Il multitasking funziona davvero?

Multitasking může způsobovat obtíže.

Multitasking. Una parola che ci viene in mente ogni volta che qualcosa accade rapidamente, in modo intenso e con l’aspettativa di risultati – da una giornata lavorativa frenetica alla gestione delle faccende domestiche. Ma cosa significa realmente multitasking? Questo approccio “da giocoliere” ha davvero senso nel lavoro e nella vita quotidiana? Diamo un’occhiata.

Cos’è il multitasking?

In parole semplici, il multitasking significa cercare di gestire più attività contemporaneamente. Al lavoro, potrebbe voler dire rispondere alle e-mail, risolvere compiti e partecipare a riunioni – tutto allo stesso tempo. Tuttavia, il multitasking umano non funziona come potremmo pensare. A differenza di un computer, che può gestire il multitasking preemptive (ossia passare tra i processi così rapidamente da sembrare simultaneo), il nostro cervello può realmente occuparsi di una cosa alla volta. Cosa succede quando proviamo a fare più cose contemporaneamente? Passiamo da una all’altra. E ogni cambio richiede tempo ed energia.

Multitasking come requisito: è davvero necessario?

La capacità di multitasking appare spesso come un requisito nelle offerte di lavoro. Le aziende cercano dipendenti capaci di svolgere “più compiti contemporaneamente” e molti candidati vedono ciò come un’opportunità per dimostrare le proprie “super capacità”. Inoltre, il multitasking è considerato una competenza attraente – le persone ne parlano con orgoglio nei CV o durante i colloqui perché è dinamico e moderno. Tuttavia, la realtà è diversa. Le ricerche dimostrano che il multitasking riduce la produttività, aumenta il tasso di errore e sovraccarica il cervello. Forse è il momento di ripensare se si tratti di un superpotere o del percorso verso l’esaurimento. 🚀

Multitasking sul lavoro: il mito della produttività

Quando facciamo multitasking al lavoro, all’apparenza può sembrare efficace – rispondere alle chiamate, scrivere report e rispondere alle e-mail. Ma c’è un problema sotto la superficie: il cervello non è progettato per passare rapidamente da un’attività all’altra. Ogni cambio richiede un “avvio” mentale – il cosiddetto costo cognitivo del cambio. Più frequentemente cambiamo, più tempo sprechiamo e meno qualità otteniamo nei risultati.

Secondo una ricerca della Stanford University, le persone che multitaskano frequentemente ottengono risultati peggiori rispetto a chi lavora su un compito alla volta. Inoltre, il multitasking può aumentare lo stress e il tasso di errore. Ti suona familiare? 🧐

Multitasking nelle risorse umane: l’automazione come via verso l’efficienza

Il reparto Risorse Umane è spesso sovraccarico di compiti amministrativi – dalla selezione del personale, alla gestione delle presenze, fino all’amministrazione dei benefit. Questo mix di mansioni spinge spesso i professionisti delle HR al multitasking. Il risultato? Stress, errori e qualità del lavoro ridotta. La soluzione è l’automazione dei processi HR, che elimina le attività manuali di routine e permette di concentrarsi sugli obiettivi strategici e la cura dei dipendenti.

Strumenti moderni, come Sloneek, aiutano a digitalizzare la gestione delle presenze, generare automaticamente i contratti o pianificare le riunioni. Ciò garantisce un processo più fluido e riduce il carico di lavoro. In generale, l’automazione migliora la precisione, riduce gli errori e consente ai team HR di concentrarsi su attività che davvero fanno progredire l’azienda.

Multitasking vs. monotasking: la sfida dell’efficienza

🧑‍💻 Il monotasking è il vincitore assoluto:

  1. Maggiore qualità del lavoro – Concentrarsi su un compito alla volta garantisce risultati più precisi.
  2. Completamento più rapido – Ogni attività completata singolarmente richiede meno tempo rispetto a passare continuamente da una all’altra.
  3. Meno stress – Focalizzarsi su un unico compito riduce la sensazione di sovraccarico.

Se ti chiedi perché troviamo ancora il multitasking così affascinante, la risposta è semplice: ci fa sentire produttivi. Ma è solo un’illusione. Probabilmente conosci quella situazione in cui fai mille cose, ma alla fine della giornata, in realtà, non hai concluso nulla.

Cosa fare invece del multitasking?

1. Concentrati su un’attività alla volta (Monotasking)

Prova a suddividere le attività e affrontarle una per una. Cerchi ispirazione? Puoi trovarla nel libro La fine della procrastinazione, che consiglia la tecnica To-Do Today. Concentrati su un grande compito del giorno e su alcuni più piccoli – e il multitasking scomparirà.

2. Raggruppa le attività (Batching)

Invece di passare continuamente da e-mail ad altre attività, dedica momenti specifici a compiti simili. Per esempio:

  • 10:00 – 10:30: rispondere alle e-mail.
  • 11:00 – 12:00: creare una presentazione.

3. Tecnica del Pomodoro: Concentrati a blocchi

La tecnica del Pomodoro nasce negli anni ’80, quando il suo autore, Francesco Cirillo, cercava un modo per migliorare la concentrazione durante lo studio. Il nome deriva dal timer da cucina a forma di pomodoro (pomodoro in italiano significa proprio “pomodoro”).

Il principio è semplice:

  • Imposta il timer per 25 minuti e concentrati completamente su un’attività.
  • Poi, prendi una pausa di 5 minuti.
  • Ripeti questo ciclo quattro volte e fai una pausa più lunga, di solito tra 15 e 30 minuti.

Questa tecnica aiuta a gestire la procrastinazione, suddividere il lavoro in parti gestibili e mantenere la concentrazione a lungo termine. Fare pause regolari riduce l’affaticamento mentale, aumentando l’efficienza complessiva.

Quando il multitasking è necessario?

A volte, non possiamo evitare il multitasking. Ad esempio, è cruciale in situazioni di crisi o in professioni dove è necessario reagire rapidamente a più stimoli.

  • Le infermiere in pronto soccorso monitorano lo stato di più pazienti mentre affrontano situazioni urgenti.
  • I dispatcher devono coordinare il traffico, gestire eventi imprevisti e rispondere ai cambiamenti in tempo reale.

In questi casi, il multitasking è indispensabile. Tuttavia, una buona organizzazione e il lavoro di squadra possono ridurre il sovraccarico.

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Come influisce il multitasking sul cervello?

  • Aumenta il livello di cortisolo: Passare da un compito all’altro provoca stress e affaticamento a lungo termine.
  • Riduce l’efficienza della memoria di lavoro: Il cervello ha una capacità limitata di trattenere informazioni. Durante il multitasking, la saturiamo rapidamente.
  • Diminuisce la concentrazione e aumenta gli errori: Il multitasking prolungato indebolisce la capacità di concentrazione.

Il multitasking funziona davvero?

Il multitasking è come cercare di fare il giocoliere con delle uova: funziona finché non cadono tutte. Ha senso solo in casi limitati, quando è necessario reagire rapidamente a più stimoli. Altrimenti, è meglio affidarsi a metodi che favoriscono la concentrazione, come il monotasking, la tecnica del Pomodoro o il batching.

Se vuoi ottenere risultati di qualità sul lavoro ed evitare lo stress, investi in una migliore gestione del tempo e saluta il sovraccarico mentale.

Ora tocca a te: come gestisci il multitasking? Quando lo trovi utile?