Mettiti alla prova! Cosa dice il lavoro festivo sulla tua attività?

“Ma ho riferito la vacanza a Pavlo e lui l’ha approvata per me.”

“Ma Pavel non ha l’autorità per approvare le tue vacanze, e Jirka ha detto che ha bisogno di te per completare il progetto.”

“Come faccio a cancellare un viaggio per 80mila e dire ai bambini a casa che non andiamo da nessuna parte?”

“Senti, ti sto solo raccontando quello che ha detto Jirka. Non sai che dovresti mandarmi le ferie così che io possa finalmente approvarle dopo averne discusso con i capisquadra?”

“Quindi è un disastro.”

“Così è.”

Succede anche nelle famiglie migliori. Con l’ultima campanella dell’anno scolastico i colleghi spesso si disperdono, e sui banchi fluttuano sempre più spesso messaggi dal sottofondo un po’ di rimprovero.

 

“Dov’è Lenka oggi?”

“Mirek è in ufficio o cosa? Vacanza? Che non ne so niente?»

“Che come Petra non sarà al laboratorio?”

“Vieni oggi?”

“So che oggi sei libero, ma sarebbe bello se fossi lì almeno da remoto!”

“Scusa, mi ero perso che fossi libero, ma ho davvero bisogno di quei documenti.”

Il risultato è chiaro. Manager arrabbiati, colleghi logicamente arrabbiati e processi interrotti. E quel che è peggio, questa situazione di solito fa presagire inceppamenti del tutto inutili nella contabilità dei salari. E nel complesso, è una triste notizia per il livello di digitalizzazione di un processo aziendale chiave.

Le vacanze come cartina di tornasole importante

Il reporting delle ferie, o l’intera gestione delle assenze, può essere utilizzato senza esagerare come misura del livello di digitalizzazione interna e della maturità complessiva dei processi. Perché? È semplice. Affinché tutto vada come dovrebbe, coinvolgi diverse competenze diverse ma chiave dell’azienda. Maturità degli strumenti software, lavoro con i dati, pianificazione del lavoro, disciplina, standardizzazione interna dei processi, ma anche cultura aziendale o coinvolgimento e proprietà dei membri del team.

Dopotutto, vieni a testare con noi come sta andando la tua azienda in questo momento.

Motivo 1 – livello di digitalizzazione

Hai informazioni chiave nei fogli di calcolo Excel o sei ancora su carta o puoi semplicemente lavorare con loro? Sono le vacanze che ti diranno di più sul livello di digitalizzazione di quanto vorresti. Perché? Si tratta di dati relativamente semplici, che a prima vista servono ad un numero limitato di colleghi. Inoltre, presentano chiari picchi stagionali. Ciò induce a raccoglierli il più possibile per “starnutire” e avvicinarli in modo anti-sistemico. Inoltre, è facile trascurare il loro rendimento, ovvero il ruolo essenziale per il calcolo di tutta una serie di parametri di dati.

Come va?

• Tutti segnalano le ferie secondo l’accordo con il proprio caposquadra, non lavorano più con loro – 1 punto
• Consegniamo le richieste cartacee – 1 punto
• Abbiamo un foglio di calcolo Excel comune o un calendario festivo comune – 1 punto
• Abbiamo un sistema specializzato per segnalare ferie e assenze – 2 punti
• Abbiamo la gestione delle assenze come parte di HRIS – 4 punti

Motivo 2 – maturità nella valutazione dell’efficienza lavorativa

Probabilmente possiamo essere d’accordo sul fatto che la disponibilità o meno di 8 ore di manodopera è piuttosto fondamentale per le prestazioni di qualsiasi azienda. Inoltre, non una forza lavoro qualsiasi, ma un collega specifico con competenze specifiche. Dalla sua presenza o assenza deriva poi tutta una catena di altri processi.

È sorprendente che solo una piccola parte delle aziende possa includere l’assenteismo nella gestione della performance. E non solo pianificare in base ad essi, ma anche imparare da essi. Monitorare a prima vista l’efficienza in assenza di colleghi chiave – soprattutto manager, team leader e specialisti – dice molto sulla dinamica del loro ruolo.

La tua azienda lavora con i dati sulle assenze?

