Vacanze? Il momento ideale per avviare l'”ibrido 2.0″
Prendi una matita e disegna la curva seguente. Dapprima orizzontale, poi gradualmente ascendente parabolicamente verso l’alto. E poi scende altrettanto ripidamente fino al bordo inferiore del foglio, per poi rialzarsi e continuare orizzontalmente un po’ più in alto rispetto al primo tratto. Si chiama curva di hype e mostra il ciclo di vita delle tendenze.
Al picco più alto, la tendenza è ovunque. Tutti ne parlano, tutti lo provano, tutti fingono che sia essenziale. Quando guardi la tua curva, sai cosa c’è dopo. Decadimento e oblio. E solo allora il rafforzamento della tendenza e la sua reale, e soprattutto utile, attuazione nella pratica. Efficace ed efficiente.
Lavoro qualche giorno da casa e qualche dall’ufficio e per il resto tutto come sempre…
Perché un esercizio così complicato? Per farvi capire che la modalità di lavoro ibrida, ovvero la combinazione dello stare in ufficio, è una tendenza come tutte le altre. E come tutti gli altri, ha bisogno di una revisione importante per iniziare a essere davvero funzionale.
Molte aziende hanno già provato il modello ibrido, ma i risultati spesso non sono stati così eccezionali come immaginavano. Ed è logico. Il modello ibrido non significa permettere alle persone di restare a casa il venerdì o passare al modello 3:2. Le misure devono essere molto più ampie. E poche aziende sono riuscite a farlo. Ed è per questo che ora cominciamo a sentire che “l’ibrido non funziona e se la gente non spingesse, preferiremmo averla in ufficio”.
Quali sono i problemi più comuni?
Non valutare l’impatto: molte aziende non raccolgono dati sufficienti per valutare realmente come funziona il lavoro ibrido.
Bassa flessibilità: alcune aziende non possono adattarsi alle esigenze specifiche dei propri dipendenti o del mercato. Quindi un ibrido è essenzialmente un modello valido per tutti.
Mancata adozione di misure di follow-up: l’attuazione del modello ibrido richiede interventi approfonditi nella cultura e nella gestione. E gran parte delle aziende non sono affatto maturate.
Basso coinvolgimento del management: “Non sono d’intralcio, ma non sono d’accordo” è una posizione che frena più di quanto ci si potrebbe aspettare.
Mancanza di dati per una pianificazione qualificata: appena mi viene in mente, mi vengono in mente 12 modi principali per abbracciare la modalità ibrida. Qual è il tuo? Non lo saprai senza dati.
Ibrido 2.0
Dai un’altra occhiata a quella curva dipinta e prendi una decisione. Ti godrai il risveglio e la discesa (ok, non sarà così ripida come sembra sulla carta) o la sensazione che gran parte del tuo duro lavoro per spingere la modalità ibrida andrà sprecato. Oppure puoi essere furbo e spostarti nella parte destra del foglio, dove la situazione è già stabilizzata.
È qui che risiede una tendenza matura chiamata “ibrido 2.0”. In cosa è diverso dal numero uno? Soprattutto, può essere un buon modello vantaggioso per tutti. Andrà bene ai dipendenti, andrà bene all’azienda. Aumenterà l’efficienza. Sarai più competitivo. E avrà il sostegno del management.
Appena:
- Maggiore rispetto per le esigenze dei dipendenti: flessibilità e individualizzazione delle modalità di lavoro che si basano sulle esigenze naturali di un lavoro ben fatto.
- Migliore controllo ed efficienza: utilizzo di strumenti avanzati per monitorare le prestazioni e la soddisfazione dei dipendenti, ma anche l’efficienza del loro lavoro.
- Regole e aspettative chiare: comunicazione trasparente e definizione chiara delle aspettative fin dall’inizio. Tutto questo legato alla cultura aziendale.
Quindi quale sarà la cosa più diversa?
- Lo cucini insieme. Le persone sentiranno che questo è il loro modello.
- Ogni “favore” fatto al tuo popolo sarà controbilanciato da un “favore” fatto dalle persone all’azienda. Ci deve essere un equilibrio e ciò crea un importante valore aggiunto per entrambe le parti.
- Lo aggiornerai regolarmente. Ciò che era vero sei mesi fa potrebbe non essere vero adesso.
- Puoi misurarne la significatività. Ogni fluttuazione percepita dalla tua intuizione verrà registrata dai dati.
- Aggiorna la cultura aziendale attorno ad esso. E non viceversa.
- Non avrai paura di dire “no” ad alcune persone se gli altri dicono “sì”. Sentirai che il tuo nuovo modello tira più di quello vecchio.
- Spiegare fino a quando non ci sarà un accordo in azienda. Se non avete sottovalutato il punto 1, avrete subito l’impressione che tutto funzioni con soddisfazione delle persone e della direzione.
Le vacanze come un buon momento per sperimentare
Perché affrontiamo questo argomento adesso? Le vacanze sono il momento ideale per sperimentare nuovi regimi lavorativi – ne abbiamo già scritto l’anno scorso. L’estate è un’ottima stagione formativa perché offre:
- Meno carico di lavoro: i mesi estivi sono spesso più tranquilli, consentendo una più semplice implementazione dei cambiamenti.
