Feedo: L’obiettivo era razionalizzare le HR e stare al passo con i tempi

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Il gruppo Ags92, che gestisce gli e-shop e i negozi Feedo, è uno dei maggiori distributori di marchi globali di prodotti per l’infanzia sui mercati ceco, slovacco, polacco e ungherese. Oltre a vendere prodotti dei marchi leader a livello mondiale, sta anche sviluppando il proprio marchio, Petite&Mars. Ags92 gestisce la rete di negozi al dettaglio ed e-shop feedo.cz, feedo.sk e predeti.sk, che sono i più grandi negozi specializzati nella categoria articoli per bambini nella Repubblica Ceca e in Slovacchia.

La missione del marchio Feedo viene descritta dalla specialista delle HR Jana Dočekalová come un aiuto affidabile per i genitori e i loro piccoli. “Facciamo parte dei loro momenti più belli e lavoriamo con la gamma più pura”, ha affermato. Il più grande valore aggiunto che Feedo ha sul mercato del lavoro è la possibilità di raggiungere le madri che tornano al lavoro dalla maternità o dal congedo parentale.

“Come datore di lavoro, sono i genitori e i loro cari i più consapevoli di noi quando fanno acquisti da noi. Possiamo essere un datore di lavoro ideale per le madri che ritornano nel mercato del lavoro. A volte questi ritorni possono essere difficili, ma anni di familiarità con il marchio e la nostra gamma di prodotti possono rendere molto più semplice e piacevole il ritorno al lavoro come acquirente, rivenditore o specialista di social media”.

Showroom e negozio Feedo nel quartiere Nusle di Praga

L’uomo e la comunicazione nei ruoli principali

Secondo Dočekalová, uno dei pilastri più importanti della strategia HR di Feedo è senza dubbio la necessità di pensare a ciascun dipendente, ai suoi bisogni, desideri, opinioni o atteggiamenti individuali.

“È importante trattare ogni individuo con umanità e ascoltare i suoi bisogni e le sue preoccupazioni. Anche la comunicazione è sempre un elemento fondamentale: una volta che funziona correttamente, si evitano molti rumori di comunicazione. Cerchiamo di operare con questo spirito”.

Jana Dočekalová, HR specialista presso Feedo

“Fino a pochi anni fa, gran parte dei dipartimenti delle risorse umane erano completamente passivi. Gli specialisti delle risorse umane erano per lo più persone che si consideravano più contabili, la cui energia non era necessaria in azienda ed era sufficiente svolgere il proprio lavoro a porte chiuse. Ed è così che venivano percepiti dai dipendenti. Fortunatamente, le cose stanno cambiando. Se tu, come capo, vuoi sapere dove si posizionerà la tua azienda in futuro e se riuscirà a stare al passo con i tempi, dai un’occhiata alle risorse umane. Se trovi file polverosi e dipendenti sgradevoli o inattivi a cui non piacciono nemmeno i loro colleghi o le persone in generale, allora Dio ti aiuti”, ha commentato Milan Rataj, stratega delle HR e co-fondatore della start-up Sloneek, sull’approccio di alcuni specialisti delle HR.

Un mercato surriscaldato e un potenziale nel tuo nido

Per quanto riguarda il mercato del lavoro e i suoi problemi attuali, la specialista delle HR di Feedo percepisce una grande incertezza e una conseguente minore disponibilità delle persone a cambiare lavoro, il che, secondo lei, vale anche nei casi in cui le persone non sono soddisfatte sul lavoro. “Ciò significa che sul mercato ci sono candidati meno qualificati. Come probabilmente la maggior parte degli specialisti delle risorse umane, posso confermare che non ci sono abbastanza candidati di qualità sul mercato. E quando qualcuno arriva, tende a considerare tutte le opzioni e non è facile ottenerle”, ha detto.

