Excel non basta più. 7 motivi per cui i professionisti delle risorse umane non ne hanno mai abbastanza dei fogli di calcolo
Se sei mai riuscito a dare un’occhiata al funzionamento di un dipartimento delle risorse umane, molto probabilmente hai avuto la sensazione che le risorse umane siano un lavoro che può essere svolto da chiunque abbia almeno una minima conoscenza dei fogli di calcolo Excel. Fin dalla sua nascita, Microsoft Excel è stato praticamente il braccio destro dei professionisti delle risorse umane. Sebbene il numero di software HR specializzati esistenti sia cresciuto rapidamente negli ultimi anni, secondo la ricerca Oracle State of HR Analytics 2021, i fogli di calcolo sono ancora utilizzati da più della metà dei professionisti HR.
Non sono le risorse umane come le risorse umane
Forse ti starai chiedendo perché è così. Excel ha qualcosa che i moderni sistemi di gestione dell’agenda delle risorse umane non hanno? E se i fogli di calcolo non presentano gli evidenti vantaggi che gli strumenti più recenti potrebbero mettere in tasca, perché i professionisti delle risorse umane continuano ad aggrapparsi ad essi con le unghie e con i denti?
Se questo non è il primo articolo che leggi sul nostro blog, sicuramente non ti è sfuggito che le risorse umane sono una disciplina molto diversificata e ramificata. Nelle aziende, le risorse umane spesso nascondono un numero enorme di compiti: alcuni di routine, altri esattamente l’opposto. La verità è che esiste una certa parte delle risorse umane per la quale lavorare su fogli di calcolo Excel è assolutamente sufficiente. Potremmo citare a caso, ad esempio, i registri di base dei dipendenti, i loro stipendi, le ferie, le assenze e molto altro.
Ma il problema sorge quando la direzione dell’azienda non ha una visione sufficiente del funzionamento delle risorse umane ed è soggetta alla sensazione che la semplice registrazione delle informazioni sui dipendenti sia la sua principale e unica missione. Il motivo per cui la stragrande maggioranza dei lavoratori delle risorse umane continua a non consentire l’uso dei fogli di calcolo non è che li avrebbero scelti per lavorare, ma spesso semplicemente non hanno altra scelta. Il management aziendale spesso non vede motivi per passare a un nuovo sistema, molto spesso proprio perché non ha una comprensione sufficiente della vera missione e del potere delle risorse umane.
Excel, la paura delle risorse umane
Oltre alla registrazione dei dati, non c’è dubbio che un altro ruolo delle risorse umane sia lavorare con i dati. L’analisi delle risorse umane nelle aziende non è più solo un “bello da avere”, ma nella maggior parte dei casi una necessità assoluta. Tuttavia, i capi spesso apprendono il suo ruolo chiave solo quando non funziona abbastanza bene.
Molti dirigenti richiedono logicamente che i dipartimenti delle risorse umane elaborino report estesi e apportino modifiche attuabili sulla base dei dati delle risorse umane. Ma è possibile creare report significativi in tabelle che possano essere ulteriormente presentate? Puoi tenere traccia dei dati dei dipendenti in tempo reale e fornire un feedback efficace se raccogli tutte le informazioni in Excel? È possibile misurare le prestazioni o lavorare con le competenze dei dipendenti secondo tabelle?
La risposta è semplice: certamente non in modo efficace. Se il management aziendale lasciasse più spesso la decisione ai professionisti HR, probabilmente il risultato sarebbe migliore di quella che è la realtà oggi. Devi ammettere che ci sono analisi che non puoi gestire in Excel, anche se ti impegni. Inoltre, l’immissione manuale dei dati è un’attività piuttosto faticosa e dispendiosa in termini di tempo.
