Come scegliere un sistema HR nel 2025

Volete digitalizzare il vostro HR? Allora probabilmente vi state chiedendo come scegliere il sistema HR giusto. Ecco 10 aspetti su cui dovreste concentrarvi nella vostra selezione.

1. Interfaccia intuitiva

Ricordate che utilizzerete il sistema HR quasi ogni giorno. Non accontentatevi di qualcosa di difficile da usare. Un’interfaccia utente intuitiva riduce i tempi di adozione e garantisce che anche i colleghi comprendano rapidamente lo strumento. Per questo motivo, è ideale cercare sistemi con un’interfaccia chiara e veloce, preferibilmente con una propria app mobile.

Con il tempo, potreste avere esigenze più specifiche. Quindi, cercate un’app con supporto contestuale e accesso all’assistenza.

Dalla mia esperienza con le persone, so che gli strumenti devono essere il più semplici possibile. Perciò, oltre alle funzionalità tecniche, concentratevi sull’usabilità del sistema. Controllate anche se il fornitore rilascia aggiornamenti e miglioramenti regolari. Scoprite come lo facciamo noi qui.

2. Assicuratevi che il sistema si adatti alla vostra cultura aziendale

L’orario di lavoro flessibile richiede la possibilità di configurare al 100% la durata e la frequenza dell’orario lavorativo. Chiedete la totale libertà di impostare giorni e ore di lavoro per dipendenti e collaboratori. È il fondamento dell’automazione delle presenze, delle assenze e dei report di lavoro.

Non devono mancare eventi personalizzabili: ogni azienda dovrebbe poter definire liberamente eventi di assenza, presenze e attività lavorative, in base alla propria cultura organizzativa.

Le rigidità del passato sono superate: oggi contano la flessibilità e la personalizzazione. Un ottimo sistema HR non vi pone limiti e si adatta perfettamente alla vostra realtà. Potete configurare le assenze con o senza calcolo dell’orario di lavoro, giornaliere, a metà giornata o su base oraria. Con il sistema giusto, la scelta è vostra.

3. Considerate i vostri processi HR

Il flusso di approvazione riguarda l’autorizzazione di assenze, presenze e lavoro svolto. Questa caratteristica è essenziale per risparmiare tempo e gestire l’amministrazione HR in modo efficiente. Verificate attentamente se il sistema soddisfa le vostre esigenze formali: le soluzioni migliori si adattano a voi.

Nessun sistema HR può funzionare senza processi e flussi di approvazione. Noi li abbiamo arricchiti con notifiche e approvazioni tramite app mobile. Non dovrete aprire mille finestre: tutto è accessibile in pochi clic.

4. Chiarezza e dati comprensibili

Come professionisti HR, avete bisogno di diversi tipi di report e storici. I manager necessitano di report dettagliati sul team, mentre i dipendenti vogliono monitorare assenze, presenze e attività lavorative. Cercate un sistema flessibile e chiaro.

Quando abbiamo creato Sloneek, volevamo offrire all’HR quello che ci era sempre mancato. Per questo, abbiamo sviluppato un reporting completo e intuitivo, che va oltre il semplice monitoraggio delle assenze per la busta paga. Stiamo lavorando anche a un nuovo data studio che vi permetterà di creare report personalizzati sui vostri dati. Così potrete monitorare il ciclo di vita del dipendente in modo più rapido ed efficace.

5. Automatizzate le attività ripetitive

Attività ripetitive e semplici possono essere gestite con modelli per task (onboarding, offboarding, piani di formazione). Questo è uno degli ambiti più facili da automatizzare e vi farà risparmiare molto tempo. L’integrazione dei task con altre funzionalità HR è essenziale per migliorare l’efficienza.

Non volete riscrivere ogni volta chi deve fare cosa. Volete un elenco predefinito di attività che si attivano con pochi clic e si assegnano automaticamente. Per questo abbiamo creato modelli di task e flussi di gestione.

6. Non dimenticate la gestione degli asset aziendali

Tenere traccia di attrezzature e strumenti di lavoro è un compito noioso, ma può essere semplificato. Un buon sistema permette ai dipendenti di firmare la ricezione degli strumenti con firma elettronica, garantendo una cronologia completa con documentazione fotografica e protocolli di consegna. Questo migliora l’efficienza e riduce i rischi.

L’ordine è fondamentale, soprattutto con team da remoto. Gli strumenti di lavoro devono essere registrati con protocolli di consegna firmati. Lo sappiamo bene. Per questo supportiamo la firma elettronica (conformità eIDAS) e permettiamo di firmare i documenti direttamente da mobile, in modo sicuro e legalmente valido.