Feedback in azienda – Come far partire tutto, ovvero il pesce puzza dalla testa

Bohunka Hihlánová

Dic 23, 2024 7 minuti di lettura

Nell’ultima puntata della nostra serie sulla promozione di una cultura del feedback, ci concentriamo sul contesto organizzativo più ampio. Esploriamo il ruolo cruciale del management nel coltivare un ambiente in cui il feedback prospera. Cos’è il feedback? Il feedback è il processo di ricezione di informazioni sul nostro comportamento o sulle nostre prestazioni e il suo impatto sugli altri. Esamineremo come la leadership stabilisce il tono, funge da modello di ruolo e come i team delle risorse umane possono fornire un supporto essenziale nel coltivare una cultura di comunicazione aperta e miglioramento continuo.

Creare un ambiente di supporto

Mentre la cultura organizzativa è modellata da tutti, il management svolge un ruolo fondamentale nello stabilire le regole di base. Il feedback è uno degli strumenti chiave per lo sviluppo sia degli individui che dei team. Sistemi, processi, esempi personali e stili di comunicazione sono tutti fondamentali per creare un’organizzazione che promuova o (forse inconsapevolmente) soffochi l’apertura e il feedback. Su cosa dovrebbe concentrarsi il management?

Se vogliamo spostare la qualità del feedback in tutta l’organizzazione, deve diventare l’argomento numero uno. Dobbiamo sfruttare ogni opportunità per spiegare perché il feedback è importante, come ci aiuta, condividere le nostre storie ed esperienze.
Costruisci una mentalità a lungo termine secondo cui il feedback costruttivo è uno strumento per lo sviluppo personale e professionale, non (solo) un mezzo per valutare le prestazioni. Incoraggia gli altri a percepire il feedback come un’opportunità per imparare e migliorare.
Creare un ambiente psicologicamente sicuro inizia anche a livello di (top) management. Se prendiamo in prestito una definizione da Amy Edmondson, è “la convinzione che nessuno verrà punito o umiliato per aver condiviso idee, domande, preoccupazioni o errori”. Puoi quindi chiederti: mostriamo abbastanza vulnerabilità e umanità o ci comportiamo più come macchine per soddisfare i KPI? Come gestiamo gli errori? Quante informazioni condividiamo con l’intera organizzazione, siamo abbastanza trasparenti? Quanto spazio occupiamo nelle riunioni a cui partecipiamo? Siamo noi a parlare di più o diamo abbastanza spazio agli altri?
Ricorda che sei il leader dei leader e sei un “modello” per loro. Le pratiche che imposti (feedback individuale di qualità, frequenza della comunicazione, retrospettive di squadra, richiesta di feedback per te stesso…) vengono trasmesse all’organizzazione.
Se i tuoi leader stanno seguendo un programma di sviluppo che mira a migliorare la comunicazione e il feedback, prenditi cura di supportarli dopo la formazione in modo che possano trasferire ciò che hanno imparato nella loro pratica e nella routine quotidiana. Come minimo, includilo come punto all’ordine del giorno nei tuoi incontri 1:1.

Supportare lo sviluppo del feedback a livello organizzativo

Come può il team delle risorse umane contribuire a migliorare la comunicazione aperta? Inizia con un’analisi onesta di dove ti trovi attualmente e di quale sia lo stato in cui devi arrivare. Raggiungi i dati che hai a disposizione. Organizza un workshop o dei focus group.

Potresti scoprire che la differenza tra “abbiamo” e “vogliamo” non è così fondamentale e sarà sufficiente concentrarsi specificamente su alcuni team o leader. Tuttavia, se sembra che ti aspetti una trasformazione più fondamentale, prova quanto segue:

Preparati al fatto che questo è un grande progetto di cambiamento con tutto e che ci vorrà molto tempo. Potresti non avere risultati visibili prima di sei mesi, più probabilmente un anno.
Insieme al top management, rendilo un argomento, parlane ovunque tu vada. Chiedi aiuto ad ambasciatori che possano mostrare nelle loro storie come e in che modo il feedback è utile. I peccatori riabilitati sono l’ideale per questo: “Non pensavo che sarebbe stato utile, ma ora so…”)
Non funzionerà senza le basi. Prepara sessioni di formazione appropriate e su misura per i gruppi target. Ricorda che non si tratta solo di formazione, il tuo obiettivo è cambiare ciò che le persone fanno realmente. Una volta che una massa critica ha completato la formazione, un modo nuovo e diverso di comunicare diventerà la norma e non sarà così difficile per gli altri iniziare a fare le cose in modo diverso. Non dimenticare che le persone se ne andranno e nuove persone arriveranno. Pensa a come incorporare una cultura del feedback nell’onboarding.

Una parte essenziale dell’analisi dello stato attuale è anche valutare come i tuoi valori condivisi e la cultura in generale influenzano la comunicazione aperta. Pensa a:

Cosa dicono i tuoi principi, valori e comportamenti descritti sulla comunicazione e sul feedback? Puoi fare affidamento su di essi? O, al contrario, alcuni di essi potrebbero potenzialmente bloccarli?
Quali comportamenti penalizzi?
Quali comportamenti premi?
Quali rituali, che sono radicati nella tua cultura, supportano il feedback? Ce ne sono alcuni che lo ostacolano?
Come prendi le decisioni? Incoraggi il disaccordo?