Tuttavia, razionalizzare il lavoro con i dati HR non dovrebbe essere solo nell’interesse dei professionisti HR. Utilizzando i fogli di calcolo, le aziende si collocano tra le aziende difficilmente scalabili e rimangono quindi inutilmente indietro. Se l’azienda non dispone di dati HR di alta qualità, il management non può prendere decisioni informate e responsabili che sono di fondamentale importanza per il suo funzionamento.
Era bellissimo e ce n’era abbastanza. 7 motivi per dire addio ai fogli di calcolo Excel
Stai ancora esitando se il software HR sia adatto a te? Abbiamo riassunto gli argomenti principali per evitare le tabelle Excel nelle risorse umane.
- Opacità di file e risorse. Di solito c’è un gran numero di tabelle gestite dai team delle risorse umane. Esiste quindi un rischio non trascurabile di duplicazione dei dati, di collocazione errata dei file o addirittura della loro sovrascrittura. Ciò può potenzialmente portare a incoerenze nelle informazioni e difficoltà nel determinare i dati attuali.
- Accesso limitato alle informazioni. I dati sulle risorse umane cambiano costantemente, a causa dei cambiamenti nelle esigenze aziendali, dell’arrivo o della partenza dei dipendenti, degli aggiornamenti dei dati personali e simili. Spesso non è possibile conoscere immediatamente tutte le informazioni ricevute sulle modifiche: è necessario prima sottoporle a un lungo processo di verifica manuale.
- Rischio di perdita o danneggiamento dei dati. Se un foglio di calcolo passa tra le mani di molte persone diverse, il rischio che le informazioni vadano perse o cancellate è piuttosto alto. È prassi comune conservarlo in luoghi accessibili anche a utenti non autorizzati. A ciò è legato anche il rischio di danni ai dati: non è escluso che i dipendenti modifichino o inserino dati errati semplicemente per errore. È sufficiente che uno dei dipendenti inserisca le informazioni nel posto sbagliato o modifichi incautamente le formule inserite e gli sforzi e il tempo di un altro membro del team andranno sprecati.
- Responsabilità. Quando più persone hanno accesso a dati riservati, possono facilmente apportare modifiche al documento originale senza la necessità che tali modifiche siano sottoposte a un processo di approvazione. Pertanto, anche persone senza apposita autorizzazione possono operare con i valori presenti nelle tabelle, e spesso è molto difficile scoprire chi ha apportato le modifiche.
- Analytics, automazione, fine della burocrazia. Le risorse umane stanno annegando nell’agenda burocratica. Excel può porre fine a questa burocrazia? Difficile. Con un po’ di esagerazione si può dire che anche le tabelle fantasiose sono solo la continuazione degli archivi cartacei. Questa è la cosiddetta “falsa digitalizzazione”, dove qualsiasi azione del personale continua a comportare un eccesso di burocrazia. Compilare, stampare e firmare documenti o firma elettronica? È necessario che il responsabile delle risorse umane compili le ferie in Excel o la compilazione automatica da parte del dipendente? Riesci a sentire la differenza?
- Alto rischio di uso improprio dei dati. Allo stesso tempo, le “tabelle HR” hanno una priorità molto rischiosa: raramente troverai una quantità così grande di dati personali in un unico posto. E la loro protezione dovrebbe essere adattata a questo. Tralasciando il fatto che tabelle così importanti sono spesso accessibili praticamente a chiunque in azienda (ad esempio ai manager che sicuramente non dovrebbero poterle vedere) con un piccolo sforzo. Anche un foglio di calcolo Excel con accesso limitato spesso è solo illusoriamente sicuro.
- Lacune del GDPR nel cloud di Microsoft? Microsoft non avrà vita facile con la conformità al GDPR nei singoli paesi dell’UE. Ciò è evidenziato ad esempio nel parere di novembre della Conferenza tedesca delle autorità federali e statali indipendenti di controllo della protezione dei dati (DSK). Che cosa suona esattamente? Nonostante gli sforzi di Microsoft, la commissione non è convinta che Microsoft 365 attualmente soddisfi i requisiti GDPR. Inoltre, dimostra chiaramente che in alcuni casi è in conflitto con essi e, inoltre, garantisce la protezione solo di alcuni dati.
