Notion, Evernote, Confluence o Sloneek? Qual è il migliore per le tue risorse umane?
In qualsiasi momento, può esserci il momento in cui ti rendi conto che “l’agenda ha bisogno di uno standard uniforme in questo momento”. Forse sei stanco di cercare il prossimo passaggio di onboarding sui fogli di calcolo. O forse stai inviando i CV dei candidati ai tuoi colleghi per la seconda volta. Forse sei colto di sorpresa dal fatto che i dipendenti chiedono costantemente informazioni banali che possono cercare da soli. Possono davvero farlo?
Il desiderio di fornire tutti i tipi di informazioni sull’azienda in un formato strutturato, dove tutti possono trovare tutto, dall’introduzione dell’azienda, alla strategia attuale, ai registri di tutti i dipendenti all’organigramma e ai contatti dei colleghi; porta molte persone a creare il proprio sistema HRIS su strumenti popolari come Notion, Evernote o Confluence.
Cos’è Notion? Una volta, una persona intelligente ebbe l’idea che potesse esistere una piattaforma in cui si potesse digitare come in Word, ma il risultato sarebbe stato qualcosa come Wikipedia o un semplice sito web. Dovrebbe essere interattiva e con un sacco di funzionalità. Con pochi clic, puoi trasformare una tabella o un elenco di punti elenco in attività che puoi assegnare agli utenti e dare loro scadenze o vari tag. Puoi facilmente creare un elenco di contatti da condividere con altri. E, come con Wikipedia, c’è spazio infinito per espandere le informazioni in base alle tue esigenze.
Notion è particolarmente popolare tra i freelance delle risorse umane. Ed è logico. La piattaforma semplice e intuitiva può essere utilizzata sia per appunti personali che per costruire sistemi più complessi per singoli clienti. Quindi, reggerà il confronto se deciderai di costruire uno strumento HR complesso per la tua azienda?
Perché Notion o Evernote sono una buona idea?
Innanzitutto, informazioni davvero importanti. Sembra piuttosto difficile elaborare informazioni aziendali complesse in modo accattivante. Le piattaforme, come Notion, sono ottime per creare manuali di onboarding, semplici presentazioni di documenti essenziali o per presentare informazioni aziendali di base e avanzate.
Sarà facile lavorarci sia per gli autori di questi testi sia per i lettori che preferiscono un’interfaccia semplice e capitoli ben strutturati, come sono abituati da Wikipedia. Un nuovo arrivato scorrerà una cartella piena di PDF molto più lentamente di un “miniweb” interattivo in cui può cliccare sulle informazioni nel contesto.
È simile alla knowledge base interna per il reparto HR. Quindi, se prendi questa direzione, sicuramente non sbaglierai. Tuttavia, come appare quando ne abbiamo bisogno di più?
Confronto di base
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Esecuzione nel cloud | ✅ | ✅ |
Possibilità di impostare un profilo gratuito | ✅ | 🚫 |
Funzioni avanzate a pagamento | ✅ | ✅ |
È richiesta una configurazione professionale | 🚫 | 🚫 |
Utilizzato in tutto il mondo | ✅ | ✅ |
Progettato specificamente per le risorse umane | 🚫 | ✅ |
“Fare a modo mio” ha senso?
I professionisti delle risorse umane sono disposti a creare il proprio HRIS per tre motivi. Il più delle volte, si tratta di un impulsivo “colmare le lacune” tra i sistemi e i processi esistenti. Il secondo motivo è evitare soluzioni a pagamento. Il terzo è il fatto che, sul mercato, non esiste la soluzione di cui l’azienda ha bisogno.
Piattaforme come Notion possono indurre al primo e al terzo punto. Come detto sopra, inizialmente può funzionare. Poi, ci si disincanta molto presto.
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Invece dell’agenda delle HR, il sistema delle HR è debuggato in un’app che non è progettata per questo | 😓 | 😊 |
Dopo aver lavorato per settimane, è necessario ricominciare | 😓 | 😊 |
Mi imbatto in problemi che non riesco a risolvere | 😓 | 😊 |
Solo io so come funziona e sono responsabile di molte cose | 😓 | 😊 |
Se non funziona, tocca a me | 😓 | 😊 |
Non fa parte del mio contenuto lavorativo, ma la direzione lo vede come un lavoro volontario | 😓 | 😊 |
Confronto dei requisiti di base
Cerchiamo di essere il più obiettivi possibile. Diamo un’occhiata a un confronto tra i due sistemi nelle aree che una buona piattaforma HRIS richiederà.
Facile da usare
HRIS deve essere semplice e intuitivo. È importante spiegare le funzioni di base e la logica del sistema solo in poche decine di minuti.
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Nozioni di base spiegate durante una riunione | ✅ | ✅ |
Se il dipendente non riesce a gestirlo, il supporto lo aiuterà | 🚫 | ✅ |
Intuitivo a prima vista | ✅ | ✅ |
Possibile da usare senza alcuna formazione | ❓ | ✅ |
Sicurezza dei dati
HRIS solitamente archivia le informazioni più sensibili sui dipendenti. Ecco perché i rappresentanti del GDPR lo considerano una delle aree chiave necessarie per proteggersi dagli incidenti. Deve essere in grado di gestire i livelli di accesso e proteggere i dati da una gestione negligente. Come affrontano il GDPR Notion, Evernote o Confluence?
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Conforme al GDPR di base | 🚫 | ✅ |
Sicurezza di accesso | 🚫 | ✅ |
Gestione dei diritti di accesso ai dati | 🚫 | ✅ |
Difficoltà nella copia dei dati | 🚫 | ✅ |
Audit semplice | 🚫 | ✅ |
Condivisione e collegamento delle informazioni
È fondamentale per qualsiasi piattaforma essere in grado di gestire le informazioni automaticamente, di mostrarle solo a un utente specifico e anche di limitare la modifica. In che modo Notion e Sloneek possono aiutare in questo?