Feedback formativo come strumento di sviluppo

Un altro passaggio che manager e team leader dovrebbero considerare è fornire il cosiddetto feedback formativo. Questo tipo di feedback è fondamentale per lo sviluppo continuo di dipendenti e team perché si concentra sui processi e sui passaggi specifici che portano al miglioramento, non solo sui risultati finali. Il feedback formativo combina un approccio costruttivo che aiuta a identificare le aree di miglioramento con un feedback positivo che riconosce i progressi e motiva i dipendenti a continuare i loro sforzi.

I team delle risorse umane possono aiutare i leader insegnando loro come fornire questo feedback a intervalli regolari e in un formato che supporti una comunicazione aperta e la sicurezza psicologica. Grazie a ciò, il feedback formativo può diventare una parte standard delle operazioni quotidiane dell’organizzazione e supportare una cultura di apprendimento, innovazione e crescita.

Esempio di feedback positivo:

“Ottimo lavoro sull’ultimo progetto! La tua capacità di comunicare efficacemente con il cliente e di completare tutte le attività in tempo ha davvero fatto progredire l’intero team. Apprezzo molto il modo in cui hai portato nuove idee al progetto, cosa che il cliente ha davvero apprezzato. Continua così, non vedo l’ora di lavorare con te su altri progetti!”

Esempio di feedback formativo:

“Vedo che hai dedicato molto impegno al tuo ultimo progetto e sei riuscito a rispettare tutte le scadenze. È fantastico. Una cosa su cui potremmo lavorare è una struttura più chiara per i report, ad esempio un riepilogo all’inizio e numeri specifici nel testo principale. Questo potrebbe rendere più facile per i clienti leggere e comprendere più rapidamente i punti chiave. Come potremmo provare questo approccio nel prossimo progetto?”

Come valutare i progressi nell’implementazione della comunicazione aperta?

Abbiamo detto che si tratta di un cambiamento culturale e di un processo a lungo termine. Quindi, come puoi monitorare e valutare i progressi?

Per la formazione, prova a chiedere ai partecipanti di riflettere sulle proprie competenze prima e dopo la formazione. Se utilizzi una scala semplice per la domanda “Quando valuto le mie capacità di feedback nel complesso, dove mi trovo?” (1 = pessimo, 5 = ottimo) oltre alle domande qualitative, puoi monitorare i cambiamenti a livello individuale e la tendenza generale nell’organizzazione.
Se utilizzi un feedback a 360°, puoi anche includere l’argomento della comunicazione. Il feedback a 360° è anche uno strumento utile che fornisce una visione completa delle prestazioni di un individuo da diverse prospettive, ad esempio da colleghi, superiori o subordinati. Grazie a questo, puoi comprendere meglio i modelli di comunicazione e le aree che necessitano di miglioramento.
Assicurati di aggiungere domande sulla qualità del feedback ai questionari aziendali e monitora la tendenza. È prassi comune consentire agli intervistati di rispondere al questionario in forma anonima o di firmare il proprio nome alla fine. Anche la percentuale di questionari firmati può inviare un segnale sull’apertura della comunicazione nella tua organizzazione. Dopotutto, la percentuale di partecipazione stessa dice qualcosa.

Per riassumere il tutto

Coltivare una cultura del feedback nel contesto organizzativo più ampio di un ambiente di lavoro ibrido richiede uno sforzo concertato a tutti i livelli. Ma se il management stabilisce il tono e funge da modello di ruolo, e il team delle risorse umane fornisce il supporto necessario, l’organizzazione può creare un ambiente in cui la comunicazione aperta, la crescita e il miglioramento continuo prosperano molto più rapidamente e con meno sforzo.

Cosa fare:

Inizia da te stesso: come management, supporta una cultura del feedback in tutto ciò che fai.
Identifica cosa deve cambiare e preparati per una maratona, non per uno sprint.
Pianifica passaggi specifici e misura i progressi.

Cosa evitare:

Non sottovalutare l’importanza di allineare i valori fondamentali e la cultura con una cultura di comunicazione aperta.
Non sottovalutare l’influenza che il management ha sui team leader che guidano se stessi.
Non aspettarti risultati in un mese.

E qual è il punto di tutto questo? Un feedback di qualità nella tua organizzazione aiuterà a:

Aumentare l’impegno e la motivazione delle persone.
Sviluppo più rapido dei membri del team e migliore utilizzo del loro potenziale.
Prestazioni e innovazione più elevate.

Si conclude così la nostra serie. Abbiamo esplorato strategie per la crescita personale attraverso un feedback efficace, scoperto tecniche per migliorare il lavoro di squadra e rivelato il ruolo del management e dei team delle risorse umane nello sviluppo di una cultura organizzativa del feedback. La nostra ambizione era quella di fornirti suggerimenti pratici per sfruttare il potere del feedback in un ambiente di lavoro dinamico e ibrido.

Intraprendi un viaggio per trasformare il tuo posto di lavoro in uno in cui comunicazione aperta, crescita e collaborazione regnano sovrane. Sii audace, sperimenta e impara dai tuoi errori. E soprattutto, sforzati di fornire sempre un feedback gentile e onesto.