• No – 1 punto
• Sì, li trasferiamo al reparto contabilità – 2 punti
• Sì, stiamo lavorando ulteriormente con loro su HRIS – 4 punti
• Li utilizziamo per l’analisi annuale dell’efficienza del funzionamento estivo – 5 punti

Motivo 3 – livello di standardizzazione

Un collega evapora in vacanza e inizi a rimanere bloccato su sciocchezze inutili. Nessuno sa in che stato abbia lasciato la sua agenda e chi dovrebbe rappresentarlo in ciò che conta. Colleghi o collaboratori esterni all’azienda non vengono informati della sua assenza. La corrispondente informazione OOO sull’e-mail non è impostata: mancano alcuni dettagli essenziali, come ad esempio il contatto dei colleghi a cui chi scrive può rivolgersi al posto dell’interessato. Gli eventi e i link alle chiamate che un collega ha creato richiedono la sua connessione, quindi all’ultimo minuto trovi un link alternativo, che poi invii alle persone un po’ impazienti in attesa di connettersi.

Ti suona familiare? La partenza dei colleghi in vacanza metterà a dura prova il vostro protocollo interno aziendale. In altre parole, scoprirai se sei governato dalla natura o se hai regole dettagliate che ogni collega può seguire.

• Non abbiamo regole – 1 punto
• Abbiamo regole non scritte – 2 punti
• Abbiamo regole scritte di base – 3 punti
• Abbiamo definito con precisione i requisiti per la consegna – 4 punti
• Abbiamo un processo automatizzato che fa andare in vacanza i colleghi – 5 punti

Motivo 4: disciplina e titolarità dei colleghi

Le partenze in vacanza controlleranno anche il livello di proprietà interna. Quanto ci tengono i colleghi che tutto vada bene, e quanto seguono lo stile “flood after me”. Tendono naturalmente a preparare i loro clienti alla loro assenza o a garantire il lavoro e i processi in anticipo? “Puliranno” prima della partenza oltre lo standard richiesto, oppure il topo “cadrà dalle loro mani” e il resto non sarà più una loro preoccupazione per una settimana o due?

• La stragrande maggioranza dei colleghi non prepara in alcun modo i propri processi per le ferie – 1 punto
• Una parte significativa dei colleghi preparerà tutto prima della partenza – 2 punti
• La stragrande maggioranza dei colleghi si assicura che tutto sia pronto prima della partenza – 3 punti
• Se qualcuno non rispetta le regole (scritte o non scritte) e non prepara i propri processi prima di partire, la stragrande maggioranza dei colleghi lo considera un fallo nei confronti degli altri – 4 punti

Motivo 5 – livello di lavoro di squadra

E poi c’è un altro parametro software. Livello di collaborazione interna e appartenenza al team. Si inizia con la ricerca vera e propria di una data di vacanza e si conclude con la disponibilità ad accettare qualche piccolo incarico lavorativo qua e là o ad essere almeno “disponibili”.

E fai attenzione, non perdonerò un’osservazione qui. L’azienda deve sempre (ma proprio sempre) affrontare il lavoro in vacanza con umiltà e gratitudine e sicuramente non considerarlo la norma. La motivazione del dipendente per avviare una conversazione di lavoro in vacanza deve essere diversa dallo stress o dalla pressione negativa del dovere, al contrario, deve derivare da una volontà o responsabilità interna, che sono emozioni del tutto positive.

• La stragrande maggioranza dei colleghi non guarda in alcun modo alla squadra – 1 punto
• Una parte significativa dei colleghi è disposta ad adattare le ferie alle esigenze del team – 2 punti
• La stragrande maggioranza dei colleghi si assicura che le ferie non si sovrappongano – 3 punti
• È normale organizzare le vacanze in modo che non siano in conflitto – 4 punti
• È normale organizzare le vacanze in modo che non siano in conflitto, e se dobbiamo fare piccoli lavori in vacanza, questo non ci stressa – 5 punti

Motivo 6 – umore in azienda

Come stanno tornando dalle vacanze i tuoi colleghi? Sono pieni di esperienze, che condividono durante il primo caffè del lunedì in cucina, e portano con sé un tocco positivo di non fare nulla e relax in ufficio, hanno voglia di portare regali da soli o semplicemente di nuotare indietro nel processo e nel il giorno dopo non sapresti che si sono presi una pausa? Tornano al lavoro entusiasti o piuttosto stressati da ciò che è stato lanciato loro durante la loro assenza?

