Due giorni di lavoro guadagnati, grazie ai miglioramenti dell’IA   

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Qual è il regalo più bello per chi lavora con passione nel settore HR? Una macchina per la clonazione. O magari un sosia perfetto. Penso che su questo siamo tutti d’accordo. E anche se da Sloneek non possiamo ancora offrirvi qualcosa di così rivoluzionario, abbiamo una proposta che non è da meno: vi regaliamo due giorni lavorativi in più. Non ci credete? 

Quest’anno ci siamo dedicati più volte all’esplorazione dell’efficienza offerta dagli strumenti di intelligenza artificiale. Non c’è da stupirsi, l’innovazione in questo campo avanza più velocemente dei cambiamenti nella legislazione lavorativa ceca. Eppure, vale la pena fermarsi un attimo a riflettere. La fine dell‘anno è il momento ideale per fare un bilancio realistico: dove l’IA sta realmente facendo risparmiare tempo e dove invece serviranno ancora mesi o anni di miglioramento. 

Personalmente, ho attraversato diverse fasi di entusiasmo e delusione quest’anno. Circa un quinto dei processi in cui abbiamo cercato di integrare efficacemente l’IA si è concluso con risultati incerti o insoddisfacenti. Per ora, ho rinunciato a trovare uno strumento con una padronanza perfetta della lingua ceca e un’originalità che vada oltre le istruzioni date. C’è ancora molto lavoro da fare per raggiungere la nostra visione di un assistente guidato dall’intelligenza artificiale, che sia capace di rispondere autonomamente a domande come: “Quanti giorni di ferie mi restano?” oppure “Quando arriveranno i buoni pasto?”.  

D’altra parte, ci sono ambiti in cui il supporto dell’IA è diventato indispensabile per il dipartimento HR, garantendo risparmi di tempo significativi – spesso di decine di ore, a seconda del ruolo e dei processi coinvolti – che ormai rappresentano una realtà irrinunciabile.  

Cosa preparare come base per ogni prompt?  

  • Annunci di lavoro usati attualmente 
  • Informazioni sulla missione e visione aziendale 
  • Elenco dei punti chiave della cultura aziendale 
  • Panoramica dei benefit e delle caratteristiche dell’ambiente di lavoro 

In questo modo, potrai “formare” il tuo modello dell’IA per comprendere al meglio la tua azienda, migliorando significativamente la precisione dei risultati. Per questo motivo, questi materiali non vengono inclusi direttamente nei prompt, poiché si presume che il modello li abbia già assimilati. 

Creazione di annunci di lavoro 

Se hai già una descrizione chiara e ben strutturata per la posizione, ti consiglio di utilizzare ChatGPT per trasformarla facilmente in diversi formati. Se l’annuncio è già stato pubblicato, puoi sfruttare il suo aiuto per creare post accattivanti da condividere sui social media e raggiungere un pubblico più ampio. 

Cosa non dimenticare di includere nel prompt: 

  • Lunghezza del testo in caratteri 
  • Stile – formale, giocoso, divertente, professionale, in gergo 
  • Informazioni da includere e da escludere 
  • Struttura del testo – ad esempio, l’uso di emoji 

Suggerimenti:  

  • Se il testo introduttivo del tuo annuncio è scritto bene, lo stile degli altri formati sarà altrettanto efficace. 
  • La traduzione in inglese migliorerà notevolmente se specifichi quale tipo di linguaggio usare: formale o informale, come quello tipico delle start-up. 
  • Non aver paura di usare ChatGPT come “critico”. Chiedere “Cosa ti ha colpito dell’annuncio?” o “Cosa manca nell’annuncio?” può offrire spunti molto utili.  
  • Se vuoi usare un formato preciso per il tuo annuncio, caricalo come esempio per ChatGPT. 

Sperimenta con il prompt: 

Crea un annuncio per la nostra pagina dedicata alle carriere, utilizzando i materiali che ti invierò in allegato. Inizia con un paragrafo introduttivo che catturi l’attenzione per la posizione ricercata, con un massimo di 250 caratteri, utilizzando un linguaggio vivace e informale. Prendi spunto dagli esempi presenti sul nostro sito www.xyz.it. 

Successivamente, presenta in modo chiaro e strutturato i requisiti per la posizione, utilizzando emoji come punti elenco. 

Confronto di biografie.
Confronto di biografie

Scoring dei CV  

Ti è mai capitato di sfogliare un CV dietro l’altro, con i candidati che si confondono e non riesci più a decidere se un candidato merita di essere messo a sinistra o a destra? O quando le categorie si moltiplicano e ti ritrovi con dieci pile immaginarie? Perché non affidare il compito all’intelligenza artificiale?  

