Come pianificare procedure di Performance Improvement nel tuo team?

Sei uno di quei manager che lottano con la routine quotidiana di gestire i propri dipendenti? Pensi che le prestazioni del tuo team siano meno che ottimali? Se è così, allora potresti prendere in considerazione l’implementazione di alcune procedure di miglioramento delle prestazioni.

In questo modo puoi identificare le aree in cui i membri del tuo team devono migliorare e fornire loro gli strumenti e le risorse necessarie per apportare le modifiche necessarie. Continua a leggere per saperne di più su come pianificare le procedure di miglioramento delle prestazioni nel tuo team.

Che cosa si intende esattamente per performance improvement?

La gestione delle prestazioni è una strategia potente che facilita lo sviluppo dei dipendenti in termini di output sul lavoro e caratteristiche o risultati individuali.

Il miglioramento delle prestazioni dei dipendenti è una parte di questa strategia complessiva che consente a ciascuno dei membri del team di raggiungere l’apice del proprio potenziale sia negli aspetti professionali che personali.

Se un dipendente non soddisfa le aspettative dell’organizzazione per cui lavora o è ben al di sotto del limite teorico delle sue prestazioni, il suo responsabile può implementare procedure di miglioramento delle prestazioni umane (PIP) individuali o operative per aiutarlo a raggiungere gli standard aziendali in termini di output e condotta.

Le PIP organizzative potrebbero anche o altrimenti essere messe in atto per incoraggiare la crescita di un team, di un reparto o dell’intera azienda.

Il miglioramento delle prestazioni differisce dalla partecipazione al miglioramento della qualità nel senso che il primo è focalizzato sull’affrontare le carenze nelle capacità personali dei dipendenti di svolgere i propri compiti, mentre il secondo è il processo di affrontare sistemi e processi all’interno di un’azienda per raggiungere l’eccellenza operativa.

Ciò implica strategie di più ampia portata per migliorare le condizioni in azienda e l’ambiente di lavoro, aumentando i livelli di motivazione (ad esempio con una retribuzione basata sulle competenze), offrendo feedback concreti su come migliorare le prestazioni attraverso la valutazione, investendo nella formazione, fornendo un adeguato supporto ai dipendenti e definendo aspettative chiare, ecc.

I vantaggi del performance improvement

Identificare le aree in cui i membri del team potrebbero migliorare è un passaggio essenziale per la crescita personale dei dipendenti. È qui che entrano in gioco i PIP, consentendo ai team di determinare dove stanno avendo successo e cosa richiede ulteriore impegno.

Riconoscere le difficoltà che i dipendenti potrebbero incontrare consente all’azienda di sviluppare soluzioni personalizzate ed elementi speciali che miglioreranno le prestazioni in modo molto più efficace rispetto ai soli sforzi generalizzati.

Alcuni dei vantaggi del miglioramento delle prestazioni includono:

• comportamento organizzativo migliorato
• maggiore soddisfazione lavorativa
• tassi di coinvolgimento più elevati
• maggiore efficienza e produttività dei processi
• maggiore innovazione e creatività
• riduzione del turnover dei dipendenti
• dinamiche di team più positive ed efficaci
• migliore qualità del lavoro
• riduzione del carico sulle risorse umane (ad esempio, minore necessità di formazione, onboarding e processo di candidatura)
• meno errori e quindi meno risorse sprecate in termini di tempo e denaro

Quando pianificare il miglioramento delle prestazioni

Invece di limitarsi a disciplinare o addirittura licenziare i dipendenti che non soddisfano gli standard aziendali, un processo aziendale più avanzato che avrà più successo in molti casi è pianificare procedure di miglioramento delle prestazioni per facilitare la loro crescita.

Una solida gestione delle prestazioni aziendali dovrebbe disporre di linee guida per gestire situazioni come dipendenti che ripetutamente non riescono a raggiungere gli obiettivi prefissati, a rispettare le scadenze, a funzionare correttamente come parte di un team remoto (ad esempio, scarse capacità interpersonali) o a produrre una qualità di lavoro accettabile.

I risultati dell’implementazione del piano possono essere notevoli miglioramenti nelle prestazioni individuali dei dipendenti, maggiore soddisfazione lavorativa per loro e risultati migliori per l’azienda (ad esempio, migliore esperienza del cliente), piuttosto che sprecare potenziale di prestazioni delle persone e perdere investimenti nel processo di reclutamento.

