La checklist definitiva per l’inserimento dei dipendenti: come far sentire subito a casa i nuovi assunti
Quando assumi un nuovo dipendente, l’ultima cosa che vuoi è che si senta sopraffatto e confuso. L’obiettivo di un processo di onboarding ben eseguito è far sentire a casa i nuovi assunti in fretta, in modo che possano presto diventare dipendenti produttivi.
In questo post del blog, condivideremo la checklist definitiva per l’onboarding dei nuovi assunti. Questa guida ti aiuterà a garantire che i tuoi nuovi dipendenti siano completamente preparati per i loro ruoli fin dal primo giorno. Abbiamo preparato un paio di modelli di onboarding che puoi usare per preparare un’esperienza di onboarding straordinaria.
Cos’è una checklist di onboarding dei dipendenti?
Una checklist di onboarding dei dipendenti è uno strumento per aiutare i manager e i professionisti delle risorse umane ad accogliere correttamente i nuovi dipendenti in azienda. Con una checklist del genere, puoi essere certo di fornire ai nuovi assunti tutte le informazioni e le risorse di onboarding di cui hanno bisogno per diventare dipendenti esperti in pochissimo tempo.
Una checklist di onboarding dei nuovi dipendenti troverà impiego in molti ambiti, in particolare nel reparto risorse umane e durante i primi giorni o settimane in un nuovo lavoro. Aiuterà a impostare qualsiasi nuova assunzione per il successo fin dall’inizio e a ridurre il turnover dei dipendenti, oltre a evitare di fornire un processo di onboarding scadente alle nuove reclute.
Vantaggi di avere una checklist di onboarding dei dipendenti
#1 Risparmio di tempo
Se hai un elenco di attività che devono essere completate per ogni nuovo assunto, puoi risparmiare tempo delegandole ai membri del team appropriati. In questo modo, non perderai tempo a formare i nuovi assunti su ciò che dovrebbero già sapere.
Si tratta anche di risparmiare tempo avendo una risorsa di riferimento per tutte le loro esigenze, poiché non dovrai cercare informazioni ogni volta che qualcuno inizia un nuovo ruolo. Un processo di onboarding per i nuovi assunti richiede tempo per essere preparato, ma ripaga rapidamente come base per la conoscenza dell’onboarding nella tua organizzazione, e non solo per i tuoi manager.
#2 Migliore organizzazione
Con la giusta checklist del processo di onboarding in atto, puoi essere certo che ogni nuovo assunto abbia la stessa formazione e le stesse risorse. In questo modo, non ci sono dubbi su cosa deve essere fatto o chi è responsabile di cosa. Eviterai anche di duplicare gli sforzi, risparmierai sui costi o sui materiali di onboarding e ti assicurerai che tutti siano sulla stessa pagina, lavorando per il successo dell’onboarding.
#3 Esperienza dei dipendenti migliorata
Immaginate quanto vi sentireste sopraffatti se iniziaste un nuovo lavoro e qualcuno vi desse un elenco di attività senza istruzioni chiare. Una checklist pre-onboarding aiuta a prevenire questo problema fornendo ai nuovi assunti una guida passo passo su cosa devono fare.
Avere un solido processo di onboarding significa non solo che tutti sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro fin dall’inizio, ma possono anche familiarizzare meglio con la cultura aziendale e le responsabilità di onboarding.
#4 Aumento della produttività
Quando i nuovi assunti si sentono a loro agio e sicuri nei loro ruoli, è più probabile che siano produttivi. Fornendo loro gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo e avendo un ottimo processo di orientamento in atto, darai loro le migliori possibilità di successo e di raggiungimento dei loro obiettivi di performance.
Checklist per l’inserimento dei dipendenti: X Elementi chiave
#1 Fase di pre-imbarco
È il momento in cui contatti per la prima volta il tuo nuovo assunto per iniziare il processo di onboarding. Dovresti inviargli informazioni sull’azienda e sul suo ruolo durante questo periodo. Puoi anche usare questa opportunità per rispondere a qualsiasi domanda abbia sul lavoro o sull’azienda.