- Orari di lavoro più flessibili: molti dipendenti hanno orari più flessibili durante le vacanze, rendendo più facile sperimentare nuovi modelli. In questo modo si legittima in una certa misura ciò che in pratica cadrebbe inutilmente nella “zona grigia”. Dopotutto, perché non renderla una regola annuale?
- Più tempo per valutare i risultati: con una minore pressione lavorativa, c’è più spazio per monitorare e analizzare i risultati. E possono essere più piacevoli.
Ti abbiamo invogliato e hai deciso di trascorrere l’estate testando la tua ibrida 2.0? Grande. Ma da dove cominciare?
1) Ritorno all’inizio. Stabilire obiettivi e aspettative chiari per tutto il management
- Assicurati che tutti in azienda sappiano esattamente cosa significa lavoro ibrido e quali sono i suoi obiettivi. Ciò può includere il miglioramento della produttività, l’aumento della soddisfazione dei dipendenti o la riduzione dei costi di gestione dell’ufficio.
- Mettete in chiaro che tutti voi vedete il vantaggio (o almeno l’inevitabilità) di diventare ibridi e che non vi state lanciando bastoni ai piedi a vicenda.
Secondo la ricerca di Sloneek, i benefici di una forma di lavoro ibrida sono spesso associati ai benefici per i dipendenti. L’influenza diretta sull’impostazione della strategia e dei processi HR non è stata ancora sottolineata in modo significativo dalle aziende.
2) Valutazione critica delle norme esistenti
- Concentrati sulla valutazione di come stai oggi. Anche in questo caso, coinvolgere i responsabili dei singoli reparti, ma anche i singoli membri del team. Raccomandiamo di combinare un questionario di indagine con la raccolta di input qualitativi sotto forma di discussioni.
- Raccogli informazioni su cosa funziona, ma anche cosa no. Dividi gli input individuali in base alle categorie in soft (per lo più li raccogli dai membri del team, sono “emotivi”) e hard (solitamente forniti dal management).
Le questioni più frequentemente affrontate in relazione all'”ibrido” sono “definizione e rispetto delle regole” (37%), comunicazione (19%), attrezzature per ufficio e HO (12,5%).
3) Immergersi nei dati
- Hai mai fatto un’analisi pre-ibrida e post-ibrida? NO? È giunto il momento di dedicarti a lei.
- Se non disponi dei dati (cosa più probabile), crea un nuovo set di dati che mapperà l’efficienza della modalità ibrida. Li tratteremo in un capitolo separato di seguito.
Solo il 51% delle aziende raccoglie e valuta regolarmente i dati sulla performance. E lo stesso vale per il feedback. Delle aziende che dichiarano feedback regolari, solo la metà lo misura o lo monitora effettivamente.
4) Scegli gli strumenti e le tecnologie giuste
- Avere gli strumenti giusti è la chiave per un modello ibrido di successo. Ciò include la revisione di tutte le piattaforme su cui operi. Software per videoconferenze, strumenti di gestione dei progetti e sistemi di monitoraggio della produttività. Hai davvero quelli che stanno bene a tutti e puoi usarli?
- Capitolo a parte è la piattaforma HRIS, che deve avere un ibrido nel sangue, proprio come noi di Sloneek.
Secondo un sondaggio di Sloneek, nonostante un’ampia percentuale di aziende utilizzi (diciamo completa) la digitalizzazione delle risorse umane attraverso un normale sistema HR, ce ne sono ancora ¼ di quelle che non dispongono di un sistema, o utilizzano Excel, o in combinazione con un sistema ATS . Di questi, il 60% sono aziende con una dimensione superiore a 50 anni!
5) Comunicare apertamente e regolarmente
- La comunicazione regolare dei progressi comuni è fondamentale per un modello ibrido di successo. E questo in dettaglio, che mapperà le singole settimane anziché i mesi.
- Durante le vacanze, predisponi diversi touchpoint dove il team potrà commentare i cambiamenti e dove tu, in modo non forzato e naturale, raccoglierai feedback.
I principali denominatori comuni dei problemi legati all’introduzione di modelli di lavoro ibridi comprendono la comunicazione impegnativa (24%) e il deterioramento dei legami interpersonali (20%), il coordinamento (9%), che comporta principalmente rischi sotto forma di minore produttività.
Allora cosa fare “nuovamente”?
Il primo passo: verificare innanzitutto le ipotesi che si creano in base alla ricerca. Hai pensato che le persone apprezzerebbero una maggiore libertà e la possibilità di scegliere i giorni in cui stare a casa? Puoi renderlo uno dei tuoi obiettivi per vedere quale impatto avrà sulla produttività o sul morale.
Si sono lamentati di un controllo eccessivo, ad esempio del monitoraggio formale del tempo trascorso al computer e della necessità di rispettare orari di lavoro esatti? Provate a descrivere insieme perché si applica questa regola e come potrebbe essere impostata diversamente.
