I progetti dell’Istituto per i Monumenti e la Cultura funzionano in pochi click

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L’Istituto per i Monumenti e la Cultura festeggia quest’anno 15 anni

“Ci dedichiamo all’educazione, alla sensibilizzazione e al networking nella cura degli edifici storici”, spiega Aleš Kozák, direttore dell’organizzazione e raccoglitore di fondi.

L’organizzazione no-profit, con sede nella pittoresca cittadina di Písek, nella Boemia meridionale, è probabilmente meglio conosciuta per il suo portale di informazione e la rivista PROPAMÁTKY, dove puoi leggere notizie sulla manutenzione dei monumenti e trovare anche una panoramica di sovvenzioni, collezioni ed esperti che lavorano in questo campo . Inoltre, organizza convegni ed eventi unici come mostre e concerti.L’Istituto impiega circa 14-15 persone, compresi i liberi professionisti. La sua specificità è anche quella di operare come un’impresa sociale: dà lavoro a persone con disabilità che altrimenti avrebbero più difficoltà a trovare lavoro. Il team è composto da personale dirigente e amministrativo, nonché da diversi redattori.

“Abbiamo per lo più lavori part-time, i miei colleghi devono adattare la vita lavorativa alla loro situazione sanitaria. Il nostro lavoro part-time più piccolo costa 0.2, il part-time più grande 0.8”, aggiunge Aleš Kozák. Anche a causa della molteplicità di periodi di tempo diversi, un buon sistema HR è molto importante per le organizzazioni.

Sloneek è il terzo sistema HR che l’organizzazione ha provato

Prima che l’Istituto per i monumenti e la cultura iniziasse a utilizzare Sloneek, ha provato due sistemi diversi. Nessuno dei due funzionava abbastanza per loro.

Sloneek è il nostro terzo sistema, quelli precedenti non potevano fare quello di cui avevamo bisogno, oppure non erano così convenienti,” spiega Aleš Kozák.

L’impulso a provare Sloneek è venuto dalla sua vita personale. Conosce il fondatore dell’azienda, Milan Rataj, anche lui originario di Písek. Quando ha scoperto Sloneek durante una riunione davanti a un vino, quella sera stessa ha scaricato una versione di prova.

“Lo conosco attraverso una storia personale. Ma la cosa più importante è che il sistema funziona, e funziona bene. Se non funzionasse per noi, non vorrei usarlo, anche se lo facesse il mio migliore amico”, aggiunge.

L’Istituto ha iniziato a registrare i dati in Sloneek nel gennaio 2018 e da allora li utilizza.

Pochi click per programmare il lavoro

All’inizio, il team di Aleš ha utilizzato lo strumento di monitoraggio del tempo in cui un lavoratore effettua il check-in all’inizio della giornata e fa il check-out quando ha finito. Nel corso del tempo, hanno scoperto che il modulo di pianificazione del lavoro era molto più adatto a loro.

“Non lavoriamo in modo da avere un orario preciso da quando a quando dobbiamo lavorare. Piuttosto, dobbiamo sapere dove e quando qualcuno ha intenzione di lavorare, così sappiamo che possiamo contare su di lui quel giorno. Questo è pratico proprio a causa della natura part-time del team e del fatto che il team lavora in diverse località del paese”, spiega Aleš Kozák. Aggiunge che in un’organizzazione in cui la maggior parte dei suoi colleghi lavora a tempo pieno potrebbe non essere così cruciale, ma nel momento in cui alcuni dei suoi colleghi hanno bisogno di svolgere i loro compiti al mattino, altri nel pomeriggio e altri per motivi di salute devono farlo fare una pausa più lunga a metà giornata, un sistema così chiaro è davvero utile.

Quelli dell’Istituto per i Monumenti e la Cultura pianificano sempre il loro lavoro il lunedì. Bastano pochi clic nel sistema e possono inserire come intendono lavorare quella settimana e, ad esempio, pianificare una vacanza, un viaggio d’affari o se devono consultare un medico. La pianificazione può cambiare se si verificano eventi imprevisti durante la settimana.Aleš e gli altri vedono immediatamente nel semplice ambiente utente chi è disponibile quel giorno e chi non lavora.

