La tua azienda è pronta a offrire ferie retribuite?
Ogni buona azienda è costruita su una serie di documenti, procedure, linee guida, checklist, manuali e altri materiali. Le risorse umane occupano una buona parte di quei documenti, e per una buona ragione. Vuoi mantenere i tuoi dipendenti felici e protetti, rispettando nel contempo le leggi della tua città, stato o paese.
Una delle politiche più importanti riguarda il tempo libero retribuito. Ogni azienda deve averla in atto per fornire la busta paga ai propri dipendenti e rispettare le leggi sul lavoro pertinenti. Se stai appena avviando un’attività o rinnovando la tua politica PTO, potresti chiederti: cosa devo fare per prepararmi?
Ecco tutto ciò che devi sapere per essere pronto a offrire tempo libero retribuito nella tua azienda.
Che cosa si intende per ferie retribuite?
Il tempo libero retribuito o PTO è il tempo che i dipendenti di un’azienda devono prendere come giorni di ferie. Sebbene esistano diversi tipi di tempo libero retribuito, il termine principale è solitamente utilizzato per categorizzare tutti questi contemporaneamente, inclusi congedi per malattia, tempo personale, giorni di ferie o qualsiasi altro tipo di assenza del dipendente.
Il PTO è solitamente guadagnato o maturato nel tempo mentre i tuoi dipendenti a tempo pieno trascorrono una certa quantità di tempo lavorando per te. Sebbene molte di queste politiche sui giorni di ferie dipendano dalle leggi della specifica area in cui ti trovi, hai ancora molta libertà di progettare la tua e premiare i tuoi dipendenti esistenti, nonché di attrarre nuovi talenti.
Come funziona il tempo libero retribuito?
Nella maggior parte dei casi, le aziende concedono ai dipendenti circa 30 giorni di ferie retribuite all’anno. Ciò include giorni di ferie, festività osservate dalla loro azienda, giorni personali, giorni di malattia e altro ancora. Nel tempo, man mano che i dipendenti trascorrono più tempo in azienda, possono accumulare più giorni in base all’anzianità.
Possono anche riportare determinati giorni all’anno successivo o a un periodo di tempo se finiscono per non essere utilizzati. Questi sono tipi comuni di benefit per i dipendenti e di solito vengono concessi solo al personale a tempo pieno: un dipendente temporaneo ha regole e regolamenti diversi.
I vantaggi dell’offerta di ferie retribuite
Offrire ore di ferie e malattia è in realtà richiesto dalla legge in molti paesi per un orario a tempo pieno. Quindi, potrebbe non avere molto senso parlare dei “vantaggi” dell’offrire ferie come parte delle tue operazioni di risorse umane. Tuttavia, evidenziamo alcuni dei vantaggi in modo che tu possa considerare di trattare le ferie più seriamente come un’offerta per i tuoi dipendenti attuali e futuri.
Dipendenti più felici
Se i tuoi dipendenti possono scegliere quando e come prendersi del tempo libero, avrai sicuramente una forza lavoro più felice. Se le loro politiche sui giorni di ferie fanno sapere loro che possono prendersi un certo numero di ore a settimana in caso di malattia, sapranno che li coprirai le spalle.
Un ottimo modo per attrarre talenti
Le politiche sui giorni di ferie sono un ottimo strumento di negoziazione che puoi utilizzare durante il processo di assunzione. Se ti trovi in un mercato difficile e hai difficoltà ad attrarre candidati solo con lo stipendio, una generosa politica sulle ferie potrebbe far pendere la bilancia a tuo favore.
Migliore produttività
Le persone che prendono più giorni di ferie sono più felici e, come dimostrano le ricerche, sono anche più produttive. Come dimostrano le ricerche, lavorare costantemente senza prendersi una pausa può portare al burnout e i dipendenti burnout non sono di default i più produttivi.
Meno dipendenti malati
Quando i dipendenti non si sentono bene e devono andare in ufficio e lavorare mentre sono malati, nessuno ci guadagna. Non solo non sono produttivi, ma corri anche il rischio che qualsiasi loro condizione di salute possa diffondersi ad altri dipendenti nel tuo ufficio.
Ma prima di entusiasmarti per la pianificazione del tempo di ferie…
Controlla le leggi locali
Ci sono innumerevoli articoli online sui permessi retribuiti e tutti coprono diversi aspetti, vantaggi, suggerimenti e trucchi e diversi consigli. Tuttavia, tutti hanno un’altra cosa in comune: ti consigliano di controllare le leggi locali.
Permessi retribuiti, politiche sulle ferie, congedi per malattia: sono tutti elementi importanti per quanto riguarda lo stato occupazionale del tuo personale e non sono regolati solo dalla tua attività. Ancora più importante, sono regolati da leggi locali, statali e nazionali.
Se infrangi le tue leggi sul PTO e sul lavoro, nel migliore dei casi sarai costretto a risarcire il tuo dipendente o appaltatore per le ore di PTO non utilizzate. Nel peggiore dei casi, si rivolgeranno a un avvocato e ti faranno causa e finirai per spendere migliaia di dollari in spese legali, anche se vinci la causa.
Poiché le politiche sul PTO non sono qualcosa che fai ogni anno, assicurati di crearle una volta e di assumere un professionista che ti aiuti.
Comprendere le differenze tra i tipi di ferie retribuite
Sebbene il termine generico sia PTO o ferie retribuite, sotto di esso sono presenti un’intera serie di termini diversi. Offrire ferie retribuite è solo l’inizio del tuo percorso. Per offrire un’esperienza migliore ai tuoi dipendenti e rispettare le tue leggi, assicurati di conoscere i diversi tipi di ferie retribuite.
