API: un’informazione su tutte le piattaforme
API. Tre lettere che possono avere un impatto significativamente maggiore sulla qualità della vita di ogni HRist rispetto alla lunghezza di questo acronimo. A tal punto che possiamo facilmente distinguere l’era “pre-Api” e quella “post-Api” quando si parla di digitalizzazione e di lavoro con i dati.
Cos’è un’API e perché è importante nelle risorse umane?
Innanzitutto nell’introduzione per chiunque sappia approssimativamente cosa sia un’API ma non abbia ancora avuto l’onore personale. Non c’è assolutamente nulla di cui vergognarsi.
L’API (abbreviazione di Application Programming Interface) è, in poche parole, l’interfaccia tecnica di base per le applicazioni (e, in senso figurato, anche i database con cui funzionano le applicazioni). Consente alle applicazioni di comunicare facilmente tra loro e condividere dati.
Sembra banale e un profano presumerebbe che una cosa del genere sia comune. Ma credetemi, non è così: in molti casi i dati di un’applicazione sono impenetrabili per un’altra.
E cosa porta in pratica l’API per le risorse umane? Ad esempio, se disponi di più applicazioni, puoi collegarle insieme. Un’applicazione specializzata per la gestione del tempo può fornire dati alla piattaforma HRIS, che a sua volta può prelevare dati dal tuo database dove disponi di informazioni sui dipendenti. Non devi riscrivere nulla manualmente, monitora la pertinenza dei dati, si aggiorna da solo.
Allo stesso tempo, l’API è progettata in modo tale che il programmatore non passi troppo tempo a “connetterla”. Quindi connettere le applicazioni o i relativi database tra loro non ti costerà una fortuna. E, cosa più importante, non trascorrerai tempo nelle risorse umane in qualcosa di così improduttivo come verificare se la tua applicazione e due fogli di calcolo Excel contengono gli stessi dati.
A cosa dovresti collegare il tuo HRIS
Come accennato in precedenza, il vantaggio più grande di un’API per la tua azienda sarà che non avrai dati in più posti e non dovrai rivederli manualmente. Perché probabilmente non esageriamo affermando che le “doppie tabelle” e la necessità di controllare manualmente i dati delle risorse umane in luoghi diversi sono ancora piene di aziende, spesso anche dove non te lo aspetteresti affatto. E che fa male, lo abbiamo già affermato più volte. Il tempo che il professionista dedica a questa noiosa agenda è quindi logicamente assente altrove.
Il secondo vantaggio che i dipartimenti delle risorse umane stanno scoprendo è l’uso delle API per analisi sia superficiali che approfondite. HRIS con una semplice API è assolutamente essenziale per lavorare con people analytics nello spirito del motto “ciò che non misuro, non lo gestisco. Perché più dati puoi inserire nella piattaforma HRIS, più accurato sarà il tuo”. i modelli saranno.
Naturalmente è vero anche il contrario: una piattaforma HRIS aperta può a sua volta fornire dati a qualsiasi altra applicazione aziendale: pianificazione delle prestazioni, modelli predittivi o forse programmi di benefit.
Dove l’API può aiutarti
1) Integrazione con i profili utente nei calendari
A prima vista è una sciocchezza, ma ti mostreremo perché anche questi dettagli sono importanti.
Immagina di non dover inserire le informazioni delle persone nei calendari. Se pianifichi una riunione di feedback nella tua piattaforma HRIS, verrà automaticamente scritta come un’azione direttamente per l’utente specificato. E se utilizzano un calendario che ti consente di condividere i loro dati per una modifica (cosa che la maggior parte delle principali piattaforme può fare), lo vedrai naturalmente direttamente in HRIS come tale.
Alle persone verranno automaticamente mostrate le assenze, i turni, le ferie approvate o se la persona è al lavoro o in remoto. Non è meglio che riscrivere le informazioni sulla disposizione temporale in più posti?
2) Collegamento con Slack o altre piattaforme
“Non dimenticare di compilare le tue ferie” o “Attenzione, probabilmente non hai compilato le tue schede attività oggi: esattamente queste informazioni possono essere inviate automaticamente ai tuoi colleghi sulle piattaforme con cui sono abituati a lavorare!” La messaggistica automatizzata può basarsi sui dati di un utente specifico, quindi non è necessariamente spam quello che viene inviato universalmente a tutti.
E allo stesso modo si può raccogliere una richiesta di feedback, il promemoria di una riunione aziendale o magari nuovi adempimenti legislativi da assolvere. Invece di volare una persona delle risorse umane, volano le informazioni.
3) Acquisizione di talenti
Se disponi di una piattaforma ATS separata oltre al software HRIS, collegarli tramite API è assolutamente necessario. Esistono innumerevoli passaggi che puoi automatizzare per ridurre gli errori non necessari, dalla profilazione automatica di un candidato se assunto a passaggi sofisticati come la modellazione di potenziali team e delle loro competenze all’interno dell’attuale pool di candidati.
4) Monitoraggio del tempo
Tempo dedicato all’attività. Il bene più prezioso per qualsiasi analisi. Quanto sarebbe bello se una persona una volta “tracciasse” il tempo e tutte le piattaforme che ne hanno bisogno potessero lavorare con le informazioni… Grazie all’API, può essere. La piattaforma HRIS può inviare informazioni sulle ore assegnate e lavorate su singole attività o riceverle da altre piattaforme.