“Non devo chiamarlo per sapere se è al lavoro o no. Se non riesco a contattare qualcuno, controllo Sloneek e vedo se ha un appuntamento dal medico o non ha un lavoro programmato”, dice Aleš Kozák.

Secondo Aleš, i suoi colleghi si sono presto abituati al nuovo sistema e, se avessero avuto bisogno di consigli, avrebbero potuto contattare l’assistenza di Sloneek.

Grazie ai registri degli strumenti è subito chiaro dove si trovano i computer

L’Istituto per i Monumenti e la Cultura utilizza anche la funzione di registrazione degli ausili.”Questa è una funzionalità molto utile. Ad esempio, i computer e altri dispositivi elettronici non vengono prestati per settimane, di solito è per un lungo periodo di tempo, per mesi o anni, e a quel punto puoi dimenticare dove sono. Grazie a Sloneek, ho non solo abbiamo queste informazioni da qualche parte in uno schedario, ma sono disponibili ovunque e possiamo condividerle con altri”, aggiunge Aleš.

In qualità di direttore di un’organizzazione, apprezza anche il fatto di poter delegare facilmente il lavoro utilizzando Sloneek in modo da non dover pensare a tutto.

“La struttura dell’organizzazione può essere impostata nell’app. Qui viene poi mostrato chi è responsabile di chi. Ad esempio, come direttore qui, non mi interessa molto quando i redattori sono in vacanza. Ma è importante per il caporedattore, che lavora direttamente con loro, posso consultare i loro dati, ma non gestisco più quell’agenda,” lui spiega.

Trova interessante anche il collegamento ad altre applicazioni.Ad esempio, Sloneek può essere collegato a Google Calendar, dove vengono inserite le festività e altri dati, in modo che l’utente possa vederli nell’ambiente che sta utilizzando, ad esempio più spesso.Il sistema è abbastanza completo e ha una serie di collegamenti a vari altri strumenti, quindi può essere facilmente adattato alle vostre esigenze individuali.

Non abbiate paura di provare Sloneek, consiglia Aleš Kozák

E cosa consiglierebbe a coloro che stanno pensando di passare a un sistema HR simile?

“Provalo assolutamente. Anche io ho prima scaricato una versione di prova e ho iniziato a utilizzare l’app. Puoi iniziare praticamente con qualsiasi cosa, come tenere traccia del tuo lavoro e delle tue vacanze, per poi espanderti gradualmente ad altre aree.”

Oltre alle funzionalità che semplificano il suo lavoro, Aleš apprezza anche il supporto reattivo e il fatto che il team di sviluppo spinga costantemente avanti l’app, anche lui, come utente, può inviare suggerimenti per miglioramenti. E non ultimo il fatto che si tratta di un’azienda locale, ceco-slovacca.E non solo a causa della barriera linguistica che potrebbe infastidire alcuni membri del suo team quando utilizzano strumenti di attori globali.

“Penso che sia positivo sostenere i sistemi locali che hanno l’ambizione di espandersi e sfondare all’estero. È positivo utilizzare qualcosa che è stato creato qui”, conclude.

Sloneek x TechSoup x Institute for Monuments

Come è nata questa collaborazione, vi chiederete? TechSoup sviluppa la capacità tecnologica delle organizzazioni no-profit fornendo accesso a software, hardware, servizi IT e relativa formazione. Ciò consente alle organizzazioni di raggiungere i propri obiettivi e compiere le proprie missioni in modo più efficiente e semplice.

TechSoup porta a termine la propria missione principalmente agevolando donazioni e offerte software scontate. Grazie alla nostra partnership con Sloneek, le organizzazioni non profit registrate pagano a TechSoup il 40% in meno per ciascun utente rispetto al prezzo commerciale.

Il caso di studio è prodotto da TechSoup.