Ha anche descritto come i dati, le statistiche e le ricerche a lungo termine mostrano ripetutamente che licenziare una persona e assumerne un’altra è una follia economica. Ad esempio, una nuova persona spesso non “guadagna il suo mantenimento” fino a un anno dopo essere entrata in un’azienda. “Se un dipendente ha dato prova di sé, ma non è adatto a un reparto specifico o non c’è più molto lavoro per lui, non salutarlo. Adeguare il loro lavoro, riqualificarli o metterli in un posto vacante nel dipartimento successivo”, ha consigliato Dočekalová ai suoi colleghi sul campo.

“Cerchiamo sempre di sfruttare il potenziale umano che abbiamo qui. Se una posizione non è adatta a qualcuno, cerchiamo sempre di spostare la persona in una direzione che lo attrae, cioè se c’è un’opportunità e abbiamo un posto vacante nel dipartimento”.

Jana Dočekalová, HR specialista presso Feedo

Il team di Feedo presso la sua filiale Hostivice

Tre in uno e più tempo per lavori più importanti

L’impulso principale per l’utilizzo di Sloneek è stato che Feedo unificasse, razionalizzasse e consolidasse l’inserimento delle assenze in un unico luogo e in formato elettronico. Prima di Sloneek, l’azienda utilizzava fogli di ferie cartacei firmati da un supervisore insieme a un documento condiviso di Google Drive in cui tutti i dipendenti registravano le loro ferie e anche insieme a un calendario Google condiviso. Il problema più grande era coordinare e correggere i dati provenienti dalle tre fonti e se si verificava qualche errore, come uno smarrimento o il mancato salvataggio di un’assenza in un documento condiviso, causava molti problemi e disagi ai dipendenti e al reparto Risorse umane.

“È stato un lavoro lungo e complicato. Era fonte di confusione per i dipendenti e impegnativo per le risorse umane. I dipendenti hanno scritto il documento da soli, a volte qualcuno se ne è dimenticato, non l’ha segnalato prima e ha portato la ricevuta dopo aver completato il libro paga. Fortunatamente, questo non può più succederci con Sloneek. Invece di fogli di calcolo disordinati e pieni di errori, ora disponiamo di un sistema veloce e sicuro. La sua introduzione ha consentito a tutti i membri dell’azienda di risparmiare tempo in modo significativo, sia ai dipendenti che al reparto Risorse umane”, ha affermato.

“Uno dei nostri punti critici è sicuramente la capacità limitata del dipartimento Risorse umane. Sfortunatamente, non puoi fare molto con una persona e mezza, è tutta una questione di buona gestione del tempo. Grazie a Sloneek, che ci aiuta nel lavoro, c’è spazio per altre attività importanti per le quali normalmente non abbiamo tempo”.

Jana Dočekalová, HR specialista presso Feedo

“Dopo che un dipendente inserisce un’assenza in Sloneek, viene inviata un’e-mail al supervisore con la possibilità di approvare o negare l’assenza se si tratta di un’assenza per cui è richiesta l’approvazione del supervisore. Quindi lui/lei ha una panoramica immediata e una rapida notifica in Lo stesso accade quando un supervisore approva o nega un’assenza: un’e-mail relativa al cambiamento viene inviata immediatamente al subordinato, questo semplifica e snellisce il lavoro”, ha spiegato.

“La mancanza di capacità nei dipartimenti delle risorse umane non è insolita nelle aziende. Ciò esercita molta pressione sugli specialisti delle risorse umane affinché diano costantemente priorità ed estinguano ciò che attualmente brucia di più. Sono felice di sentire da coloro che hanno iniziato a utilizzare il nostro sistema quanto può far risparmiare tempo, stress e denaro”, ha commentato Milan Rataj, HR strategist e co-fondatore della start-up Sloneek.

Implementazione fluida come da manuale

Lo specialista delle HR ha affermato che la cosa più importante era presentare il nuovo sistema ai dipendenti e spiegare loro l’importanza e l’utilità della soluzione appena introdotta. Per qualche tempo l’azienda ha operato in una fase di transizione, in cui Sloneek funzionava insieme alla vecchia soluzione, prima che tutti i dipendenti vi passassero gradualmente. Poiché non erano coinvolte funzionalità complesse, ha affermato che il processo di impostazione e implementazione non è stato né lungo né impegnativo.