Detto questo, ci sono situazioni in cui le procedure di miglioramento delle prestazioni non saranno adatte ad affrontare determinati standard bassi, caratteristiche, attributi di prestazione, problemi o comportamenti scadenti. Ad esempio, se un dipendente ha scarsa puntualità e si presenta ripetutamente in ritardo al lavoro.

In tali casi, il modus operandi preferibile sarebbe quello di gestire la situazione man mano che si verifica, senza aspettare di menzionarla durante una revisione formale delle prestazioni. Ciò risolverà auspicabilmente il problema il prima possibile, oltre a ricordare ai colleghi del team le aspettative dell’azienda in merito.

Come pianificare le procedure di miglioramento delle prestazioni nel tuo team

L’implementazione delle procedure di miglioramento delle prestazioni dovrebbe essere gestita caso per caso, poiché ogni dipendente è unico e richiede un approccio individuale. Tuttavia, i passaggi fondamentali del processo rimangono più o meno gli stessi.

Definisci cosa significa “performance” per il tuo team

La performance non è sempre facile da definire e può riferirsi a cose diverse per persone diverse.

Per fornire una base da cui stabilire procedure di miglioramento delle performance, è fondamentale che il tuo team abbia una comprensione condivisa di cosa significhi effettivamente il termine per l’azienda, come verrà misurato e come il calcolo delle performance ne consegue.

Solo in questo modo i dipendenti comprenderanno appieno le aspettative che le loro performance dovrebbero soddisfare e saranno in grado di lavorare verso obiettivi e scopi organizzativi in ​​programmi strutturati.

Identifica aree di miglioramento

I gap di performance sono inevitabili in qualsiasi team, ma è essenziale determinare esattamente dove si trovano le attuali limitazioni per riconoscere potenziali opportunità di crescita. Qui è fondamentale essere il più specifici e trasparenti possibile e collaborare con i dipendenti che trarranno vantaggio da questo processo.

Ciò consente a tutte le parti di pianificare procedure di intervento di miglioramento delle performance individuali che siano personalizzate per la singola persona, tenendo conto dei suoi punti di forza e di debolezza, valori, preferenze e motivazioni.

Considera come affrontare le carenze

Analizzare approfonditamente i punti deboli e dedicare tempo all’esplorazione di nuove e alternative attività di miglioramento delle prestazioni consente la rapida identificazione dei modi più efficaci per procedere con qualsiasi problema di prestazioni in questione.

Riflettere su diverse opzioni e sui rispettivi meriti contribuisce a determinare il miglior corso d’azione e consente l’utilizzo efficace di tutte le risorse disponibili per completare qualsiasi compito in modo efficiente.

La consultazione tra la direzione e i membri del team è quindi un passaggio cruciale che dovrebbe essere intrapreso ogni volta che si tenta di identificare e affrontare aree di miglioramento o quando si cercano idee innovative per qualsiasi tipo di progetto.

Stabilire obiettivi per il piano

Le procedure certificate di miglioramento delle prestazioni richiedono obiettivi e metodologie organizzative chiare se devono guidare con successo la crescita. Prima di implementare qualsiasi piano d’azione, tutti i partecipanti devono essere consapevoli degli obiettivi finali e delle precise tappe che ci si aspetta che raggiungano.

Valutare attentamente le prestazioni attuali e stabilire obiettivi misurabili consente alle organizzazioni di motivare i dipendenti e creare un percorso definito per il miglioramento. Fornire un feedback continuo su questi obiettivi aiuta a raggiungere ciascuno di essi in modo efficiente ed efficace.

Delineare passaggi e scadenze specifici

Una volta stabiliti gli obiettivi, i piani di miglioramento delle prestazioni devono fornire una tabella di marcia praticabile per monitorare i progressi verso il successo finale. È utile suddividere ciascuno degli obiettivi principali in passaggi più piccoli e realizzabili che possono essere completati entro determinate scadenze.

Ciò metterà tutti i membri del team sulla stessa pagina ed eliminerà qualsiasi confusione riguardo al piano d’azione. Stabilire scadenze specifiche mantiene tutti sulla buona strada per raggiungere i propri obiettivi personali in modo tempestivo e rende più facile e gestibile il progresso verso il risultato desiderato.

Informare i dipendenti delle conseguenze del mancato raggiungimento degli obiettivi

Prima di implementare procedure di miglioramento delle prestazioni, è essenziale informare i dipendenti delle ramificazioni del mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Una conversazione aperta con il dipendente preoccupato per le aspettative è fondamentale per incoraggiare la sua crescita piuttosto che sorprenderlo con misure punitive se non raggiunge gli obiettivi.

