L’ibrido non riguarda il se, ma il come: 7 ancora di salvezza per gli HRisti

Secondo Pew Research, l’“ibrido” che unisce lavoro in ufficio e da casa è attualmente la forma di lavoro più diffusa. E probabilmente detiene il futuro dell’intero mercato del lavoro, che ci piaccia o no. E non c’è da stupirsi. Questo sistema flessibile consente di lavorare da casa-ufficio parte della settimana, risparmiando così tempo per il tragitto casa-lavoro, ma allo stesso tempo favorisce le riunioni e il rafforzamento del team, poiché i dipendenti vengono fisicamente in ufficio per una parte della settimana .

Questo ibrido non è solo per i giovani

Se resisti con ansia al modello di lavoro ibrido, ne pagherai il prezzo. Non solo metterete i dipendenti gli uni contro gli altri, ma scoraggerete anche una serie di candidati, per i quali questo è fondamentale e oggigiorno addirittura evidente. E non si tratta solo delle giovani generazioni. Anche i genitori con bambini o anziani preferiscono l’ibrido. E la legislazione sta gradualmente andando contro di essa. Pochi giorni fa il governo ha approvato un emendamento al Codice del lavoro, secondo il quale – se approvato dal parlamento e dal presidente – i genitori che si prendono cura di un bambino di età inferiore ai nove anni avranno il diritto di richiedere il lavoro a distanza. Anche se il datore di lavoro non dovrà rispettarle, dovrà motivare il suo rifiuto per iscritto.

Allo stesso tempo, però, è necessario sottolineare che padroneggiare il modello ibrido può rivelarsi più impegnativo per i professionisti HR rispetto alla gestione classica di persone che stanno esclusivamente in ufficio o operano in modalità remota (esclusivamente lavoro a distanza). Vediamo quindi cosa è bene non sottovalutare e su quali ambiti concentrarsi affinché l’ibrido possa funzionare senza intoppi anche nella vostra azienda.

👉 1) Stabilisci le regole di base, seguile e ricordale

Inizialmente, ma anche durante il funzionamento del modello ibrido, è importante ricordare i principi e le regole di base. Lavorare da casa non è realmente una vacanza o un giorno di malattia. Pertanto, non dovremmo fare shopping o fare un viaggio durante questo periodo. Dovremmo svolgere all’incirca la stessa quantità di lavoro in ufficio e a casa (anche se non necessariamente dello stesso tipo: alcuni compiti sono adatti a casa, altri per il tempo trascorso con il team).

Allo stesso tempo, tutti devono sapere cosa ci si aspetta da loro, quindi stabilisci aspettative personali. Parla con i tuoi dipendenti dei loro ruoli e responsabilità, dei processi e dell’ambito del lavoro svolto, della qualità prevista dei loro risultati, dell’orario di lavoro, delle scadenze e della disponibilità alle riunioni. Non dare per scontato che i dipendenti sappiano già tutto: sii accurato e chiedi loro se c’è qualche confusione che deve essere chiarita. Non ascoltare abbastanza i tuoi dipendenti è uno degli errori più comuni commessi dai manager.

Quindi la base sono le regole elementari che tutti seguono. Ciò rafforza un sistema chiaro, semplice e funzionante su cui ogni dipendente può fare affidamento.

👉2) Comunicare in modo efficace. Il fax non è colpa

La necessità di una comunicazione flessibile e di alta qualità con il modello ibrido è in forte aumento. Insegnare ai dipendenti a comunicare in modo efficace: basta dire qualcosa a un collega o fare una semplice domanda? Scegli una chat di lavoro (es. Slack, Teams, Whatsapp) o invia un’e-mail. D’altra parte, vuoi discutere di un problema più complesso che richiede una spiegazione? Non perdere tempo a scrivere un tema via e-mail, ma registra la voce di un collega o chiamalo direttamente. In 5 minuti il ​​problema può essere risolto.

Inoltre non è necessario risolvere tutto con un meeting online, a volte basta una veloce telefonata (sapevi che è possibile effettuare una chiamata con più di due persone? Basta aggiungere un altro partecipante alla cosiddetta conference call dopo l’inizio della chiamata sul display). Considera anche chi deve essere presente alle riunioni online. Ho avuto decine di riunioni in cui molte persone non hanno detto una parola e sarebbero state tante se avessero letto i verbali. Non perdere tempo né il tuo tempo né quello dei tuoi colleghi.