Alcune cose che potresti voler includere in questa fase sono:
- una lettera di benvenuto dal CEO o dal team dirigenziale: non deve essere lunga per far sentire il nuovo assunto apprezzato fin dall’inizio
- una panoramica dell’azienda e della sua cultura: può essere sotto forma di video, articolo o presentazione per mostrare la missione e la visione dell’azienda
- una copia del manuale del dipendente: è un’ottima risorsa da avere a portata di mano per i nuovi assunti
- la descrizione del lavoro e le aspettative: vuoi assicurarti che il tuo nuovo assunto sappia cosa comporta il suo ruolo
- un elenco di contatti: può includere il reparto risorse umane, il suo responsabile diretto, i rappresentanti di vendita, l’assistenza clienti e qualsiasi altro membro del team con cui lavorerà, nonché l’indirizzo della sede centrale
- dettagli del processo di onboarding: un elenco di responsabilità può aiutare il nuovo assunto a sapere cosa aspettarsi e ad aiutarlo a prepararsi per il suo primo giorno
- informazioni sul dress code, codice di condotta, orario di lavoro o qualsiasi altra politica aziendale pertinente e linee guida sulla cultura aziendale, se applicabile
- pacchetto di benvenuto: può includere gadget aziendali, un biglietto di benvenuto e qualsiasi altra cosa che faccia sentire il nuovo assunto parte del team
Completamento di questa fase offre al tuo nuovo assunto la possibilità di conoscere l’azienda e il suo ruolo prima del suo primo giorno. In questo modo, può arrivare al lavoro sentendosi preparato ed entusiasta di iniziare, mentre tu puoi essere sicuro di prenderti cura della soddisfazione dei dipendenti fin dall’inizio. Naturalmente, ci saranno spesso delle opportunità spontanee da aggiungere alla lista, quindi considerala come un’opportunità iniziale.
#2 Impostazione della documentazione
La fase successiva per un onboarding efficiente riguarda la documentazione. È qui che dovrai raccogliere tutti i documenti di onboarding necessari per il tuo nuovo assunto in modo che possa compilarli prima ancora di arrivare al lavoro.
Alcune cose che potresti voler includere in questa fase sono:
- bozze e versione finale del contratto: questo può includere l’offerta di lavoro, i moduli di assunzione, il contratto di lavoro e qualsiasi altro documento di onboarding pertinente
- modulo di deposito diretto: questo garantirà che vengano pagati in tempo
- iscrizione completa ai benefit: questo può includere informazioni sull’assicurazione sanitaria, sui piani di risparmio pensionistico e altri benefit aziendali
- manuale del dipendente: un’ottima risorsa che i nuovi assunti possono avere a portata di mano
- moduli fiscali: questi aiuteranno il nuovo assunto a iniziare con le proprie tasse
Devi completare questa fase per assicurarti che il tuo nuovo assunto abbia tutta la documentazione necessaria prima del suo primo giorno in modo che possa iniziare a lavorare e passare ai passaggi successivi del tuo solido processo di onboarding.
#3 Preparazione di un fascicolo dipendente
Dopo aver raccolto tutta la documentazione necessaria, devi impostare il fascicolo del dipendente. Qui conserverai tutti i documenti e le informazioni pertinenti, che potrebbero includere i loro recapiti, il numero di previdenza sociale e le informazioni di contatto di emergenza.
Alcune cose che potresti voler includere in questa fase sono:
- copia della domanda di lavoro, nel caso in cui ti servisse per riferimento futuro
- copia del curriculum, questo può aiutarti a tenere traccia delle loro qualifiche
- copia del contratto di lavoro, questo è un ottimo riferimento sia per il dipendente che per il datore di lavoro
- tasse e documenti presentati dal dipendente
- elenco delle referenze, questo può essere utile in futuro
- un elenco di altri documenti richiesti, tra cui patente di guida, tessera di previdenza sociale, moduli per i dipendenti o piani sanitari, ecc.