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Abbiamo una soluzione per te
Se sei un professionista delle risorse umane e desideri davvero che le tue risorse umane lavorino in modo efficiente e a vantaggio dell’azienda, sbarazzati del noioso inserimento manuale dei dati che non fa altro che perdere tempo. Sul mercato sono disponibili molti strumenti a cui è possibile ricorrere, ma solo raramente si tratta di un sistema all-in-one integrato, conveniente e facile da usare in grado di sostituire dozzine di file e coprire l’intero percorso del dipendente, dall’onboarding all’offboarding. in un’unica applicazione. Un tale sistema è il software HR Sloneek. Utilizzandolo, potrai sfruttare i vantaggi della digitalizzazione e semplificare numerose attività lavorative con una soluzione automatizzata. In questo modo puoi sbarazzarti delle attività ripetitive che privano ogni professionista delle risorse umane della cosa più preziosa che ha – il tempo.
Quali sono i vantaggi di Sloneek? 🐘
- Risparmiare tempo ed energia. Il software può integrare molti strumenti per creare un sistema completo di ordinamento dei dati. Questa soluzione gestisce la funzione di raccolta ed elaborazione automatica dei dati, in modo accurato e rapido. Tutti i dati sono concentrati in un unico posto, il che rende molto più semplice il tracciamento, la ricerca e la gestione delle informazioni per il dipartimento del personale.
- Supporto decisionale. I dati vengono aggiornati in tempo reale in Sloneek. Ciò consente al management di acquisire tutte le informazioni e i dati nel modo più dettagliato e intuitivo possibile. Inoltre, il sistema supporta anche l’analisi dei dati, che aiuta i manager a mantenere una panoramica completa di tutti i dipendenti dell’azienda.
- Limitare l’errore umano. Non è raro che si verifichino errori quando si gestisce l’agenda delle risorse umane con l’ausilio di tabelle. Spesso la quantità di dati inseriti è enorme ed è praticamente impossibile evitare errori durante l’inserimento manuale. Con il software HR, il tasso di errore causato dall’immissione manuale dei dati è praticamente pari a zero.
- Gestione delle risorse umane sempre e ovunque. Rispetto al programma Excel, il software Sloneek HR offre alle aziende tutta una serie di vantaggi e funzioni interessanti. Uno di questi è anche la possibilità di gestire i dati del personale sempre e ovunque, senza vincoli di tempo o di luogo. Il monitoraggio degli straordinari, la gestione dell’orario di lavoro e altre attività possono quindi essere gestiti comodamente da casa o dall’altra parte del mondo, e anche completamente dal telefono.
- Utilizzo più efficiente del potenziale umano. Il sistema HR aiuta le aziende a ridurre il numero di operazioni che richiedono una gestione manuale. Il reporting delle ore lavorate, il calcolo dei KPI, le commissioni e altre operazioni possono essere eseguiti in modalità completamente automatizzata con Sloneek.
- Maggiore sicurezza. Il sistema HR automatizzato garantisce la massima sicurezza dei dati. I dati riservati, come le informazioni sui salari, sono protetti limitando l’accesso solo alle persone autorizzate. Un ulteriore livello di sicurezza è garantito dalla concessione delle autorizzazioni ai dipendenti interessati – inoltre, ad ogni accesso al sistema viene generato automaticamente un record.
Il sistema Sloneek HR aiuta a rendere le risorse umane più efficienti nel senso più generale del termine: può valutare correttamente le capacità di ogni singolo dipendente. Tutti i dati vengono aggiornati automaticamente e regolarmente nel sistema e sono quindi facilmente accessibili a qualsiasi dipendente, indipendentemente dal reparto, cosa semplicemente impossibile in Excel.