Anche se la Repubblica Ceca ha ancora molto da recuperare in termini di digitalizzazione, l’IT ceco ha una storia di lunga data e di livello mondiale. Ne è prova l’azienda Sprinx, attiva dal 1996. Oggi conta cinque divisioni: Sprinx Consulting, Sprinx The Doers, Sprinx Pharma, Sprinx Digital e AppOn.cloud. Offre i suoi servizi in tutto il mondo dalla sede praghese di Branický pivovar.
In Sprinx sono specializzati nella consulenza, sviluppo, vendita, implementazione e gestione di sistemi aziendali, sviluppano soluzioni e-commerce complesse e applicazioni specializzate. Aiutano le aziende con la manutenzione IT e delle infrastrutture. Forniscono anche servizi di hosting. I loro servizi sono utilizzati da aziende come: ESET, Olympus, Axa Assistance, Metrostav, Grada Publishing a.s. e molte altre.
Il viaggio di Sprinx per le risorse umane basate sui dati
L’agenda delle risorse umane in Sprinx è gestita dalla responsabile delle risorse umane Hana Tomešová insieme a una collega e 1,5 FTE sono assegnati alle attività delle risorse umane.
Il nucleo di Sprinx è composto complessivamente da 85 persone che lavorano sia dagli uffici che da casa. La flessibilità nella modalità di cooperazione è una cosa ovvia e circa il 15% degli operatori utilizza lavoro a distanza.
La semplificazione di molteplici processi HR e un approccio basato sui dati è stato uno degli impulsi che hanno portato le risorse umane a cercare una soluzione più complessa:
“In passato cercavamo un modo per rendere più efficiente un processo parziale o per facilitare tipologie specifiche di attività HR come il recruitment, all’interno del quale abbiamo provato a implementare una soluzione ATS. Ma abbiamo anche esperienza con lo sviluppo del nostro database dei candidati e, ovviamente, con la gestione dei fogli Excel che ci hanno aiutato nella reportistica. Tuttavia, gradualmente siamo giunti alla conclusione che sarebbe stato più semplice per noi collegare i dati, o per averli in un unico posto, e in quel momento stavamo anche cercando un nuovo strumento per risolvere il problema delle presenze,” spiega Hana Tomešová, che lavora alla Sprinx dal 2008.
Ecco perché hanno iniziato a cercare una soluzione completa che, tra le altre cose:
- Raccogliesse i dati in una unica fonte.
- Risolvesse la digitalizzazione e la razionalizzazione dei processi HR selezionati.
- Assicurasse una cura nella sicurezza dei dati.
Sloneek come il vincitore del concorso
Perché un’azienda che fornisce sistemi IT intelligenti e sofisticati non ha creato una propria applicazione? Il responsabile delle risorse umane ha sorvolato questa domanda con un proverbio sulla cavalla del fabbro, ma poi aggiunge seriamente che non vedevano motivo di creare qualcosa che era già stato inventato da altri.
Tuttavia, l’acquisizione di Sloneek é avvenuta solo a seguito di una dettagliata ricerca.
“All’inizio ho delineato quali soluzioni sono disponibili nella Repubblica Ceca e poi ho testato tre sistemi selezionati, poi ne ho presentati due alla direzione. Volevamo innanzitutto che il sistema ci aiutasse con la registrazione delle presenze e ci permettesse di gestire quante più agende possibili da un unico posto,” descrive la scelta di HRIS Tomešová.
Ad attrarla verso Sloonek é stata la sua facilità di implementazione, oltre che alla sua convenienza a alla sua capacità di soddisfare i criteri di selezione. Quindi, nel dicembre 2022, Sloneek è emerso come il vincitore del processo di selezione e il lancio stesso è avvenuto sei mesi dopo, nell’estate del 2023.
L’adattamento dell’azienda a Sloneek è avvenuto grazie ai passi di prim’ordine delle risorse umane
Ma il lancio stesso è stato preceduto da un’accurata preparazione. Nel reparto HR è stato necessario configurare il sistema e adattare le singole interfacce, cosa che, secondo Tomešová, non è stata del tutto semplice a causa della sofisticatezza del sistema. “A dire il vero , mi ci è voluto un po’ per orientarmi e inserirmi nel sistema , per poter impostare bene una soluzione per le nostre esigenze . Tuttavia, l’assistenza clienti o la responsabile clienti di Sloneek mi hanno sempre aiutato. Per ricevere feedback e sapere se abbiamo impostato tutto correttamente, abbiamo permesso a dipendenti selezionati di testare il programma,” dice Hana Tomešová.
Durante l’implementazione non ha sottovalutato la familiarità del resto del team con il sistema o l’introduzione di Sloneek nella direzione. E dopo aver riempito il sistema di dati, ha preparato una presentazione per altri colleghi, utilizzando la quale ha presentato le funzioni di base e il sistema di utilizzo di Sloneek, senza dimenticare un altro punto importante: il periodo di transizione.
“Penso che il fatto che abbiamo lanciato il sistema durante le vacanze estive e che le persone avessero due mesi per adattarsi ha contribuito al fatto che la stragrande maggioranza ha accolto favorevolmente Sloneek. Dopo i primi mesi, abbiamo comunque condotto un sondaggio su come le persone hanno accettato il sistema e la maggior parte ne ha elogiato l’intuitività. Solo il 12% circa dell’azienda ha espresso la necessità di una formazione aggiuntiva,” spiega lail responsabile delle risorse umane degli inizi di Sloneek alla Sprinx.
I dipendenti hanno apprezzato anche il fatto di avere ora una panoramica delle loro presenze e delle ferie online e di poterla consultare anche sui loro telefoni cellulari.
“Preparare accuratamente i dipendenti ad ogni cambiamento nell’azienda è utile. Non tutti sono sostenitori delle nuove tecnologie. Ma l’esempio di Sprinx conferma che quando tutti hanno il tempo di conoscere il nuovo prodotto, testarlo e conoscerne i benefici, riescono ad accettarlo meglio. Acquistare un nuovo sistema non è sicuramente una garanzia di successo, dipende sempre dalla volontà delle persone di utilizzarlo,” commenta Milan Rataj, fondatore di Sloneek.
Sloneek tiene in ordine le presenze e i documenti
In che cosa Sloneek sta attualmente aiutando gli HRisti di Sprinx? Innanzitutto si tratta della gestione delle presenze e della preparazione dei documenti per le paghe. Viene utilizzato anche per registrare informazioni sui dipendenti, archiviare e gestire documenti ed è un aiuto prezioso per la firma di contratti e altri documenti che possono essere elaborati elettronicamente.
“Lo utilizziamo in parte anche per l’onboarding, in futuro vorrei collegarlo anche alle nostre pagine di carriera,” prevede Tomešová.
Il maggior risparmio di tempo (di circa il 50%) secondo lei risiede nella semplificazione dei registri delle presenze e dei report automatici. È contenta che i dipendenti possano accedere in qualsiasi momento ai propri dati e che i documenti che possono essere firmati elettronicamente non debbano più essere gestiti su carta.
“Siamo felici che Sloneek faccia risparmiare tempo agli addetti alle risorse umane. E dopo un inizio a volte dispendioso in termini di tempo, possono finalmente raccogliere i primi frutti. Le moderne risorse umane non possono fare a meno dei dati e sono felice che i nostri clienti la vedano allo stesso modo,” conclude Milan Rataj.
