Il feedback non deve spaventare

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Creare una cultura del feedback in un ambiente di lavoro ibrido. Cosa può fare ciascuno di noi al riguardo?

Nell’ambiente in continua evoluzione del posto di lavoro moderno, il modello ibrido è diventato un modo di lavorare che sfuma il confine tra interazioni remote e faccia a faccia. In un ambiente così dinamico, il ruolo del feedback è ancora più fondamentale per la crescita personale e professionale.

Nel post di oggi tratteremo:

  • come ognuno di noi può promuovere una cultura del feedback nel luogo di lavoro ibrido
  • imparerai il concetto di apertura radicale
  • come fornire feedback utili in cinque passaggi

Comprendere il feedback individuale in un contesto ibrido

Se partiamo dal fatto che il feedback dovrebbe essere una parte frequente e naturale della nostra comunicazione, una modalità di lavoro ibrida o completamente remota comporta alcune specificità che devono essere rispettate: non sorprenderemo un collega nel corridoio mentre torna da un in riunione o in cucina la mattina, per la prima volta vista, non vediamo chi è attualmente disponibile o, al contrario, ha bisogno di tempo per lavorare indisturbato. Quindi, come aumentare la probabilità che il feedback abbia l’effetto necessario? Non è necessario programmare un incontro per ogni breve conversazione, ma:

  • prima di alzare il telefono e chiamare semplicemente qualcuno, scrivigli prima un messaggio nella chat se ha qualche minuto per te (dimostra rispetto per il tempo dell’altra persona, allo stesso tempo prepari il terreno e verificare interesse)
  • se ricopri un ruolo di leadership, fai queste conversazioni di “check-in” abbastanza spesso, anche se non hai nulla di concreto – forse un membro del team vorrà condividere qualcosa
  • riguardo alla forma, alla frequenza, al tempo appropriato: cerca di rispettare le preferenze reciproche (tali informazioni possono far parte degli accordi del tuo team)

Prima di arrivare a cosa e come dire effettivamente, chiariamo perché dovresti effettivamente impegnarti nel feedback e quale mentalità è utile costruire. Il concetto di Radical Openness (secondo l’omonimo libro di Kim Scott) ci aiuterà in questo.

Si basa sul fatto che comunichiamo apertamente con gli altri perché ci prendiamo cura di loro e vogliamo aiutarli a svilupparsi e crescere. Diciamo loro ciò che pensiamo abbiano bisogno di sentire, anche se ciò potrebbe metterci a disagio. Bilanciamo costantemente l’interesse personale con la volontà di sfidare gli altri e quindi di aiutarli. Se non ci prendiamo cura degli altri, se non diamo un feedback attento e rispettoso, probabilmente li feriremo. Al contrario, se preferiamo evitare un dibattito scomodo nel tentativo di non mettere a repentaglio la nostra relazione, non facciamo nulla per aiutare l’altra persona a migliorare le proprie prestazioni.

Empatia distruttiva: ad es. “Succede che il cliente annulla l’accordo anche prima di firmare, non farne un grosso problema.” Questo quadrante rappresenta una situazione in cui ci tieni alla persona, ma ti tratteni dal dare un feedback critico, spesso per evitare di ferire i suoi sentimenti .È importante bilanciare la cura con l’onestà.

Insincerità manipolativa: ad es. “Ehm, la prossima volta andrà meglio”. Tale feedback manca sia di sincerità che di empatia. Include elogi non sinceri o commenti vaghi che non offrono alcun valore costruttivo.

Aggressività offensiva: ad es. “Anche un bambino di cinque anni potrebbe fare di meglio.” In questo caso, dai un feedback diretto ma non mostri molta empatia o considerazione per i sentimenti della persona. Può sembrare duro e inutile.

Apertura radicale: ad es. “Dici di voler migliorare la tua persuasività. Ho notato che mentre parli, inizi a guardare i tuoi appunti e a interrompere il contatto visivo, ed è allora che la tua persuasività diminuisce. Cosa ne pensi?” In questo quadrante offri un feedback onesto e diretto dimostrando che tieni veramente alla crescita e al benessere della persona. Si tratta di onestà, ma con empatia e rispetto.

Come fornire feedback utili in cinque passaggi:

  1. Verifica interesse: l’altra persona merita il tuo feedback? E ne ha la capacità in questo momento? Questo è un passo cruciale in un ambiente ibrido da non perdere. Ad esempio, prova: “Ho qualcosa di cui vorrei parlare con te. Hai tempo adesso o dovremmo riservare del tempo un’altra volta?”.
  2. Ditelo: un modello semplice e funzionale è descrivere la Situazione – Il Comportamento dell’altro – Il suo impatto. Descrivere, non interpretare. Immagina, ad esempio, come una telecamera potrebbe registrare la situazione. “Ho notato che nell’ultimo mese sei stato meno coinvolto nelle riunioni del team rispetto al passato e non contribuisci alle discussioni. È un peccato perché stiamo perdendo la tua prospettiva, che è importante. “ Tieni presente che stai parlando del tuo punto di vista. Scegli invece la lingua “I”.
  3. Dai spazio all’altro: devi esplorare il suo mondo, un punto di vista diverso. Il feedback è un dialogo. “Cosa sta succedendo?”, “Come lo vedi?”, “Cosa ne pensi?”.
  4. Verifica la comprensione: ascolta attentamente, metti in discussione le tue supposizioni, fai domande. Chiedi anche all’altra persona di riassumere: “Cosa ti porti via da questo?”
  5. Agire: torniamo al motivo per cui diamo effettivamente feedback: siamo interessati al cambiamento, al miglioramento, allo sviluppo. Chiedi, ad esempio: “Quale sarà il prossimo passo?”, “Come andiamo avanti?”, “Come posso aiutarti a cambiarlo adesso?”.

Per riassumere il tutto:

Cosa fare:

  • Abbi il coraggio di aprire discussioni con feedback e sii gentile al riguardo.
  • Sii il più specifico possibile ed evita interpretazioni.
  • Concentrarsi sulla risoluzione del problema piuttosto che sulla ricerca delle sue cause.

Cosa evitare:

  • Non valutare l’altra persona come persona, non assegnargli etichette come “Sei impaziente”, “Tu sempre…”, “Non parli mai di una situazione o di un comportamento specifico”.
  • Fai attenzione alle trappole del tuo ego, la posizione “solo io ho ragione” non ti porterà da nessuna parte, l’umiltà sì. Offri all’altra persona il tuo punto di vista, niente di più, niente di meno.
  • Non va bene sfogare la propria rabbia o frustrazione su qualcuno e chiamarlo feedback.

E cosa sarà tutto per te?

Il feedback sulla qualità ti aiuterà a:

  • Migliore consapevolezza di sé e costante crescita personale.
  • Migliorare le relazioni interpersonali e la fiducia all’interno dei team ibridi.
  • Risolvi i conflitti potenziali o reali prima che ti diventino troppo difficile.