“Il sistema è stato originariamente introdotto per Feedo, ma dopo la fusione con ags92, Sloneek si è espanso alla parte ceca e parte della parte slovacca del gruppo ags92. Inizialmente i sistemi erano divisi nei due paesi, ma nell’estate del 2022 siamo migrati con successo e ora abbiamo tutto insieme”, ha affermato.

Secondo lei l’organizzazione è molto flessibile e l’orario di lavoro può anche essere inserito individualmente per ciascun dipendente in base al tipo specifico di rapporto di lavoro. “Lo stesso vale per le assenze, dopo aver collegato CZ e SK abbiamo riscontrato un problema con diversi tipi di assenze per paese. Sloneek è davvero uno strumento perfetto in questo senso, perché possiamo assegnare le assenze create non solo ai dipendenti selezionati, ma anche avere la possibilità di impostare la versione linguistica appropriata”, ha aggiunto Dočekalová, elogiando il sistema HR all-in-one. La qualità di Sloneek è confermata dal tasso di abbandono dei clienti, che nel 2022 era esattamente dello 0%.

“È un moderno sistema HR che va avanti, non rimane fermo e continuo a trovarvi aggiornamenti sempre più nuovi. Durante l’implementazione, ma anche in qualsiasi momento successivo, potevamo fare affidamento sugli specialisti di Sloneek. Erano e sono pronti a fornire aiuto o consigli rapidi. La comunicazione con loro è amichevole e professionale allo stesso tempo. Posso solo consigliare Sloneek.”


Feedo HR specialista Jana Dočekalová

Dipendente soddisfatto, specialista delle HR soddisfatto

Secondo Dočekalová, ai dipendenti piace il fatto che se hanno a che fare con qualcuno, possono verificare con pochi clic se la persona in questione è in ferie o assente e per quanto tempo resterà assente. C’è stato anche un aumento della trasparenza delle assenze in tutto il gruppo, cosa che ha avuto molto successo in azienda.

“Abbiamo avuto riscontri positivi anche sulla panoramica del team, che è una piccola struttura organizzativa che può essere creata in Sloneek. Rende facile per un dipendente verificare chi appartiene a quale squadra. Numerosi dipendenti si sono avvalsi anche della funzione Trust Box recentemente istituita. Tutto è anonimo, quindi i dipendenti non hanno paura di scrivere le loro opinioni. Ritengo che consentire loro di fornire un feedback sicuro sia uno dei ruoli delle HR”, ha affermato lo specialista delle HR di Feedo, che appartiene al gruppo Ags92.

 

“Un individuo ha avuto l’idea di iniziare a utilizzare Sloneek in modo specifico, ma allo stesso tempo c’era una visione a livello aziendale di portare Feedo un po’ oltre, per migliorare i processi e semplificare il lavoro sia dei dipendenti che del reparto Risorse umane. Anche un buon prezzo è stato fondamentale”, ha concluso Dočekalová, aggiungendo che Feedo utilizza Sloneek dal 2017 e, pescando nella sua memoria, ha detto che probabilmente hanno appreso della sua esistenza durante una conferenza o mentre cercavano un sistema HR adatto per aiutare a risolvere i loro problemi.

 

Vorremmo ringraziare i nostri clienti di Feedo per la loro disponibilità e apertura nel condividere informazioni che possono avvantaggiare altri specialisti e aziende delle risorse umane.

Esistono diversi sistemi HR sul mercato tra cui scegliere. Come scoprire qual è quello giusto? Non comprare il gatto in una borsa, la maggior parte dei sistemi HR offre l’opportunità di provarli per alcuni giorni. Il sistema HR Sloneek, che puoi utilizzare, soddisfa anche coloro che sono interessati a provarlo gratuitamente per 14 giorni.

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