Insomma e bene: insegna ai tuoi colleghi a considerare quale canale è più efficace per un dato problema, informazione o consiglio. Allo stesso tempo, non affogare in un mare di canali. All’interno dell’azienda, ad esempio, dovresti concordare il minor numero possibile di applicazioni in cui chatti. Lavori con i colleghi tramite Whatsapp, Messenger, chat di Instagram, iMessage, Telegram e Slack? Più canali per un tipo di comunicazione sono dannosi, quindi utilizza una o al massimo due piattaforme di chat per una connessione veloce ed efficace.

👉 3) Trasparenza, cooperazione e rispetto per gli altri

Tutti dovrebbero anche sapere da che ora fino a che ora possono essere raggiunti i colleghi che lavorano da casa. Non deve essere preciso al minuto, ma è importante avere una struttura di base. Quando queste informazioni non sono aperte e trasparenti, può succedere che un collega non ti chiami con una domanda veloce, perché non sa se stai ancora lavorando o sei già “caduto”. E quindi la risoluzione del compito assegnato potrebbe richiedere fino alla prossima settimana.

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D’altro canto, dovremmo rispettare il fatto che i colleghi che lavorano da casa si concentrino e risolvano compiti su cui non possono concentrarsi in gruppo. Pertanto non bisogna chiamare per ogni piccola cosa, ma solo quando è veramente necessario. Ma questo dovrebbe valere anche in ufficio.

👉4) Fiducia. E controlla qualche volta

Se non ti fidi dei tuoi dipendenti e non hai una cultura aziendale basata sulla fiducia, allora è meglio non avviare alcun modello ibrido, perché finirebbe per stressare te e i tuoi dipendenti. Il modello ibrido si basa sul principio del trasferimento di parte della responsabilità ai lavoratori stessi. Mentre lavorano da casa, non c’è alcun capo dietro di loro e l’unico cane da guardia è la propria autodisciplina. Il rapporto con i tuoi dipendenti dovrebbe essere basato sulla fiducia reciproca. I dipendenti dovrebbero vederti come un coach, qualcuno che vuole aiutarli a funzionare con successo e a lavorare in modo efficace, non come un avversario.

Tuttavia, come si suol dire: fidati, ma verifica. Dovrebbe esserci un sano equilibrio tra fiducia e “verifica” occasionale. Spyware e programmi di controllo hanno esaurito da tempo la loro attività, quindi sbarazzatene subito, altrimenti diventerai un micromanager sulla strada migliore verso la morte. Tuttavia, ciò che è particolarmente importante quando si lavora da casa è il monitoraggio, ovvero la registrazione del tempo e delle attività specifiche individuali. Non devono essere necessariamente i verbali esatti, ma il dipendente, il responsabile del personale e il capo dovrebbero avere una visione generale di ciò che la persona è in grado di realizzare o non realizzare durante la giornata lavorativa. Se una persona non lavora bene come dovrebbe, di solito lo si vede subito.

👉 5) Mantieni la formazione e fai attenzione a “Per ogni cane un maestro diverso”.

Nel modello ibrido è molto importante allinearsi come squadra. Se un terzo dei colleghi viene in ufficio lunedì e martedì, un altro mercoledì e l’ultimo terzo giovedì e venerdì, la probabilità che le squadre si incontrino è prossima allo zero. La modalità di lavoro ibrida deve essere impostata in modo tale da non mettere a repentaglio il funzionamento dell’azienda e consentire rapporti di lavoro sani, che gli incontri esclusivamente online sono difficilmente sostituibili.

Consiglio di fissare giorni lavorativi fissi in ufficio e lavoro fisso da casa. Ciò manterrà tutta la squadra in formazione e unita: negli stessi giorni si incontreranno in ufficio e negli stessi giorni tutti saranno a casa. Soprattutto nelle aziende di medie e piccole dimensioni è importante che tutti in ufficio si incontrino. Quando si tratta di “ogni cane in un villaggio diverso”, può succedere di ritrovarsi quasi soli in ufficio. Ciò solleva immediatamente la questione del perché andarci se non incontri la squadra. Ciò influisce anche sulla motivazione collettiva e, di conseguenza, la squadra può gradualmente iniziare a stagnare, cosa che nessuno vuole.