Il/i dipendente/i in questione, tuttavia, deve/devono comprendere appieno le ripercussioni di scarse prestazioni, offrendo loro supporto e sicurezza per migliorare.

Questo alla fine stabilisce un senso di responsabilità, fa capire loro perché il miglioramento delle prestazioni è fondamentale per l’organizzazione e come il loro successo o fallimento influisce sul team nel suo complesso.

Implementare le procedure e monitorare i progressi nel tempo

Monitorare costantemente i progressi e valutare i risultati in una piattaforma di performance consente ai manager di determinare se il piano funziona o meno e apportare modifiche laddove necessario.

È meglio adottare un approccio collaborativo, consentendo ai dipendenti di fornire feedback su come stanno rispondendo al piano e su cosa potrebbe essere fatto diversamente.

Per aumentare l’efficienza delle performance, è utile creare traguardi specifici e monitorare i risultati tangibili in una sequenza temporale concordata per fornire visibilità su come sta procedendo il lavoro e se qualcosa deve essere modificato.

Raccogliere dati regolarmente offre anche l’opportunità di celebrare piccole vittorie (ad esempio, un miglioramento delle competenze) e gli elementi quotidiani lungo il percorso, pur rimanendo concentrati sul raggiungimento degli obiettivi finali.

Misurare i risultati della soluzione di miglioramento delle performance

Follow-up e rivedere regolarmente i progressi per valutare l’efficacia del piano.

Ricordati di concentrarti sia sui risultati qualitativi che quantitativi (ad esempio, il punto di vista dei clienti dai sondaggi sulla soddisfazione del cliente) quando misuri le prestazioni, esaminando sia il coinvolgimento dei dipendenti sia altri indicatori di prestazione come la soddisfazione del cliente o l’aumento della produttività.

I risultati dei tuoi PIP dovrebbero essere raggiunti secondo una pianificazione concordata (ad esempio, vedendo un miglioramento delle prestazioni trimestrale) e qualsiasi deviazione dovrebbe essere affrontata e discussa il prima possibile.

Tuttavia, una volta trascorso questo lasso di tempo, il dipendente dovrebbe comunque avere motivazione per il miglioramento continuo ed essere monitorato per eventuali aree di sviluppo aggiuntive.

Apportare modifiche al piano secondo necessità

Definire degli obiettivi è un primo passo importante in qualsiasi impresa, ma non è l’unico. Far decollare i propri piani ed eseguirli è altrettanto fondamentale. Anche quando tutto sembra a posto sulla carta, l’effettiva esecuzione del piano potrebbe rivelare ostacoli imprevisti che non possono essere previsti senza provare.

Sebbene possa sembrare controintuitivo, è saggio aspettarsi una certa quantità di tentativi ed errori quando si pianificano procedure di miglioramento delle prestazioni.

Se i risultati non sono quelli previsti, modifica le strategie di miglioramento dei processi aziendali alla luce della realtà dei risultati e aumenterai la probabilità di risultati più positivi in ​​futuro.

Conclusione

Per definizione, “performance” significa quanto bene viene fatto qualcosa. Per creare un team in grado di raggiungere i propri obiettivi, il livello di performance di ogni membro deve soddisfare o superare quello previsto dall’azienda. Se questa condizione non viene soddisfatta, è necessario pianificare procedure di miglioramento delle performance.

I risultati di questo piano saranno idealmente che tutti i dipendenti siano tenuti agli stessi standard e che venga fornito un quadro per stabilire obiettivi, monitorare i progressi e apportare modifiche se necessario. Con questo approccio alla pianificazione delle risorse, le performance del team possono migliorare e mantenersi nel tempo.

I manager possono aumentare le possibilità che le loro procedure di miglioramento delle performance abbiano gli effetti desiderati creando una cultura di comunicazione aperta, fornendo supporto e responsabilità e stabilendo un piano realistico e realizzabile.

Questo processo consente in definitiva ai dipendenti di crescere e imparare nei loro ruoli in modo che gli obiettivi vengano effettivamente raggiunti.

Se implementati correttamente, i piani di miglioramento delle performance aiutano i team ad avere più successo e qualsiasi azienda a sperimentare un miglioramento delle performance sostenibile nel lungo termine.

Questo post del blog ha fornito una guida agli elementi chiave dell’esecuzione efficace del piano di miglioramento delle prestazioni in modo che la tua organizzazione possa fare esattamente questo. Tuttavia, è solo un pezzo di un enorme puzzle che è la gestione delle risorse umane. Continua a leggere sul nostro blog o scopri come Sloneek può aiutarti a migliorare le prestazioni e la soddisfazione all’interno della tua azienda!