Se non vuoi infastidire troppo il team con la gestione del tempo, questo può essere uno dei modi per semplificare il più possibile la situazione e “sburocratizzare”. Questo perché è comune che posizioni diverse utilizzino software diversi con requisiti diversi. E poi il tempo tracciato su di loro deve essere inserito doppiamente nella loro piattaforma HRIS.
5) Collegamento ai sistemi contabili
Vuoi che il CFO ti ami e che il dipartimento delle risorse umane sia il suo più grande alleato? Quindi mostragli come la tua piattaforma HRIS può trasferire i dati dei dipendenti al software di contabilità.
Dopotutto, il libro paga viene digitalizzato in tutto il mondo ed è un meraviglioso esempio di dati a doppio binario. Prima o poi dovrai comunque aprire questa domanda, quindi perché non prepararti prima che diventi un dato di fatto?
Il sistema HRIS può fornire comodamente documenti per la contabilità salariale, informazioni sui viaggi di lavoro, benefit, ma anche stato civile e imposte applicate.
6) Visualizzazione dei dati
Ne abbiamo già parlato nell’introduzione. Ma ripetiamolo: i dati sono il fondamento di qualsiasi misurazione. E se si vuole essere gentili con chi lavora con loro, allora dovrebbe essere vero che stiamo parlando di “dati presentati con chiarezza”.
Esistono essenzialmente due opzioni a disposizione dei dipartimenti delle risorse umane per proiettare i propri dati in contesti comprensibili. O hanno una piattaforma HRIS così buona che molti di loro la danno per scontata (o dichiarano che sarà sviluppata in quest’area), oppure i dati possono essere inviati “fuori” tramite un’API, ad esempio, a Power BI, Tableau , Looker o un’altra piattaforma.
Quindi, se un analista di dati, un CEO o un CFO ti chiede di fornire dati solo per la loro visualizzazione, presta attenzione. Se lo “faranno in Excel”, ti metterai la testa in un cappio. In un momento del genere, grida “non vale niente senza un’API”.
7) Accesso unico e sicuro
Ancora una volta, una piccola cosa, ma un piacere. Calcola quanti accessi devi utilizzare per varie applicazioni. Non sarebbe bello poterli unire in uno solo? Soprattutto per le aziende che non utilizzano Microsoft 365 o Google, questa può essere una cosa che fa risparmiare molto tempo e problemi. Per non parlare della sicurezza.
Scoprite le possibilità in quest’area: ad esempio il login sicuro di OKTA è lo standard di mercato.
8) Amministrazione dei benefici
Avere una visione chiara delle possibilità di trarre vantaggi per singoli gruppi di dipendenti e trasferire idealmente i dati sul loro utilizzo su piattaforme contabili. Anche in questo caso l’integrazione può non solo far risparmiare tempo ma anche prevenire errori.
Inoltre, se utilizzi una piattaforma di vantaggi separata, la connessione a HRIS tramite API è essenzialmente un must.
9) Denunce
Il Whistleblowing si è diffuso molto rapidamente nelle aziende dove non esiste alcun obbligo legale in tal senso. E chi lo fa bene vedrà già i primi risultati positivi: maggiore fiducia nell’azienda, ma spesso anche la rapida rimozione degli elementi tossici.
L’API può aiutare in diversi casi: in primo luogo, può abbinare i “servizi” delle singole persone autorizzate in base all’orario di lavoro, alle ferie e al lavoro con gli elementi della folla. In secondo luogo, risolve una delle maggiori complicazioni. I canali di segnalazione spesso funzionano spontaneamente anche come vie per segnalare incidenti meno gravi, o forse semplicemente per raccogliere input, suggerimenti e raccomandazioni da parte dei dipendenti. L’API consente di reindirizzare questi tipi di stimoli, ad esempio, alla piattaforma HRIS.
10) Comunicazione intelligente
Feedback, gestione dei problemi, annunci importanti. Ma anche minireferendum o sondaggi o attività comunitarie come il carpooling o gli scambi aziendali. E, naturalmente, una valutazione completa dell’impatto dei messaggi inviati. La comunicazione intelligente è in aumento e svolgerà un ruolo sempre più importante.
Collegando piattaforme come Munipolis o Jobka alla tua piattaforma HRIS, fornirai ai tuoi dati un’importante sovrastruttura: collegherai database di contatti, aggiungerai profili socio-demografici e otterrai una visione migliore dell’attivazione delle tue persone. E puoi anche trovare sinergie nei risultati della comunicazione di feedback o nel quadro di un feedback regolare.
Il mondo delle API sta cambiando: puoi influenzare anche i fornitori
Cosa dire in conclusione? Non sottovalutare il potere dell’integrazione. Associatelo non solo al risparmio di problemi, tempo e costi, ma anche alla prevenzione di gravi problemi che possono derivare da un semplice errore umano e dal fatto che “qualcuno non ha aggiornato i dati”. Dopotutto, non vuoi che l’inserimento di un nuovo collega nel tuo reparto Risorse umane includa un elenco infinito di software per i quali i dati devono essere confrontati manualmente.
E alla fine aggiungerò un altro consiglio importante.
Puoi anche influenzare quali integrazioni avrà il tuo HRIS. È una regola d’oro che dove c’è domanda ci sarà anche un tentativo da parte dell’operatore di accontentarla. Almeno è così che facciamo a Sloneek. Quindi sicuramente non aver paura di farci sapere se c’è qualche integrazione che apprezzeresti.
