Sei un leader di una piccola-media impresa? Tutti i tuoi documenti sono ancora letteralmente su carta? Oltre l’80% delle aziende ceche si trovano nella stessa situazione. Il loro sistema CRM è composto da diversi fogli Excel e raccolgono ancora CV cartacei.
È il momento giusto per digitalizzare la tua agenda HR.
UNICODE SYSTEMS, il fornitore leader di sistemi informativi per stazioni di servizio dell’Europa centrale, ha deciso di fare un passo avanti. Kateřina Jenkins, responsabile delle HR dell’azienda, ha preso il comando.
L’azienda opera in undici mercati europei. La maggior parte dei dipendenti sono sviluppatori e operatori tecnologici. Sviluppano soluzioni software per stazioni di servizio, come sistemi di controllo e app per programmi fedeltà. Recentemente hanno iniziato a produrre distributori di carburante self-service. Dopo la pandemia, la domanda di distributori di benzina self-service è salita alle stelle. Non c’è da stupirsi che l’azienda stia crescendo così rapidamente.
Addio alla carta
“Sei anni fa, quando sono entrato in azienda, non esisteva letteralmente alcun dipartimento delle risorse umane o un dipendente dedicato. L’intera agenda delle risorse umane, dalle assunzioni alla gestione delle ferie, era conservata in pochi fogli Excel e comunicata via e-mail”, spiega Jenkins.
Ha suggerito all’azienda di acquistare e implementare uno strumento HR per semplificare i propri processi.
Secondo Jenkins, “Tra i diversi strumenti software, Sloneek si è rivelato quello più facile da usare, pensato, collegabile e modulare”.
La direzione dell’azienda ha approvato l’acquisto e ha avviato l’implementazione. Era ora: l’azienda aveva appena iniziato ad assumere nuovi ruoli. Dal 2020 si sono uniti oltre 50 nuovi dipendenti. Sloneek aiuta con le assunzioni dal gennaio 2023. Ora l’azienda acquisirà una filiale con 15 dipendenti.
Sloneek mi risparmia il 30% del mio carico di lavoro. Ho più tempo per le attività di marketing
Digitalizzazione a parte, Sloneek fa risparmiare tempo. Il responsabile delle risorse umane dell’azienda può dedicare il 30% delle ore lavorative di Jenkins ad attività di marketing, invece che a lunghe pratiche burocratiche relative al reclutamento.
“In Sloneek, ogni dipendente aggiorna i propri dati. Non ho bisogno di controllare manualmente nessuno. Invece dei moduli cartacei per la richiesta di ferie che inviavamo a tre diverse filiali in tutto il paese, ora disponiamo di un unico sistema digitale”, spiega Jenkins.
Da quando il reparto Risorse Umane ha preso in carico l’onboarding, anche gli addetti alle paghe e i manager risparmiano tempo prezioso. Tutto quello che devono fare ora è contrassegnare le attività come completate su una lista di controllo condivisa che li aiuta a rimanere aggiornati con gli altri dipartimenti.
Sloneek ha superato tutti i test
In qualità di fornitori IT, le persone di UNICODE SYSTEMS sono molto particolari riguardo alle funzionalità e all’UX di qualsiasi nuovo software che implementeranno.
“Apprezziamo tutto il feedback che abbiamo ricevuto dall’azienda. Ci ha aiutato a rendere il nostro prodotto ancora migliore. Non importa se sei un addetto alle risorse umane o uno sviluppatore di software, fatti avanti e dicci cosa dobbiamo migliorare”, sottolinea Milan Rataj, fondatore di Sloneek e specialista in strategia HR.
Presso UNICODE SYSTEMS l’implementazione ha richiesto solo un giorno. Le settimane successive sono state dedicate alla messa a punto del sistema in base al feedback dei dipendenti.
Un software HR decente offre alla tua azienda un forte vantaggio competitivo
Il tuo sistema HR influenza in modo invisibile ma essenziale il flusso di lavoro e i profitti della tua azienda.
Jenkins: “Se, come azienda tecnologica, vuoi che il tuo specialista IT compili i moduli di richiesta di ferie su carta, fai un’impressione piuttosto strana, non è vero? Vuoi stare al passo con gli altri attori del mercato? Segui i cambiamenti e sii piuttosto veloce. Ciò ti renderà più attraente per i tuoi futuri datori di lavoro e per quelli attuali”.
UNICODE SYSTEMS domina il mercato ceco con il software per le stazioni di servizio. Con l’aumento della domanda di distributori di carburante self-service, l’azienda si sta espandendo all’estero, ha bisogno di propri impianti di produzione e stoccaggio, assume ancora più dipendenti e personalizza i suoi sistemi. A causa della mancanza di sviluppatori nel mercato del lavoro, le aziende competono tra loro per ottenerli. È successo anche a UNICODE SYSTEMS. Hanno perso alcuni dei loro specialisti IT senior a favore della concorrenza.
“Per alcuni, un sistema HR è ancora un’altra app per la pianificazione e la gestione. Ma un sistema HR decente apporta molto più valore: fa risparmiare tempo, migliora la soddisfazione dei dipendenti e supporta un’immagine positiva del marchio. Tutto ciò ti aiuta ad assumere con successo nuove persone e a vendere il tuo prodotto”, spiega Rataj.
Sloneek ha dato il via al processo di digitalizzazione.
Sulla base della loro esperienza positiva con Sloneek, i manager di UNICODE SYSTEMS hanno deciso di assumere un fornitore esterno per aiutarli a digitalizzare i loro processi organizzativi.
“Anche se sei un’azienda IT numero uno nel tuo settore, non c’è da vergognarsi nell’assumere un’altra azienda che offra un prodotto di punta nella sua nicchia. So programmare, ma questo non fa di me un esperto nel campo trattato dal software”, afferma Jenkins.
Ora, UNICODE SYSTEMS si sta preparando a implementare un sistema CMR che semplificherà le sue attività aziendali, raccoglierà i dati dei clienti in un unico posto e aiuterà i suoi manager a gestire i dati in modo efficiente. Dita incrociate!