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Tutti possono accedere ai file in base ai propri diritti di accesso | ✅ | ✅ |
Le informazioni possono essere facilmente ordinate in base ai diritti di accesso | 🟠 | ✅ |
I dipendenti possono vedere e modificare i dati che appartengono a loro | 🟠 | ✅ |
Le informazioni possono essere utilizzate all’interno dell’intera piattaforma | 🚫 | ✅ |
Duplicazione dei dati
Quali requisiti dovrebbe soddisfare la piattaforma HRIS? Innanzitutto, l’archiviazione dei dati in un unico posto. Dovremmo darlo per scontato. Tuttavia, siate onesti. In quanti file conservate le informazioni dei vostri dipendenti? Una nuova soluzione non deve peggiorare la situazione. Notion, Evernote o Confluence soddisfano i requisiti?
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Dati rigorosamente in un unico posto, senza più versioni | 🚫 | ✅ |
Dati sempre disponibili ovunque | ✅ | ✅ |
I dati non possono essere semplicemente riscritti o copiati | 🚫 | ✅ |
Prezzo
Il prezzo è un parametro chiave per la scelta di una soluzione. In che modo il costo di Sloneek differisce da quello di un sistema individuale sviluppato in Notion o Evernote?
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Pagamenti regolari in caso di utilizzo aziendale | ✅ | ✅ |
Pagamento per utenti reali in un dato mese | ✅ | ✅ |
Pagamento per lo sviluppo nel tempo a scapito di altre cose | ✅ | 🚫 |
So in anticipo quanto costerà sviluppare il sistema in un anno | 🚫 | ✅ |
Confronto basato sui requisiti essenziali della piattaforma HRIS
Se si crea una piattaforma HRIS, non deve fallire nelle attività di base: non solo per archiviare dati sui dipendenti e la loro agenda giornaliera, ma anche per aiutare con il reclutamento, il feedback o lo sviluppo delle competenze. Notion, Evernote o Confluence possono gestire questi requisiti specifici?
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Gestione completa dei dati dei dipendenti collegati in tutto il sistema | 🚫 | ✅ |
Calcolo delle ferie accumulate | ✅
Le informazioni sul disegno devono essere aggiunte manualmente |
✅
Le informazioni vengono riscritte automaticamente in base alle richieste approvate |
Richiesta di congedo | 🟡
Con un piccolo sforzo, è possibile inserire la richiesta come un’attività, ma non è ergonomico |
✅
Permette di effettuare il check-in di una richiesta di congedo e di lavorarci attraverso il sistema. È visibile a tutti coloro per cui è rilevante. |
Dati aggiornati relativi agli stipendi | 🟡
Le informazioni devono essere aggiornate manualmente dall’amministratore di sistema |
✅
Le informazioni possono essere aggiornate direttamente dall’utente |
Firma elettronica dei documenti | 🚫 | ✅ |
Questionario di indagine | 🟡
Consentito da alcune piattaforme |
✅
Possibile implementazione diretta nel sistema |
Contratti e certificati | 🚫 | ✅
Possibilità di salvare direttamente nel sistema |
Monitoraggio del tempo | 🟡
Utilizzo dei plugin |
✅
Possibile utilizzo diretto nel sistema |
Connessione ad altre applicazioni tramite API | ✅ | ✅
Possibilità di utilizzo garantito direttamente nel sistema |
Reclutamento | 🟡
Parzialmente risolvibile ma con sovrapposizione complessa con altri dati |
✅
Possibilità di utilizzare funzioni specifiche dettagliate nel sistema |
Onboarding e offboarding | 🟡
Parzialmente risolvibile |
✅
Possibilità di utilizzare funzioni specifiche dettagliate nel sistema con il coinvolgimento dei dipendenti |
Funzioni avanzate
Come fanno le piattaforme come Notion a gestire le attività specializzate? Supporteranno il reparto HR in processi avanzati come la gestione del modello di competenza o l’analisi dei dati?
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Modelli di competenza guidati automaticamente | 🟡
Azionato manualmente |
✅ Automatizzato |
Automazione | 🟡
Parzialmente |
✅ |
Delega di compiti semplici a team leader o dipendenti | ✅ | ✅ |
Visualizzazione dei dati di base | 🚫 | ✅ |
Esecuzione di analisi e grafici in un unico posto | 🚫 | ✅ |
Coinvolgimento dell’IA | ✅ | ✅ |
Verdetto
Notion, Evernote o Confluence sono davvero utili per le aziende. Tuttavia, costruire una piattaforma HRIS complessa a partire da queste è piuttosto complicato. Semplicemente perché sono mirate a contenuti, collaborazione e gestione, e pianificazione di attività di base. Non puoi aspettarti un supporto avanzato per lavorare con i dati o creare database.
Quindi, una volta che il reparto HR supera questo limite, è improbabile che vada oltre nella creazione di funzioni specializzate. Un sistema HR completo dovrebbe quindi essere lasciato alle piattaforme che sono state create per esso.
Notion/Evernote/Confluence | Sloneek | |
Affidabilità della soluzione a lungo termine | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Capacità di crescere con l’azienda | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Capacità di aggiungere nuove funzioni | ⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Universalità per l’intera azienda | ⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Compatibilità con altri strumenti | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Limite di handover | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Sicurezza della soluzione | ⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Richiede molto tempo per la gestione | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Costo totale incluso il costo del tempo | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |