Processo di offboarding: Passaggi chiave per un’uscita fluida dei dipendenti e il mantenimento di buoni rapporti
Quando le persone sentono la parola “offboarding”, spesso la associano solo a una formalità amministrativa al momento della partenza di un dipendente. Tuttavia, la verità è che un processo di offboarding ben strutturato può influenzare significativamente non solo la reputazione dell’azienda, ma anche le relazioni con gli ex dipendenti. È un’opportunità per dimostrare professionalità e rispetto, che restano anche dopo la fine della collaborazione.
La fine di un rapporto di lavoro non dovrebbe essere uno sbattere di porte – un processo gestito in modo corretto e sensibile può portare a referenze positive, rafforzare la cultura aziendale e persino aprire le porte a future collaborazioni. L’offboarding non è solo una fine, ma anche un inizio di nuove opportunità.
Cos’è esattamente l’offboarding?
Il processo di offboarding non consiste solo nella restituzione del badge di accesso, del computer e nella firma di documenti. È un processo complesso che inizia molto prima dell’ultimo “cartellino timbrato”. Cosa comprende?
- Graduale trasferimento di compiti e competenze ai colleghi o al successore
- Completamento dei lavori in sospeso
- Restituzione di attrezzature come computer, telefono o strumenti di lavoro
- Consegna di badge di accesso, chiavi, modifica delle password, revoca degli accessi ai sistemi aziendali
- Questionario e colloquio di uscita
- Gestione delle ferie residue ed eventuale compensazione economica
- Liquidazione dell’indennità di fine rapporto
- Documenti (visita medica di uscita, certificazione dei redditi, ecc.)
Quali documenti riceve il dipendente alla fine del rapporto di lavoro?
L’amministrazione e la burocrazia sono inevitabili, è chiaro. Tra i documenti chiave richiesti dalla legge ci sono:
- Certificato di lavoro (noto anche come attestato di servizio)
- Estratto contributivo per la previdenza sociale
- Certificato di redditi imponibili
- Referenza sulle attività svolte, se richiesta dal dipendente
- Attestazione del diritto all’indennità di disoccupazione
Perché un buon offboarding è importante?
Il processo di offboarding crea un quadro per un’uscita dignitosa dei dipendenti. Un sistema HR efficace aiuta a trasferire informazioni chiave, condurre il colloquio di uscita e gestire la restituzione degli strumenti di lavoro. Le carenze in questo processo, invece, possono facilmente danneggiare le relazioni o la reputazione dell’azienda sul mercato del lavoro.
Come può aiutare un buon sistema HR?
Garantendo un processo di offboarding fluido, che rispetta i requisiti legali e, soprattutto, mantiene buoni rapporti con i dipendenti in uscita. Nella scelta di un sistema, concentratevi su soluzioni che pongano l’accento su professionalità, efficienza e trasparenza.
- Impostazione dei processi: Procedure strutturate che comprendono preboarding, onboarding e offboarding, affinché tutti i passaggi siano logici e riducano al minimo il margine di errore.
- Utilizzo di strumenti: Un tool di offboarding facilita notevolmente il monitoraggio degli oggetti restituiti, dei documenti firmati e del trasferimento delle informazioni durante l’intero processo.
- Amministrazione: Una buona soluzione fornisce supporto nella creazione o nell’offerta di modelli pronti all’uso per documenti importanti come l’accordo di risoluzione del contratto o il certificato di lavoro, garantendo che le aziende rispettino i loro obblighi e riducano i rischi.
- Formazione: I migliori strumenti offrono corsi di formazione per i team HR, per aiutarli a gestire al meglio e in modo più efficace le fasi legate alla fine di un rapporto di lavoro – dalle soft skills, come la comunicazione, alla conoscenza approfondita dello strumento stesso.
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