo e il loro impegno contribuiscano a risultati produttivi.

Le schede attività sono prove concrete.

Quindi perché preoccuparsi di tracciare ogni singolo minuto? I nostri processi funzionano senza intoppi, il cliente è felice… Beh, questo non dura sempre. E se il cliente inizia a mettere in discussione le ore fatturate? E se il tuo margine di profitto scende? E infine, cosa succede se il tuo freelance contractor aumenta le sue tariffe del 15%? Ecco quando i registri del tempo possono salvare la tua attività. Dovresti avere una chiara comprensione di cosa sta succedendo con la redditività rispetto al tempo impiegato in varie attività.

I fogli presenze sono anche un ottimo strumento per monitorare le capacità di gestione del tempo dei tuoi dipendenti.

Anche i lavoratori senior con anni di esperienza hanno difficoltà con questo problema. Una cattiva gestione del tempo ostacola la loro efficienza. Quando perdono la motivazione, perdi una risorsa preziosa. Con i fogli presenze, vedi un segnale d’allarme ogni volta che un dipendente non riesce a stabilire le priorità delle attività o a usare in modo efficiente il suo tempo di lavoro.

Inoltre, i fogli presenze forniscono un argomento valido nelle discussioni generazionali. Mentre la maggior parte di noi è sulla stessa lunghezza d’onda quando si tratta di denaro rispetto al tempo speso per guadagnarlo, coloro che hanno appena iniziato il loro percorso di carriera hanno spesso vari equivoci sul loro equilibrio stipendio-carico di lavoro, soprattutto quando entra in gioco la modalità ibrida.

Prova a immaginare questa situazione: i tuoi dipendenti continuano a insistere per introdurre un modello ibrido combinato con una settimana lavorativa di quattro giorni. In sostanza sei d’accordo, ma hai prima bisogno dell’approvazione del CEO. Se non vuoi basare la tua discussione esclusivamente sui tuoi sentimenti e impressioni, hai bisogno di prove concrete. L’introduzione di nuove modalità di lavoro richiede un’analisi approfondita e dovrebbe essere guidata dai dati.

Infine, le schede attività si rivelano utili per valutare la prontezza dell’azienda all’intelligenza artificiale. Per molti CEO, l’implementazione dell’intelligenza artificiale potrebbe sembrare una questione puramente tecnica. Pertanto, assegnerebbero la valutazione della prontezza e la seguente strategia di implementazione al loro CTO e al team tecnologico. Se un reparto HR non è coinvolto fin dall’inizio o non si fa avanti, il suo ruolo potrebbe essere trascurato.

L’intelligenza artificiale integra o sostituisce la forza lavoro umana. Ciò comporta la creazione di team composti dalle persone giuste per fornire la migliore efficienza possibile.

Se gli specialisti delle risorse umane non riescono a fornire il loro contributo, ad esempio in termini di capacità del team, efficienza e ambito di lavoro, nella fase iniziale, in futuro dovranno affrontare molti problemi.

Come si suppone che calcolino le ore di lavoro sostituite dall’intelligenza artificiale senza i dati delle schede attività?

È il momento di riconsiderare timesheets.

Come possiamo risolvere questo enigma? Ciò di cui hai bisogno è un sistema di timesheet che tenga traccia solo del lavoro importante e fornisca un’analisi approfondita dell’efficacia del tuo team. Se vuoi ottenere di più con i tuoi timesheet rispetto alla fatturazione, devi cambiare i tuoi metodi. Ci sono due modi possibili:

A) Il metodo delle otto ore

Il metodo delle otto ore presuppone che un lavoratore debba avere abbastanza lavoro da riempire 8 ore al giorno (in media). Il lavoratore non segnala il tempo in blocchi da 15 minuti, ma piuttosto in percentuali. Questo metodo offre tre vantaggi.

Innanzitutto, è ibrido. Funziona bene per le persone il cui tempo di lavoro netto ammonta a otto ore al giorno, ma raramente avviene in blocchi da otto ore senza pause. La segnalazione basata sulla percentuale è più divertente e intuitiva rispetto alla scrittura di ogni singola attività.

In secondo luogo, questo metodo si dimostra più efficace nella valutazione dell’efficacia: la direzione può facilmente confrontare le percentuali delle schede attività con le attività del lavoratore monitorate sul proprio computer. Rende inoltre più facile confrontarsi con il dipendente sulla sua (in)efficienza: se ha segnalato di aver trascorso otto ore cinque volte a settimana su alcune micro-attività banali, com’è possibile che un progetto complesso abbia richiesto loro la stessa quantità di tempo?

In terzo luogo, le metriche monitorabili possono essere modificate per essere più pertinenti per l’azienda. Il dipendente valuta e segnala la propria felicità per ciò che ha fatto in quel dato giorno. Esempio: il 50% è stato divertente, il 25% non male e il 25% al ​​di sotto del proprio livello di competenza.

B)  Timesheets qualitativi

Questo sistema di timesheet si basa sul monitoraggio convenzionale degli slot di tempo, ma con alcune restrizioni. Innanzitutto, monitora il tempo in blocchi più grandi (ad esempio, invece di segnalare 5 x 15 minuti su Slack, il dipendente registra la quantità totale di tempo trascorso su un dato compito al meglio delle sue conoscenze).

Poi arriva la valutazione. Ogni attività ha il suo punteggio, stabilito dal reparto HR e basato sulle priorità della sua azienda. Lo spettro è ampio: dalle competenze e dalle qualifiche necessarie per portare a termine il compito (non qualificato/qualificato/altamente qualificato) alla creatività (ripetitivo/creativo) alla soddisfazione del dipendente (divertente/noioso).

Entrambi i metodi sono perfetti per periodi di transizione, come la sperimentazione di una nuova modalità di lavoro. Idealmente, un responsabile delle risorse umane confronta i timesheet un mese prima di qualsiasi implementazione pianificata e un mese dopo.

Timesheets possono essere utili anche nel lavoro ibrido…

… e il reparto HR dovrebbe avervi accesso completo. Senza di loro, un’analisi HR approfondita è impossibile. E come funziona il monitoraggio del tempo in Sloneek? Puoi monitorare il tempo nell’app o importare i dati di monitoraggio da altre app. 

Non rinunciare ai timesheet. Rivalutali e reinventarli invece. I dati che possono fornire supporteranno qualsiasi tua posizione quando si discute dell’evoluzione della modalità di lavoro nella tua azienda. E credici, queste discussioni continueranno a tornare in futuro.