Con un adeguato coordinamento, anche il personale delle risorse umane non ha preoccupazioni. I colleghi che vengono quando vogliono, si sono abituati alla presenza delle risorse umane in ufficio ogni volta che sono lì, quindi si aspettano che le risorse umane siano disponibili ogni volta che ne hanno bisogno. Suddividendo la settimana lavorativa in modo fisso, semplificherai anche il lavoro del dipartimento del personale.

👉 6) Digitalizza l’HR dell’agente e trasferiscilo completamente online

Alla fine del punto precedente, ho accennato alle situazioni in cui il dipartimento delle risorse umane lavora in parte online e offline, non solo in termini di funzionamento degli stessi professionisti delle risorse umane, ma dell’intera agenda delle risorse umane. Tuttavia, questa non è la situazione ideale per un lavoro efficace. Combinando documenti, moduli o file da un lato e un’agenda del personale digitalizzata dall’altro, puoi renderti la vita estremamente complicata. Naturalmente, è conveniente per i dipendenti interagire con te online quando sono online e offline quando arrivano in ufficio. Ma questo non ti facilita il lavoro, perché di fatto devi mantenere due ordini del giorno per entrambi i casi.

Pertanto, pensa prima di tutto al funzionamento efficace dell’intera agenda delle risorse umane: se la digitalizzi completamente, nessuno perderà nulla. I colleghi sono già abituati a gestire moduli, resoconti, presenze o registrazioni di viaggio online con te da casa, e questo potrebbe essere il caso anche quando vengono in ufficio. Avrai tempo per concentrarti su cose più importanti, come migliorare le risorse umane digitalizzate o magari i modelli di competenze, e potrai vedere i colleghi a pranzo, riunioni o situazioni urgenti senza che qualcuno bussi costantemente alla porta del tuo ufficio con qualcosa che può essere risolto online.

👉7) Fornire gli strumenti e le tecnologie giuste

La maggior parte del telelavoro può essere effettuata con un computer, un accesso a Internet e un telefono. Tuttavia, a volte esistono altri strumenti, canali e risorse importanti senza i quali difficilmente è possibile svolgere un lavoro efficace. Abbiamo già discusso delle piattaforme di comunicazione e degli strumenti di monitoraggio del tempo. Ma non dovrebbe finire qui. Deve inoltre seguire:

• Assenze digitalizzate (ed eventualmente anche la loro approvazione)
• Struttura aziendale
• Pianificazione degli imprevisti lavorativi
• Online Trust Box
• Valutazione 360°
• Bacheca aziendale
• Sondaggi sui dipendenti

In breve, tutto ciò che conosciamo offline deve funzionare e funzionare pienamente online. Lavorare da casa non dovrebbe limitare in alcun modo i dipendenti rispetto al lavoro dall’ufficio, ad esempio impedendo l’accesso al disco di lavoro o ad altre tabelle, strumenti o cartelle e programmi. Strumenti per videoconferenze digitali come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet sono una cosa ovvia. Per alcuni lavoratori è necessario pensare anche a una piccola stampante, a un conto presso il centro fotocopie locale o a forniture postali e per ufficio.

Non essere sul ramo. Quindi sii effettivamente

Dopo aver letto i miei consigli, potresti essere un po’ stordito e pensare che la modalità ibrida potrebbe essere una bella scienza. Vorrei dissipare le tue preoccupazioni. Penso che se ti attieni ai semplici passaggi indicati e raccogli regolarmente feedback dai tuoi colleghi, sei vinto almeno a metà. Il modello di lavoro ibrido sta diventando già oggi una modalità comune e utilizzata, che diventerà ancora più diffusa con l’arrivo di altre giovani generazioni sul mercato del lavoro. Resistervi o rifiutarlo è quindi una battaglia contro i mulini a vento.

Naturalmente ci sono operazioni in cui è impossibile operare in questo modo. Un tranviere, un panettiere o un’infermiera di solito non possono lavorare da casa per ragioni logiche, ma laddove possibile, i dipendenti e i candidati si aspettano o addirittura lo richiedono. Se la vostra azienda rifiuta ostinatamente i modelli di lavoro flessibili anche quando non esistono ostacoli logici, potrebbe perdere gradualmente un certo numero di dipendenti esistenti e potenziali. E nel surriscaldato mercato del lavoro di oggi, questo è un rischio davvero ostinato e inutile e tagliarsi un ramo da sotto il culo.