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Preboarding: Come avviare correttamente un nuovo dipendente prima del primo giorno

La maggior parte delle aziende presta molta attenzione al processo di onboarding, ma cosa succede prima che il nuovo assunto inizi a lavorare? È qui che entra in gioco il preboarding (o pre-onboarding) – una fase spesso trascurata ma di fondamentale importanza per l’inserimento di un nuovo dipendente. Un processo di preboarding ben strutturato aiuta a ridurre lo stress legato all’ingresso in azienda e crea le basi per un avvio di successo.

Perché il preboarding è importante?

Immagina di assumere un nuovo collega, firmare il contratto e poi… silenzio. Nessuna informazione, nessun contatto. Il nuovo assunto potrebbe iniziare a dubitare della sua scelta e perdere entusiasmo. Il preboarding risolve questo problema e offre diversi vantaggi chiave:

• Riduce l’incertezza e lo stress – Il nuovo dipendente sa cosa aspettarsi e si sente più sicuro.
• Migliora l’efficacia dell’onboarding – Il dipendente arriva meglio preparato.
• Rafforza la percezione della cultura aziendale – Permette di conoscere l’azienda in anticipo attraverso informazioni essenziali.
• È una fase cruciale nella transizione da candidate experience a employee experience – Influenza la percezione dell’azienda dal primo contatto fino all’inizio del lavoro.

Cosa dovrebbe includere il preboarding?

• Definire i responsabili all’interno del team – Stabilire chi sarà responsabile del nuovo assunto, non solo in HR, ma anche chi sarà il suo “buddy”, ovvero la persona che lo affiancherà nelle prime settimane o mesi.
• Creare una checklist – Per evitare dimenticanze, è utile predisporre una checklist con i compiti chiave e le relative scadenze. Questo aiuta a garantire che tutti i passaggi fondamentali del preboarding vengano completati in tempo e che il nuovo dipendente abbia tutte le informazioni necessarie.
  • La checklist può essere in Excel, Asana, un altro tool o un sistema HR.
  • Assegnare i compiti a persone specifiche – HR, buddy, IT e altri reparti coinvolti.
  • Stabilire le scadenze – I compiti dovrebbero essere completati prima dell’ingresso in azienda.
  • Pianificare l’onboarding dal primo giorno – Definire il piano in anticipo insieme al buddy.
  • Piano del primo giorno – Inviare il programma almeno una settimana prima al nuovo assunto.
• Comunicazione attiva da parte dell’HR – Fornire aggiornamenti regolari al nuovo dipendente su cosa aspettarsi prima e durante il primo giorno di lavoro. Creare template di comunicazione per rendere il processo più semplice.
• Inviare un email di benvenuto con informazioni sul primo giorno, il programma di onboarding e i contatti chiave.
• Accesso a informazioni essenziali – Fornire materiali utili per le prime settimane, come manuale aziendale, organigramma, descrizione della cultura aziendale, FAQ. Si può anche includere un breve video di presentazione del team o del fondatore.
• Semplificare la gestione amministrativa – Firmare documenti e completare pratiche burocratiche richiede tempo che potrebbe essere impiegato in attività più produttive nei primi giorni. Se possibile, gestire tutto online prima dell’ingresso in azienda (almeno inviando una bozza del contratto e altri documenti importanti).
• Preparazione tecnica – Nulla è peggio che iniziare senza accesso all’email o ai sistemi aziendali. Assicurarsi che il nuovo dipendente abbia credenziali di accesso, laptop o altri strumenti di lavoro pronti prima del suo arrivo.

Come può l’HR impostare e automatizzare il preboarding?

Per garantire un preboarding fluido ed efficace, è utile automatizzare il più possibile:

• Utilizzare software HR – I moderni sistemi HR permettono di gestire email di benvenuto automatizzate, firma digitale dei documenti e gestione degli accessi, facilitando la preparazione anticipata di un pacchetto completo di informazioni per il nuovo assunto.
• Portali di onboarding – Creare un portale interno dove i nuovi dipendenti possano trovare tutte le informazioni essenziali, FAQ e contatti HR.
• Promemoria e task automatizzati – I software di gestione delle attività possono ricordare a HR e manager i passaggi critici del preboarding, evitando che dettagli importanti vengano trascurati.
• Comunicazione interattiva – Chatbot o altre piattaforme possono fornire informazioni in modo graduale e rispondere alle domande più frequenti, rendendo il preboarding più scorrevole e meno impegnativo per il team HR.
• Processi standardizzati – Checklist e template di comunicazione rendono il processo più semplice e garantiscono il completamento di tutti i passaggi in tempo.

Conclusione

Il preboarding è una parte essenziale di un’ottima employee experience. Aiuta i nuovi colleghi a sentirsi accolti e preparati prima ancora del loro primo giorno. Investire in questa fase porta un rapido adattamento e una maggiore motivazione. Grazie alla digitalizzazione e all’automazione, il preboarding può essere semplice, efficiente e su misura per le esigenze dell’azienda e dei dipendenti.