Čedok: Sloneek ci aiuta con l’onboarding, la registrazione dei documenti e le e-firme

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Chi nella Repubblica Ceca non conosce l’agenzia di viaggi Čedok. Ogni anno più di un quarto di milione di cechi viaggiano con Čedok verso più di cento destinazioni. I viaggiatori possono scegliere tra una vasta gamma di offerte tramite il sito web e in più di 47 filiali in tutto il paese e in Slovacchia. Čedok aiuta le persone a esplorare paesi e culture straniere, offre esperienze indimenticabili e il tanto necessario relax da più di un secolo.

Il percorso delle HR a Čedok verso AI

L’azienda è gestita da quasi trecento dipendenti. Di loro si prende cura il reparto risorse umane composto da due persone, guidato dalla direttrice delle risorse umane Kateřina Pohořálková. Utilizzano un sistema di gestione delle buste paga di una società esterna che viene utilizzato per registrare le presenze, le ferie e include tutti i documenti necessari per il reparto economico e delle buste paga. I processi come onboarding, registrazione delle attrezzature, contratti e altri documenti sono stati gestiti dagli assistenti HR in modalità “matita, carta, Excel”.

La forza motrice del cambiamento è stata l’assunzione di nuovi dipendenti con cui l’azienda si è occupata di recente. Causa problemi con il tempo delle persone delle risorse umane. Kateřina Pohořálková ha deciso di trovare uno strumento che facilitasse la selezione di nuovi dipendenti.

“Volevo che l’intelligenza artificiale leggesse i CV per me, facesse una preselezione e decidesse su quali candidati avrei dovuto effettivamente dedicare del tempo”, afferma Pohořálková. “Quindi sono andato online per cercare un sistema HR che utilizzasse l’intelligenza artificiale. E mi sono imbattuto in Sloneek.”

Sebbene Sloneek non possa per ora soddisfare la sua richiesta, ha scoperto che può aiutarla in altre attività, ma non meno importanti. Ad esempio, per monitorare le fasi di onboarding, registrare le attrezzature o gestire digitalmente documenti e buste paga. Ha quindi deciso di acquistare il sistema, anche perché è stata conquistata dall’eccellente servizio e dalla comunicazione amichevole dell’azienda.

L’incontro di Čedok con Sloneek

Tuttavia, per acquisire Sloneek, ha dovuto convincere il suo collega del dipartimento Risorse umane e poi la direzione dell’azienda. Ha presentato, in diversi round, come funziona il sistema, quanto costa e come può far avanzare l’azienda. Quando la direzione avesse detto sì, avrebbe potuto presentare il sistema ai dipendenti.

“Ho preparato un’e-mail informativa dettagliata per i dipendenti e ho anche accolto i messaggi direttamente nel sistema Sloneek per informarli su cosa utilizzeremo Sloneek”, afferma Kateřina Pohořálková.

Secondo lei alcuni collaboratori sono riluttanti ad utilizzarlo soprattutto perché finora il valore aggiunto del sistema non è stato loro comunicato e spiegato a sufficienza. Ciò è dovuto anche al fatto che l’azienda non può ancora utilizzare Sloneek nella sua piena estensione: il sistema di gestione del personale esistente viene ancora utilizzato per le presenze e le ferie perché è più adatto ed è in grado di registrare il lavoro a turni in modo più appropriato.

Al contrario, la parte dell’azienda con sede in Slovacchia, dove è necessario lavorare in modo più digitale a causa della distanza, ha un’esperienza davvero positiva con Sloneek. Ha reso più semplice firmare documenti e contratti che altrimenti avrebbero dovuto essere inviati in formato cartaceo.

Secondo Kateřina Pohořálková l’implementazione del sistema si è svolta senza problemi. Apprezza soprattutto l’approccio del responsabile clienti che è sempre reperibile in caso di necessità.

“Cerchiamo di trattare ogni cliente individualmente. Per noi non è solo una frase banale. Il supporto durante l’implementazione di un nuovo sistema è essenziale per la futura cooperazione. Siamo davvero lieti di sentire i nostri clienti che sono soddisfatti del nostro approccio”, afferma Milan Rataj, uno dei fondatori di Sloneek.

Vantaggio principale? Agenda digitale

Dopo sei mesi di utilizzo, il responsabile delle risorse umane nota i vantaggi soprattutto nell’avere la documentazione interna in un unico posto, documenti e buste paga completamente digitalizzati e una panoramica dei documenti firmati. Sloneek la aiuta anche a generare contratti di lavoro e le evita di trascrivere informazioni dai questionari personali nel programma delle risorse umane. Successivamente, i candidati vengono guidati attraverso il processo di onboarding.

“Nei prossimi mesi introdurremo in Sloneek la registrazione di uniformi, carte di ingresso e di pagamento, chiavi, laptop, telefoni, ecc. Ci aiuterà a generare un foglio di registrazione e a rendere più semplice tenere traccia delle attrezzature prese in prestito. Utilizzerò Sloneek anche per i KPI in modo da poter valutare il lavoro dei nostri dipendenti in modo più dettagliato”, afferma Pohořálková.

Sebbene Sloneek non sia ancora in grado di coprire tutte le loro esigenze, a Čedok ne esprimono la soddisfazione.

“Siamo davvero grati per il feedback onesto dei nostri clienti. Grazie ad esso possiamo sviluppare uno strumento su misura per i professionisti HR e aggiornarlo ogni mese in base alle reali esigenze dei clienti. Quindi non si tratta di prendere decisioni in poltrona”, conclude Milan Rataj.