Meeting: Come evitare che diventino una perdita di tempo
Il termine meeting oggi è presente in ogni azienda, ufficio o anche nel lavoro da remoto. Ma cosa significa davvero meeting? In questo articolo analizzeremo i diversi tipi di meeting, il loro scopo, le abbreviazioni, le frasi comunemente usate e soprattutto come pianificarli e condurli in modo che abbiano un senso.
Che cos’è un meeting?
Meeting è una parola inglese che indica una riunione, un incontro o una sessione di lavoro. Può svolgersi in presenza (in-person), online (ad esempio tramite Zoom o Google Meet) oppure in modalità ibrida (una parte dei partecipanti è fisicamente in sala, altri si collegano online).
Le aziende utilizzano diverse meeting conference room, sia nei propri uffici che in spazi di coworking.
Quando un meeting ha senso?
- Quando serve prendere decisioni più velocemente.
- Quando è necessario allineare più persone contemporaneamente.
- Quando non basta un’e-mail o un messaggio su Slack.
- Quando bisogna fare un brainstorming.
Al contrario, se una questione può essere risolta con un messaggio veloce o un’e-mail, fallo. Non serve organizzare un meeting che avrebbe potuto essere una mail. Risparmierai tempo.
Un meeting è uno strumento utile solo se è ben preparato, strutturato e con uno scopo chiaro. In caso contrario, diventa un buco nero che divora ore preziose. La prossima volta chiediti: Serve davvero un meeting?
Tipi di meeting e loro significato
|
Tipo di meeting |
Significato |
|---|---|
|
One-on-one meeting (1-2-1 meeting) |
Incontro tra due persone, spesso manager e collaboratore. Ideale per feedback, sviluppo o temi specifici. |
|
All hands meeting |
Riunione aziendale di tutti i dipendenti. Aggiornamenti, visione aziendale, riconoscimenti e talvolta slide su PowerPoint. |
|
Kick-off meeting |
Riunione iniziale di un nuovo progetto. Serve ad allineare il team, definire obiettivi e compiti. |
|
Briefing meeting |
Breve incontro (spesso giornaliero, come lo stand-up ) per scambiarsi rapidamente informazioni importanti. |
|
Steer meeting |
Riunione di coordinamento con il management o gli stakeholder. L’obiettivo è monitorare i progressi e prendere decisioni chiave. |
|
Off-site meeting |
Meeting fuori dall’ufficio, spesso usato per il team building o discussioni strategiche più approfondite. |
Consigli per pianificare un meeting efficace
Un meeting non è semplicemente “vediamoci e vediamo cosa succede”. Il meeting planning è una competenza vera e propria. Per far avanzare i progetti bisogna rispettare alcune regole:
Un meeting efficace:
- Ha un responsabile: chi lo conduce? Quali argomenti? Chi prende nota?
- Ha un meeting schedule chiaro, cioè un piano definito.
- Ha una piattaforma adatta (sala riunioni, Teams, Zoom, Google Meet o altre).
- Ha un obiettivo e un’agenda comunicati in anticipo.
- Ha un numero limitato di partecipanti (solo chi è davvero necessario).
- Prevede meeting notes o un meeting record.
Subito dopo la riunione invia il verbale: tutti devono sapere cosa fare e entro quando.
Etichetta e regole durante il meeting
Alcune semplici buone pratiche mantengono alta l’efficienza:
- Concentrati: non scrivere su Slack, non leggere e-mail. Gli altri se ne accorgono e disturba la riunione.
- Telecamera accesa: anche se a volte scomodo, aiuta la comunicazione e l’attenzione.
- Silenzio di fondo: niente cani che abbaiano, trapani o radio accese. Usa le cuffie e disattiva il microfono quando non parli.
- Puntualità: ogni minuto conta. Aspetta un paio di minuti i ritardatari, poi inizia.
- Abbigliamento appropriato: se lavori da casa, evita pigiama o abbigliamento incompleto. Non sai mai quando potresti doverti alzare all’improvviso.
Esempio pratico: come creare un meeting su Zoom o Google Meet
Zoom:
- Vai su Zoom.us e accedi.
- Clicca su “Schedule a Meeting”.
- Inserisci titolo, data e ora.
- Invia il link ai partecipanti.
Google Meet:
- Apri Google Calendar.
- Clicca su “Crea”.
- Aggiungi “Videoconferenza Google Meet”.
- Invita i partecipanti, aggiungi agenda. Fatto.
Conclusione
Non ogni problema necessita di un meeting. A volte basta un’e-mail veloce, un commento su Figma, JIRA o un messaggio in chat. Ma se il meeting è necessario, facciamolo bene: breve, concreto, rispettoso del tempo altrui.
Un buon meeting può essere uno strumento potente. Uno cattivo? Solo un’ora persa senza follow-up.