- informazioni di contatto di emergenza, i responsabili dell’onboarding vorranno averle a portata di mano per ogni evenienza
- registri di controllo dei precedenti penali
- lettera di dimissioni o preavviso, dopo l’offboarding
Devi completare questa fase per assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie per il tuo nuovo assunto in un unico posto. In questo modo, puoi accedervi facilmente quando hai bisogno di informazioni per un processo di onboarding ben progettato e sei pronto per una transizione senza intoppi se qualcosa non va.
#4 Annunciare internamente il nuovo assunto
Ora che hai tutto a posto, è il momento di annunciare il nuovo assunto al resto dell’azienda. Questo è un passaggio essenziale per far sentire il nuovo assunto come una parte gradita del team.
Alcune cose che potresti voler includere in questa fase sono:
- un’e-mail di benvenuto dalle risorse umane: è un ottimo modo per iniziare con il piede giusto
- un annuncio dal loro responsabile: può includere alcune informazioni sul nuovo assunto e sul suo ruolo in azienda
- una nota di benvenuto dal loro team: un bel tocco che renderà più facile la loro introduzione alla cultura aziendale
- tutte le informazioni cruciali sull’assunzione, tra cui data di inizio, titolo di lavoro, piano di presentazione del team e informazioni di contatto
Devi completare questa fase in modo che tutti in azienda siano a conoscenza del nuovo assunto e possano iniziare a lavorare con lui subito. Inoltre, tutti saranno sulla stessa lunghezza d’onda quando si tratta delle loro responsabilità (e non avranno paura che il nuovo assunto gli rubi il lavoro) e potranno contribuire a un processo di onboarding efficace.
#5 Assegnazione di un mentore o di un amico
Sarebbe una buona idea assegnare un mentore o un amico di onboarding al tuo nuovo assunto che possa rispondere a qualsiasi domanda abbia sull’azienda o sul lavoro. Potrebbe anche mostrare l’ufficio al nuovo assunto e presentarlo ad altre persone.
Alcune cose che potresti voler includere in questa fase sono:
- un elenco di potenziali mentori o amici: seleziona alcuni dipendenti attuali che ritieni possano essere adatti
- un’e-mail di presentazione: includi alcune informazioni sul nuovo assunto, il suo ruolo nell’azienda e cosa stai cercando in un mentore o amico
- un incontro individuale tra il nuovo assunto e il suo mentore o amico: questa è un’ottima opportunità per conoscersi e iniziare a lavorare insieme
- un elenco di attività di onboarding per mentori o amici: includi cose come mostrare l’ufficio al nuovo assunto, presentarlo ad altre persone, svolgere una formazione professionale e rispondere a qualsiasi domanda abbia
Devi completare questa fase in modo che il tuo nuovo assunto ottenga la migliore esperienza di onboarding possibile. In questo modo, potranno sentirsi più sicuri nel loro nuovo ambiente e avere qualcuno a cui rivolgersi per qualsiasi domanda possano avere.
#6 Fornire dispositivi e accesso agli strumenti necessari
La fase successiva consiste nel fornire al nuovo assunto tutti i dispositivi e l’accesso a tutti gli strumenti necessari per il suo lavoro. Farlo in anticipo ti farà risparmiare un sacco di tempo.
Alcune cose che potresti voler includere in questa fase sono:
- un computer portatile o desktop, uno strumento necessario per la maggior parte dei lavori d’ufficio
- un indirizzo e-mail aziendale, che sarà il loro modo principale di comunicare con i colleghi
- accesso a qualsiasi software necessario, inclusi strumenti di onboarding dei dipendenti, portali online, software di onboarding o strumenti di gestione dei progetti
- dispositivi mobili, per rimanere connessi in movimento, come un’app per la gestione dei progetti
- un elenco di altri strumenti necessari, come telefono aziendale, biglietti da visita stampabili, tessere di accesso o istruzioni di accesso alla carta di credito aziendale, ecc.
- FAQ e istruzioni su come configurare dispositivi o strumenti, questa può essere una risorsa utile per il nuovo assunto
- un elenco di password per dispositivi e strumenti, in modo che il nuovo assunto possa iniziare a utilizzarli subito
Devi completare questa fase in modo che il processo di onboarding dei nuovi assunti proceda senza ritardi. Inoltre, i tuoi nuovi dipendenti si sentiranno più preparati e sicuri nell’iniziare il loro nuovo lavoro se avranno a disposizione in anticipo tutti gli strumenti e le informazioni necessarie.