Cosa non dimenticare di includere nel prompt: 

  • Criteri di selezione. Carica l’annuncio o fornisci chiarimenti precisi sui requisiti per il candidato ideale (anni di esperienza, competenze linguistiche, tipo di esperienza, settori specifici).  
  • Definisci il formato di output: vuoi una tabella chiara con tutte le informazioni, un punteggio per ciascun CV, o un riassunto qualitativo delle competenze? La scelta è tua.  
  • Considera anche attività extra-lavorative: se rilevanti, includi premi o riconoscimenti ottenuti dai candidati. Fai in modo che l’IA possa creare una colonna separata per questi dettagli.  
  • Lascia spazio per l’intuizione dell’IA: fai in modo che possa raccogliere i CV che potrebbero sembrare non del tutto in linea con i requisiti, ma che meritano comunque un esame più approfondito.  

 Suggerimenti: 

  • La maggior parte dei modelli linguistici è in grado di gestire file in vari formati. Tuttavia, assicuratevi che il modello linguistico riesca a leggere correttamente, ad esempio, i file PDF senza errori. Un buon test è utilizzare un CV di esempio. 
  • Non esitare a modificare i criteri durante il processo. La vera forza dell’intelligenza artificiale durante la valutazione sta nella possibilità di ordinare i candidati in base a diversi parametri. 
  • Considera la possibilità di errori. Quando si elaborano grandi quantità di file, è normale che possano verificarsi delle criticità. Per questo motivo, è consigliabile far prima rielaborare all’IA diversi file in un unico documento. 

Sperimenta con il prompt: 

Analizza i CV allegati per la posizione descritta nell’annuncio. Crea una tabella strutturata e chiara, in cui ordini i candidati in base alla loro rilevanza. La tabella dovrebbe includere i seguenti criteri: anni di esperienza, conoscenze linguistiche, esperienze in settori specifici e attività extra-lavorative. Assegna un punteggio da 1 a 10 in base alla loro adeguatezza per la posizione. Contrassegna con un’asterisco (*) i candidati che, pur non soddisfacendo i requisiti formali, potrebbero rappresentare comunque dei candidati rilevanti. Inoltre, fornisci un breve riassunto (massimo 300 caratteri, spazi inclusi) dei punti di forza e di debolezza di ogni candidato.  

Creazione delle checklist per l‘onboarding, l‘offboarding e altre attività aziendali 

L’intelligenza artificiale può essere uno strumento utile per creare delle checklist strutturate, che semplificano la gestione dei vari processi aziendali. Che si tratti dell’inserimento di un nuovo dipendente, della conclusione della collaborazione con un membro del team o della gestione di progetti, ChatGPT può preparare un elenco chiaro e personalizzato dei passaggi necessari. 

Cosa non dimenticare di includere nel prompt: 

  • Specifica il tipo di processo: indica se si tratta di onboarding, offboarding, preparazione di una checklist per un evento aziendale o per una conferenza professionale con i colleghi. 
  • Definisci il livello di dettaglio: c’è una differenza tra un semplice elenco e una checklist sofisticata e dettagliata, con stima dei tempi necessari e definizione delle responsabilità. 
  • Decidi se vuoi un elenco universale o una checklist specifica per una determinata posizione, team o reparto. 
  • Definisci la lingua e la formattazione: stabilisci quale formato e stile usare per il documento. 

 Suggerimenti:  

  • Considera le priorità: chiedi all’IA di ordinare i passaggi in base all’importanza o alla sequenza temporale. 
  • Sfrutta modelli già esistenti: se hai delle checklist testate, caricale come esempio per generare nuove versioni. Fai attenzione, alcuni modelli potrebbero non riprodurre correttamente la struttura, causando lacune. 
  • Utilizza ChatGPT per creare best practice: puoi chiedere di creare raccomandazioni per ogni fase del processo, utile soprattutto per i colleghi meno esperti. 
  • Sperimenta con i risultati: prova a generare la checklist sotto forma di tabella, lista o diagramma di flusso. Non sempre il modello sarà perfetto, ma talvolta offre soluzioni sorprendenti. 

Sperimenta con il prompt: 

Crea una checklist dettagliata per l’onboarding di un nuovo dipendente per la posizione descritta nel documento allegato. Inizia con le attività da completare prima dell’ingresso in azienda, prosegui con quelle da svolgere durante la prima settimana e concludi con le azioni previste nei primi tre mesi. Utilizza un linguaggio professionale e accogliente. Per ogni passaggio, specifica il tempo stimato e i colleghi responsabili della sua formazione. 

