Gestione dei documenti e firme elettroniche: come risparmiare tempo, denaro e nervi
I tempi moderni portano soluzioni moderne. Che tu gestisca una piccola impresa, lavori in un’azienda o gestisca un’impresa, la gestione dei documenti e le firme elettroniche possono semplificarti notevolmente la vita. Contratti persi, pile infinite di documenti e attese delle firme dei colleghi: tutto questo può essere ormai un lontano ricordo. Diamo un’occhiata a come Sloneek può aiutarti a semplificare le tue operazioni quotidiane.
Cos’è la gestione dei documenti e perché è necessaria?
La gestione dei documenti non consiste semplicemente nell’archiviazione dei file in cartelle o file sul computer. Si tratta di un processo sofisticato che ti consente di avere tutto il materiale importante in un unico posto, organizzato in modo chiaro e facilmente accessibile.
La gestione dei documenti in azienda
Ogni azienda lavora con un’enorme quantità di informazioni: fatture, contratti, relazioni, linee guida interne. Il software di gestione dei documenti giusto ti consentirà di centralizzare tutti i tuoi file, garantire un’archiviazione sicura dei dati, condividere documenti con colleghi, clienti o partner in pochi secondi e velocizzare i processi di lavoro grazie alla facile ricerca dei documenti.
Con Sloneek puoi gestire in modo chiaro e sicuro tutto ciò che riguarda i documenti aziendali, in un unico posto. Per proteggere i tuoi dati utilizziamo l’infrastruttura cloud all’avanguardia di AWS (Amazon Web Services), che garantisce protezione dalla perdita di dati ed elevata disponibilità del servizio. Conserviamo tutti i file in un archivio crittografato e ne eseguiamo il backup quotidianamente per evitare perdite o danni. Dimentica confusione e file persi: con il nostro sistema avrai tutto ordinato, protetto come in una cassaforte e sempre a portata di mano.
È necessario inviare una nuova direttiva? Basta un clic e il documento verrà distribuito a tutta l’azienda o solo a un gruppo selezionato. Abbiamo predisposto delle cartelle private per i dipendenti, perché anche i documenti di lavoro a volte devono rimanere segreti. E le ricevute di lettura? Grazie a questa funzionalità non ci saranno più scuse come “Non l’ho visto”: potrai vedere chiaramente chi ha aperto il documento e quando. Inoltre, il sistema monitora la scadenza dei tuoi documenti e si occupa per te dei vecchi contratti e del materiale non necessario.
Modelli di documenti su cui puoi contare
Dimentica di dover compilare manualmente gli stessi moduli più e più volte! Crea modelli per i documenti utilizzati di frequente, con la possibilità di compilazione automatica in base alle informazioni già registrate. È possibile prepararli in modo semplice e veloce, adattarli esattamente alle proprie esigenze e utilizzare un’ampia gamma di parametri. Che si tratti di contratti, moduli o documenti interni, avrai tutto pronto in pochissimo tempo, in modo semplice, efficiente e senza errori.
Non sai come funziona la gestione dei documenti? Prova la nostra demo e avrai la gestione dei documenti gratuitamente.
Firma elettronica: la tua strada verso l’efficienza
Nel mondo digitale odierno non è più necessario perdere tempo a stampare, firmare, scansionare e spedire documenti. La firma elettronica online offre una soluzione rapida, sicura e giuridicamente vincolante, ideale per ogni azienda moderna. Tra i principali vantaggi c’è il risparmio di tempo: firmare un documento richiede solo pochi minuti, anziché giorni di attesa. Un altro vantaggio importante è la riduzione dei costi, poiché si evitano spese di stampa, spedizione e burocrazia. Oltre a tutto questo, è essenziale anche una maggiore sicurezza, poiché le firme elettroniche qualificate e le soluzioni eIDAS ready proteggono i documenti da modifiche non autorizzate e ne garantiscono l’autenticità. E come bonus, meno carta, meno rifiuti e una migliore tutela dell’ambiente. Le firme elettroniche rappresentano una scelta rapida, sicura ed ecologica per ogni azienda.
A cosa serve la firma elettronica?
Una firma elettronica è un’alternativa digitale alla firma manoscritta che:
- Conferma l’identità del firmatario.
- Garantisce che il documento non sia stato modificato dopo la firma.
- È pienamente riconosciuto legalmente all’interno dell’UE grazie al regolamento eIDAS.
- Se utilizzi una firma eIDAS-ready , puoi essere certo che la tua firma soddisfa i più severi standard di sicurezza e sarà riconosciuta in tutti i paesi dell’UE. La firma eIDAS ready è la soluzione ideale per le aziende che necessitano di un elevato livello di affidabilità e certezza del diritto nella cooperazione internazionale.
Quali tipi di firme elettroniche puoi trovare?
Le firme elettroniche non sono tutte uguali: si dividono in tre categorie in base al loro livello di sicurezza e al loro valore legale. Ognuno di essi ha le sue proprietà e i suoi utilizzi specifici.
Firma elettronica semplice
L’opzione più elementare: può trattarsi di una scansione della tua firma autografa, di una firma elettronica o anche di una firma in un’e-mail. Offre un livello di verifica di base, ma non aspettatevi miracoli in termini di protezione dei dati o di valore legale. Ideale per la comunicazione quotidiana in cui il valore legale del documento non è così importante.
Firma elettronica garantita
Qui stiamo iniziando a giocare a un livello più alto. Questa firma è collegata ai dati univoci di una persona specifica e soddisfa standard di sicurezza più rigorosi. Grazie all’eIDAS , si garantisce che il firmatario sia realmente chi dice di essere e che il documento non sia stato modificato dopo la firma. È adatto per contratti, fatture o documenti importanti in cui la certezza del diritto è essenziale.
Firma elettronica qualificata
Il livello più alto di firma elettronica. Viene rilasciato da un fornitore qualificato e, grazie alla certificazione eIDAS, ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Viene utilizzato per le cose più essenziali, ad esempio quando si firmano contratti ad alto valore legale o quando si comunica con autorità e istituzioni.
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Come utilizzare una firma elettronica con l’applicazione Sloneek HR?
Utilizzare una firma elettronica nell’applicazione Sloneek HR è un gioco da ragazzi. Basta caricare un file o creare un documento da un modello. Quindi puoi impostare se è richiesta una firma e selezionare le persone a cui invierai il documento. Queste persone riceveranno una notifica e potranno firmare facilmente il documento direttamente nell’applicazione, con un mouse, un touchpad o con il dito su un telefono cellulare. Infine, verrà generata automaticamente una conferma, in modo da ottenere una firma elettronica in formato PDF.
Gestione dei documenti e firme elettroniche: una connessione rivoluzionaria
La combinazione tra la moderna gestione dei documenti e le firme elettroniche offre possibilità incredibili. Nell’applicazione Sloneek, ottieni un ambiente chiaro e intuitivo che collega entrambi questi mondi. Ciò consente di organizzare i documenti in base a categorie, team o progetti; Firma e condividi documenti PDF online e avrai tutto a disposizione sempre e ovunque: tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet.
La trasformazione digitale inizia da te
Il mondo sta cambiando e le aziende che si adattano alle tecnologie moderne ottengono un notevole vantaggio competitivo. La gestione dei documenti e le firme elettroniche non sono solo una tendenza tecnologica: sono strumenti che ti aiuteranno a crescere, risparmiare e distinguerti nel tuo settore.
Non aspettare, inizia subito! Visita Sloneek e scopri quanto può essere semplice. Prova subito l’app gratuita per la firma elettronica.