Cerca di accogliere le persone. Ma date regole chiare. Vuoi più libertà? Dobbiamo aggiungere più analisi. Quindi stabilisci nuove regole nella revisione delle prestazioni e idealmente includi una valutazione autoriflessiva.
Vuoi più libertà e indipendenza? A maggior ragione è necessario aggiungere l’integrazione nella cultura aziendale e, tra le altre cose, ad esempio lo sviluppo di progetti aziendali che esulano dall’ambito delle normali mansioni.
Per testare le ipotesi, è necessario iniziare a lavorare con ricerche a lungo termine, o almeno con dati con una risoluzione sufficiente. Operi dopo gli sprint? Sarebbe poi bello misurare il successo di ciascuno di essi in modo da poterlo confrontare con i tempi di implementazione dei cambiamenti. Effettuate rapporti e fatture per mese? Quindi regolare la frequenza di conseguenza.
E condividi sempre questi dati con i team in modo che comprendano il contesto di ciò che stai facendo.
E quali metriche includere? Oltre ai soliti parametri come la misurazione della soddisfazione, la velocità di completamento delle attività, il numero di rielaborazioni, dovresti includere quanto segue nel tuo repertorio:
Il ritmo di adattamento
Uno dei parametri chiave per il successo dell’introduzione del modello ibrido 2.0 è il ritmo di adattamento dei dipendenti alle nuove regole. Questa metrica monitora la rapidità e l’efficacia con cui i dipendenti si adattano alle nuove condizioni di lavoro, processi e tecnologie. Il monitoraggio di questa metrica consente di identificare le aree in cui è necessario fornire ulteriore supporto e formazione per garantire transizioni fluide e ridurre al minimo le interruzioni delle prestazioni.
Livello di gestione del tempo
Misurare il tempo impiegato in un’attività è una cosa. Ma la capacità di stimare bene quanto tempo richiederà un compito, e poi attenervisi, è un’altra questione. La produttività della gestione del tempo valuta il modo in cui le persone utilizzano il proprio tempo. Dopotutto, il suo monitoraggio è essenziale per la modalità ibrida: è proprio dal crollo della gestione del tempo che derivano la maggior parte delle preoccupazioni del management, e questo è spesso il motivo principale per cui lo stick si rompe nella modalità ibrida. Stabilire una “distribuzione del tempo” è qualcosa che la maggior parte delle aziende non ha saldamente radicato nella propria cultura e, del resto, identificare il tipo di lavoro è correlato.
Adattamento del carico di lavoro
Uno dei principali vantaggi di un ibrido dovrebbe essere quello di combinare ambienti di lavoro in base al tipo di attività lavorativa. Se una persona ha bisogno di concentrarsi e di svolgere un lavoro approfondito, spesso può farlo meglio a casa che in un team rumoroso. E viceversa: le attività creative possono andare meglio quando è possibile fare affidamento sulle opinioni e sulle conoscenze dei colleghi.
Ed è altrettanto vero che se la modalità ibrida trasforma questo vantaggio in uno svantaggio, la sua efficacia diminuirà comprensibilmente.
Se puoi pianificare le ore su lavori o progetti, puoi anche pianificarne il carattere. Grazie a ciò, è possibile misurare l’efficacia dell’ibrido 2.0 in base al parametro “workload fit”, ovvero se le persone lavorano in ufficio o, al contrario, a distanza, che è più in linea con questo ambiente.
Sfruttare il potenziale
Un’altra metrica essenziale è la cosiddetta “estrazione del potenziale”. Se lavori con modelli di competenze, dovresti essere in grado di misurare la velocità con cui i tuoi colleghi stanno attraversando ciascuna abilità. E assicurarti che il tuo modello di lavoro porti a un cambiamento più rapido. Le differenze di spostamento tra periodi specifici sono chiamate “estrazione potenziale”. E mostrano chiaramente se i colleghi – oltre all’efficienza con cui lavorano sui compiti – non sono “stentati” in altre aree a causa dell’ibrido.
Menzioni
La mia metrica preferita che deriva da un pensiero semplice: ciò di cui si parla viene pensato. Basta controllare settimanalmente i canali di comunicazione della tua azienda per vedere quante volte il team ha menzionato spontaneamente i cambiamenti che stai implementando in azienda. Se vuoi essere preciso misura anche la tonalità delle menzioni.
Quanto le tue misure saranno piegate o la tua nomenclatura interna verrà adottata dirà della reale accettazione delle novità nella tua squadra.
Conclusione
Le vacanze sono una grande opportunità per sperimentare e trovare il tuo “zen ibrido”. Con una strategia chiara, gli strumenti giusti e la volontà di adattamento, puoi creare un ambiente di lavoro efficiente e flessibile che tira fuori il meglio sia per l’azienda che per i suoi dipendenti. Se pianifichi un’attenta valutazione del tuo esperimento a fine agosto, credimi, imparerai di più sulla tua azienda in due mesi che in un anno intero. E sarai perfettamente preparato per le nuove sfide che porterà la stagione lavorativa autunnale.