Top4sport: da 15 anni, attraverso il suo e-shop, offre attrezzature sportive dei più grandi brand mondiali come Nike, Adidas, Puma, Under Armour e molti altri. Nel 2010 ha iniziato come e-commerce puramente ceco e oggi opera in tutta Europa. Gestire l’agenda HR, quindi, non è affatto semplice. Di come Sloneek abbia aiutato l’azienda ce ne ha parlato Jan Přibyl, Procurement Director di Top4sport.
HR in Top4sport
Come accennato, Top4sport ha alle spalle diverse espansioni di successo, che le hanno permesso di aprire filiali in Germania, Croazia, Francia, Spagna, Svizzera, Austria, Italia, Slovenia, Ungheria, Polonia, Benelux e Grecia. L’aumento del numero di dipendenti e l’espansione verso nuovi mercati hanno portato nuove sfide nella gestione delle risorse umane.
“Ogni filiale gestiva l’agenda HR autonomamente, il che portava a disomogeneità e difficoltà nella condivisione delle informazioni tra i paesi. Questo ci ha spinto a decidere di creare un sistema centrale che unificasse processi come l’assunzione e l’onboarding,” racconta Jan Přibyl, Procurement Director.
La gestione HR in Top4sport è ulteriormente complicata dal fatto che esistono diversi modelli lavorativi. I dipendenti nei negozi lavorano in un regime diverso rispetto a quelli in smart working nei paesi senza uffici fisici, così come rispetto a chi lavora negli uffici.
“Quando hai 1.200 dipendenti con contratti diversi in 15 paesi, mantenere l’ordine nell’agenda HR è davvero una sfida,” spiega Jan Přibyl.
Anche il team HR è distribuito tra diversi paesi: in Repubblica Ceca è gestito da due persone, mentre altre sei si occupano della gestione del personale all’estero.
Il processo di implementazione
In risposta a queste sfide, Top4sport ha deciso di implementare un sistema HR che centralizzasse e standardizzasse i processi in tutte le filiali e paesi.
Gli obiettivi principali erano non solo la centralizzazione dei dati, ma anche l’automazione dei processi e il miglioramento del reporting.
Secondo Jan Přibyl, prima di Sloneek tutta l’agenda veniva gestita in stile “Excel” e c’era bisogno non solo di implementare un workflow automatizzato, ma anche di creare un’interfaccia unica per una gestione più chiara e ordinata. Inoltre, con la crescita aziendale e l’aumento dei dipendenti, le capacità dell’HR stavano arrivando al limite.
Per questo l’azienda ha iniziato a cercare un HRIS (Human Resources Information System), scegliendo tenendo conto non solo del rapporto qualità/prezzo, ma anche del modo di implementazione, della migrazione dei dati e della qualità dell’assistenza clienti. Dopo aver stilato un elenco di requisiti, Top4sport ha selezionato Sloneek, che è stato implementato in poche settimane.
“Il sistema è molto intuitivo, quindi sia noi che i dipendenti abbiamo imparato rapidamente a utilizzarlo,” commenta Jan Přibyl
Risultati e benefici
I responsabili HR di Top4sport hanno iniziato a percepire i benefici dell’HRIS già dopo poche settimane. L’automazione delle attività HR di routine e l’uso intuitivo del sistema hanno portato a un notevole risparmio di tempo e a una riduzione del carico amministrativo. La banca dati centralizzata ha permesso un facile accesso alle informazioni sui dipendenti in tutte le filiali e ha preparato i processi per la futura crescita dell’azienda.
“I moduli che ci sono risultati più utili sono quelli per la gestione delle assenze, delle presenze, dell’onboarding, dei documenti e della registrazione delle attrezzature. Anche i report e il payroll ci hanno fatto risparmiare molto tempo,” elenca i vantaggi Jan Přibyl.
Top4sport utilizza Sloneek da tre anni e mezzo. Quali sono i prossimi obiettivi? Secondo Jan Přibyl, l’azienda prevede di sfruttare maggiormente il modulo di gestione documentale e di ampliare l’uso di Sloneek per i processi di onboarding e hiring.
C’è qualcosa che in Top4sport vorrebbero migliorare nel software HR? Sì. In base all’esperienza maturata, il team HR gradirebbe un miglioramento del reporting, che attualmente non è sufficientemente personalizzabile. Per Sloneek, questo rappresenta un chiaro spunto su cui concentrarsi nello sviluppo futuro dell’applicazione.
“L’implementazione di un sistema HR in Top4sport dimostra quanto un sistema HR centralizzato possa contribuire a una gestione più efficiente in un’azienda internazionale con modelli lavorativi e strutture diversificate. Automazione, processi uniformi e accesso ai dati da qualsiasi luogo sono oggi elementi imprescindibili in un ambiente aziendale dinamico,” conclude Milan Rataj, fondatore di Sloneek.