Vacanze
Questo è il tipo più comune di ferie retribuite e quello che la maggior parte dei dipendenti attende con ansia. Le ferie possono essere utilizzate per viaggiare, trascorrere del tempo con la famiglia, rilassarsi o semplicemente riposarsi. C’è un certo margine di manovra qui, ma considera la quantità minima di ferie che puoi offrire ai tuoi dipendenti nel tuo stato o paese.
Oltre a regolare quanti giorni possono prendere i dipendenti, assicurati che la tua politica sulle ferie stabilisca quanti mesi di lavoro una persona deve avere prima di averne diritto. Inoltre, elenca quanto preavviso i dipendenti devono darti prima di prendere i loro giorni di ferie.
Congedo per malattia
Una delle politiche più importanti in assoluto, il congedo per malattia indica ai dipendenti quanti giorni possono prendere quando sono malati o infortunati. A seconda di dove ti trovi, il congedo per malattia potrebbe essere obbligatorio, quindi informati sulle leggi locali.
Sebbene possa sembrare una burocrazia aggiuntiva, offrire un congedo per malattia riduce notevolmente il rischio che un dipendente malato diffonda la malattia sul posto di lavoro. Eviti anche che i dipendenti si presentino al lavoro malati quando è molto probabile che non siano produttivi.
Tempo personale
Questo è un tipo comune di tempo libero offerto ai dipendenti per gestire vari tipi di attività, come riparare un’auto, portare i figli da qualche parte o semplicemente svolgere qualche tipo di faccenda. Di solito non è specificato a cosa serva il tempo personale.
Festività
Indipendentemente da dove ti trovi, devi dare a ogni dipendente a tempo pieno un certo numero di festività che sono obbligatorie in base al luogo di residenza. Potrebbero essere giorni come Natale, Capodanno, il giorno di Martin Luther King o altro. Negli Stati Uniti, la maggior parte degli stati impone fino a otto giorni all’anno per le festività.
Le cose possono diventare un po’ più complesse se hai una forza lavoro remota distribuita in diversi paesi. Ho lavorato in alcune aziende organizzate in questo modo e la pratica più comune è quella di seguire i giorni festivi del paese in cui si trova il dipendente.
Lutto
Questo è il tipo di ferie che i tuoi dipendenti prendono nel caso in cui un loro familiare stretto venga a mancare. A seconda di chi è la persona deceduta (qual è il rapporto di parentela con il dipendente), potrebbero esserci diversi numeri di giorni assegnati in questa politica.
Indipendentemente da quanti giorni concedi, assicurati di dichiararlo esplicitamente nella tua politica sulle ferie.
Congedo parentale
Quando un membro del tuo team è incinta o ha appena avuto un bambino, esiste una politica speciale per queste occasioni. Il congedo parentale varia da un paese all’altro e può durare settimane, mesi o talvolta anni in alcuni paesi.
Ultimamente, la mozione di concedere un congedo di paternità sta diventando sempre più popolare. Se vuoi attrarre persone più giovani nel tuo team, prendi in considerazione l’idea di offrire del tempo libero retribuito non solo alle madri, ma anche agli uomini che sono diventati padri da poco.
Servizio di giuria
Se ti trovi negli Stati Uniti, i tuoi dipendenti potrebbero essere chiamati per il servizio di giuria in qualsiasi momento. Se il tuo stato ha leggi sul servizio di giuria, dovrai offrire questo tipo di congedo retribuito ai tuoi dipendenti. È una buona idea chiedere ai tuoi dipendenti una prova che sono stati convocati per la giuria prima di iniziare il loro PTO per questo scopo.
Considerare ferie retribuite illimitate
Negli ultimi anni, è emersa una tendenza nell’ambito del miglioramento della cultura aziendale e per diventare un datore di lavoro più desiderabile. Le politiche di ferie retribuite illimitate sono state introdotte in molte aziende come un modo per invogliare più candidati a candidarsi e più persone a restare.
L’idea è semplice: se soddisfi determinate condizioni (giorni di lavoro, anzianità, non sovrapposizione con il calendario di qualcun altro, ecc.), puoi prenderti tutti i giorni di ferie retribuite che desideri all’anno. I dipendenti idonei possono semplicemente richiedere un giorno e ottenere ferie illimitate.
In teoria sembra fantastico e chiunque soddisfi i requisiti minimi può trarre vantaggio da questo tipo di politica. In pratica, però, le cose sono un po’ diverse.
Quando illimitato non è veramente illimitato
Non devi scavare a fondo per trovare resoconti in cui i dipendenti parlano male dell’utilizzo di ferie retribuite illimitate. Sfortunatamente, molte aziende lo stanno usando come espediente di marketing per attrarre nuova linfa al loro team e una volta che è il momento di richiedere i loro giorni illimitati, le cose prendono una brutta piega.
In effetti, molti dipendenti dichiarano di prendere anche meno di due settimane di ferie all’anno quando hanno una polizza illimitata. Le ragioni sono molteplici, dalle condizioni troppo difficili da soddisfare alla paura di fare brutta figura di fronte ai colleghi.
Quindi, se offri ferie illimitate, assicurati di esprimere chiaramente le condizioni che i tuoi dipendenti devono soddisfare. E se non prendono abbastanza giorni liberi, incoraggiali a farlo.
Conclusione
Se c’è una cosa che devi imparare da noi oggi, è che creare una politica PTO eccezionale è un investimento che ripaga molto, per i tuoi dipendenti e per il futuro della tua attività. Se lo fai nel modo giusto, la tua politica PTO si tradurrà in dipendenti più felici, più sani e più produttivi, il tutto migliorando i tuoi profitti.
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