#7 Presentarli ai colleghi
È giunto il momento. È finalmente il primo giorno del tuo nuovo assunto. Ora, il tuo compito è presentarlo ai suoi colleghi.
Ecco alcune cose che potresti voler includere in questa fase:
- un elenco delle persone che incontreranno, che può includere i membri del team, i responsabili dell’onboarding e altri colleghi
- un’introduzione via e-mail, un modo per il nuovo assunto di salutare i colleghi prima di incontrarsi di persona
- un programma di riunioni, un elenco di orari e luoghi per gli appuntamenti del nuovo assunto durante la giornata
- un pranzo sociale di benvenuto o un caffè, programma del tempo per riunire tutti e iniziare a costruire il morale del team
- un’introduzione del loro responsabile, per aiutare il nuovo assunto a sentirsi più a suo agio e iniziare con il piede giusto
- un tour dell’ufficio, se lavori in loco, questo può essere un modo utile per mostrare al nuovo assunto dove si trova tutto e come muoversi
- un piano per la sua prima settimana con i colleghi, per facilitare il nuovo assunto nel suo nuovo lavoro e assicurarti che abbia tutto ciò di cui ha bisogno
Devi completare questa fase in modo che il tuo nuovo assunto possa iniziare a costruire relazioni con i suoi colleghi fin da subito, il che può essere fondamentale per un processo di onboarding dei dipendenti efficace.
#8 Impostazione di incontri individuali giornalieri/settimanali per verificare i progressi
Questo è un modo eccellente per vedere come sta progredendo il nuovo assunto e scoprire se ha feedback da parte dei dipendenti. Gli incontri possono essere condotti online o offline, a seconda delle tue preferenze (e del tempo prezioso, ovviamente).
Alcune cose che potresti voler includere in questa fase sono:
- un elenco di argomenti da discutere, in modo che sia tu che il nuovo assunto siate preparati
- un programma, in modo da poter pianificare i prossimi passaggi di onboarding efficienti
- un ordine del giorno per ogni check-in, per aiutare a mantenere la conversazione in carreggiata
- un elenco di domande da porre, che può essere utilizzato come punto di partenza per ogni check-in
- istruzioni e buone pratiche, un modo utile per garantire che ogni check-in sia produttivo e proceda senza intoppi
- un elenco di materiali post-onboarding da preparare per entrambe le parti, che può includere elementi come un elenco di attività, report di avanzamento o domande
- sondaggio di onboarding per i dipendenti
Devi completare questa fase in modo da poter monitorare le loro prestazioni regolarmente. Ti darà anche l’opportunità di fornire un feedback regolare e di ricevere il loro feedback su come sta procedendo la sessione di orientamento dei dipendenti.
#9 Stabilire obiettivi per i primi 30/60/90 giorni nel ruolo
Ogni lavoro ha i suoi obiettivi e traguardi di carriera. Devi sederti con il tuo nuovo assunto e stabilire obiettivi realistici per i suoi primi 30, 60 o 90 giorni nel ruolo. Questo lo aiuterà a rimanere concentrato e motivato quando inizierà la sua nuova posizione. Sia gli obiettivi a breve termine che quelli a lungo termine sono elementi integrali di un piano di onboarding di successo.
Ecco alcune cose che potresti voler includere in questa fase:
- un elenco di obiettivi per i primi 30/60/90 giorni: questo aiuterà il nuovo assunto a rimanere concentrato e sulla buona strada
- una sequenza temporale per ogni obiettivo: per aiutare il nuovo assunto a vedere cosa deve essere fatto e entro quando
- istruzioni per ogni obiettivo: questo può essere un modo utile per garantire che il nuovo assunto sappia cosa ci si aspetta da lui
- un elenco di risorse di onboarding: estremamente utile se il nuovo assunto ha bisogno di aiuto per completare uno qualsiasi dei suoi obiettivi
Devi completare questa fase in modo che il tuo nuovo assunto abbia una chiara comprensione di cosa ci si aspetta da lui nel suo nuovo ruolo. Avere un elenco di obiettivi ti aiuterà a misurare i suoi progressi e ad assicurarti che sia sulla buona strada per completare l’intero processo di onboarding.