Tutte queste cose dicono di più sul tuo livello di umore interiore di quanto potresti aspettarti!

• I colleghi tornano pieni di energia e felici. Il resto si vede anche dalla prestazione – 5 punti
• Ai colleghi piace tornare – 4 punti
• La maggior parte dei colleghi ritorna con le detrazioni, ovviamente ci sono delle eccezioni – 3 punti
• Il ritorno dalle vacanze solitamente non viene registrato in azienda – 2 punti
• Il serio “Preferirei restare lì” e l’aneto al ritorno da parte della maggior parte dei colleghi probabilmente ci descrivono di più – 1 punto

Valutazione

6-10 punti: rifletti su te stesso. Sul serio. La tua azienda ha bisogno di cure essenziali per i processi e le competenze di base. Puoi essere felice di riconoscere immediatamente ogni progresso e sarà divertente per te.

11-18 punti: Molte cose funzionano bene per te, probabilmente hai delle riserve per molte. Probabilmente non ti discosti sostanzialmente dalla media ceca, ma questo dovrebbe motivarti ad andare avanti piuttosto che restare dove sei ora. La buona notizia è che non stai iniziando da zero, ma hai già una serie di cose impostate bene ed è possibile riprendersi da esse.

19-24 punti: bellissimo risultato! Il tuo lavoro con le assenze ti ha dato una buona pagella. Molto probabilmente appartieni a un’azienda superiore alla media in termini di processi interni e se dietro c’è il tuo lavoro, congratulazioni. Assicurati di vedere in quale sezione hai ottenuto il minor numero di punti e prova a migliorare in quella direzione.

25-28 punti: se sei onesto, congratulazioni. Scrivici, ci farebbe piacere conoscere meglio la tua azienda e offrirti la possibilità di condividere con noi la tua esperienza sul nostro blog.

Gestione delle assenze e HRIS – 5 requisiti essenziali

Una buona gestione delle assenze non può prescindere da un buon HRIS. Ma come fai a sapere di avere il migliore? Diamo un’occhiata allo standard assoluto che ogni azienda dovrebbe richiedere.

Inserimento semplice delle richieste: la comunicazione delle vacanze deve essere quanto più semplice possibile. Entrare in pochi click e visualizzare chiaramente la scadenza rispetto agli altri colleghi è fondamentale: aiuta a evitare conflitti nella programmazione del lavoro. Più è complicato entrare in congedo, minore è la disponibilità delle persone a lavorare con il sistema.

Flusso di lavoro di approvazione: le richieste di ferie devono passare attraverso un processo di approvazione chiaramente definito. Ogni manager o caposquadra interessato deve inserirlo. Questo processo dovrebbe essere supportato dalla possibilità di allegare commenti o documenti o documentazione.

Monitoraggio dei saldi e dei fondi: il sistema dovrebbe monitorare automaticamente i saldi disponibili delle ferie per ciascun dipendente e non consentire il superamento delle ferie oltre il limite specificato. Renderà molto più semplice il tuo lavoro con la contabilità dei salari.

Report e panoramiche flessibili: il dipartimento Risorse umane dovrebbe disporre di strumenti per la creazione di report che consentano il monitoraggio dell’utilizzo e del saldo delle ferie, l’integrazione con le presenze e il monitoraggio del tempo. Questi report dovrebbero essere configurabili in base alle esigenze della tua azienda. La base assoluta per valutare l’efficienza.

Tutto chiaramente sul cellulare: l’ergonomia non deve essere solo dalla parte del dipendente, ma anche di chi approva le sue ferie e lavora con assenze. Il sistema dovrebbe supportare l’app mobile e non rendere superflua la burocrazia dell’approvazione.

Da non sottovalutare l’assenza di gestione

In conclusione. Se stai cercando idee interessanti per muoverti durante l’estate, allora fai della gestione delle assenze una delle tue priorità. Ti servirà bene non solo durante le vacanze, ma ti aiuterà anche a monitorare l’efficienza durante tutto l’anno. Inoltre, dove altro se non tra i suoi dipendenti il ​​dipartimento delle risorse umane dovrebbe avere il giusto ordnung, giusto?