#10 Valutazione e feedback
La fase finale consiste nel valutare le prestazioni del nuovo assunto e fornire un feedback. Questa potrebbe rivelarsi una delle parti più importanti del processo, poiché ti aiuterà a determinare se il nuovo assunto è adatto o meno al ruolo. Anche il processo di onboarding di maggior successo non deve necessariamente portare all’assunzione migliore.
Ecco alcune cose che potresti voler includere in questa fase:
- una revisione delle prestazioni, che può essere utilizzata per valutare le prestazioni del nuovo assunto
- un elenco di feedback, per fornire al nuovo assunto commenti costruttivi
- un piano per lo sviluppo futuro, un modo utile per garantire che il nuovo assunto continui a crescere e svilupparsi nel suo ruolo
- una valutazione scritta, per fornire al nuovo assunto una registrazione fisica delle sue prestazioni
- un incontro per discutere della valutazione, un’opportunità per discutere delle sue prestazioni
- una telefonata per fare il punto della situazione, per fare un follow-up con il nuovo assunto per vedere come sta andando
- un modulo di feedback dei dipendenti o un sondaggio di onboarding, per raccogliere opinioni dal nuovo assunto sulla sua esperienza
Devi completare questa fase in modo da poter valutare le prestazioni del nuovo assunto e identificare le aree di miglioramento. Inoltre, questo ti darà l’opportunità di fornire feedback e aiutarlo ad adattarsi al suo nuovo lavoro.
Dopo la valutazione, puoi valutare le prestazioni del nuovo assunto e decidere se è adatto al ruolo. Questo ti aiuterà a determinare se devi o meno apportare modifiche in futuro.
Un processo di onboarding di successo con Sloneek
Come puoi vedere, ci sono molte cose da fare per l’inserimento di un nuovo dipendente. Creare una checklist di onboarding per i dipendenti può aiutare a rendere il processo più fluido ed efficiente.
Ma c’è ancora molto che si può fare: devi comunque gestire la conoscenza dell’onboarding in tutta la tua azienda, altrimenti rischi di fornire un processo di onboarding scadente. E potresti aver bisogno di un solido software di onboarding per questo.
L’utilizzo di soluzioni di gestione dei talenti ha un impatto positivo sul coinvolgimento dei dipendenti, rafforza la cultura aziendale, facilita il processo di revisione annuale e rende un processo completo come la gestione delle risorse umane molto più semplice per i responsabili dell’onboarding e gli esperti di risorse umane.
Sloneek può aiutarti a semplificare il processo di onboarding dei tuoi dipendenti con il nostro software facile da usare.
Sloneek ti consente di:
- rendere il tuo processo di onboarding ben eseguito un’esperienza fantastica per tutti i soggetti coinvolti
- conservare tutti i record dei dipendenti in un unico portale di onboarding online
- avere piena visibilità sul processo di onboarding dei dipendenti
- automatizzare attività HR noiose aggiuntive come procedure di iscrizione, tutorial, modelli di onboarding, checklist e valutazioni delle competenze
- ridurre i costi di onboarding
- integrare facilmente i nuovi assunti
Con strumenti di onboarding dei dipendenti come Sloneek, puoi facilmente creare e gestire un programma di onboarding efficace in modo da poterti concentrare su ciò che è importante: far sentire a casa i tuoi nuovi assunti.
Conclusione
Un processo di onboarding ben eseguito è prezioso sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Con un modello di checklist per i nuovi assunti, puoi essere certo che i tuoi nuovi dipendenti saranno accolti in modo adeguato in azienda e avranno tutte le informazioni e le risorse di cui hanno bisogno per essere efficaci nel loro ruolo.
Con una checklist del genere, puoi evitare di duplicare gli sforzi, risparmiare tempo e migliorare l’esperienza dei tuoi nuovi assunti. Con un processo strategico facile da replicare per tutti i nuovi dipendenti in arrivo nella tua azienda, il successo dell’onboarding è dietro l’angolo.