Generazione delle competenze 

Nel contesto delle posizioni flessibili e di un approccio orientato alle competenze, la definizione delle competenze può diventare un’impresa complessa. A meno che tu non faccia parte di quelle aziende dove si recupera uno skillset obsoleto, che ormai non viene più preso in considerazione. In entrambi i casi, è vantaggioso affidarsi all’intelligenza artificiale. Questo strumento ti aiuterà a elaborare un elenco chiaro e ben strutturato delle competenze richieste, permettendoti di definire in modo preciso i requisiti per il candidato, sia per la discussione interna che come base per il processo di selezione. 

Cosa non dimenticare di includere nel prompt: 

  • Definisci chiaramente cosa intendi per ruoli junior, intermedi e senior. Spesso, questa distinzione non emerge in modo chiaro dall’annuncio. 
  • Specifica se desideri fare distinzione tra hard e soft skills. Mentre la prima categoria è generalmente trattata nell’annuncio, per la seconda dovrai essere più preciso. 
  • Indica quali competenze sono obbligatorie e quali sono “nice-to-have”. 
  • Definisci il formato dell’output: il set di competenze può essere presentato come una tabella con descrizioni, un elenco di priorità o una descrizione leggera e informale del ruolo. 

 Suggerimenti: 

  • Sfrutta l’IA per creare una panoramica organizzata per categorie. Il set di competenze può essere tecnico, comunicativo, manageriale o altre aree specifiche. 
  • Adatta il linguaggio in base al tipo di utilizzo del set di competenze. Ad esempio, il linguaggio delle risorse umane potrebbe non essere adatto per i manager di livello C. 
  • Chiedi all’IA di basarsi su esempi di annunci da piattaforme di recruiting per determinare quali competenze siano le più richieste per quella determinata posizione sul mercato. 

 Sperimenta con il prompt: 

Crea un elenco di competenze (skillset) per la posizione in allegato. Suddividi le competenze in hard skills e soft skills, tenendo conto delle competenze tecniche, manageriali e comunicative, come la leadership, l’empatia interpersonale e l’intelligenza emotiva. Valuta le competenze in base all’importanza su una scala da 1 a 5. Aggiungi una breve descrizione per ciascuna competenza (max 150 caratteri).
Crea un elenco di competenze derivanti dalle skills, suddividendole in competenze chiave e altre competenze. Ogni competenza deve includere il nome, una descrizione dettagliata e il motivo per cui viene considerata una competenza chiave (se lo ritieni necessario, poiché le competenze chiave sono quelle fondamentali per il successo nel ruolo). 

Strumenti AI
Analisi dei dati dell’indagine

Aiuto con i sondaggi: generazione di domande, analisi delle risposte 

Il principale ostacolo per ottenere feedback regolari? Un’agenda quotidiana troppo fitta per il responsabile delle risorse umane. Creare un questionario efficace e pertinente (e sottolineo “efficace” e “pertinente”) e analizzare le risposte sono attività che richiedono tempo e risorse. Questo comporta una minore frequenza e domande meno precise di quelle effettivamente necessarie per i team. Tuttavia, esiste una soluzione alternativa: l’uso dell’IA. 

 Cosa non dimenticare di includere nel prompt: 

  • Definisci chiaramente che tipo di azienda rappresenti. Spesso basta un riferimento al tuo sito web. 
  • Definisci chiaramente l’obiettivo del sondaggio. Cosa vuoi scoprire? La soddisfazione dei dipendenti, raccogliere feedback o suggerimenti per eventuali miglioramenti? 
  • Specifica chi risponderà alle domande: dipendenti ordinari? Management? Tutta l’azienda? 
  • Decidi lo stile delle domande. Devono essere aperte? Chiuse? Devono avere un punteggio? 
  • Definisci l’ambito del sondaggio. 
  • Quando analizzi i risultati, non aver paura dei grafici. Alcuni modelli di IA sono particolarmente bravi nella visualizzazione grafica. 

Suggerimenti: 

  • Spesso si sovrastima la capacità dell’IA di comprendere appieno la realtà della tua azienda. Un ottimo modo per migliorare l’accuratezza dei dati è fornire risultati di ricerche precedenti come input. 
  • L’IA gestisce facilmente anche le domande aperte. Ciò che un tempo sarebbe stato complesso da analizzare, ora risulta semplice. Non devi temere di utilizzare questionari puramente quantitativi, che altrimenti sarebbero difficili da elaborare. 
  • Sperimenta con il riepilogo dei risultati da diverse prospettive. L’IA può presentare i dati su più slide o in un singolo paragrafo, a seconda delle tue preferenze. 

 Sperimenta con il prompt: 

Aiutami a creare 10 domande per un sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti dell’azienda www.xyz.it. Le domande devono essere suddivise in tre sezioni: ambiente di lavoro, leadership, crescita personale. Utilizza un linguaggio semplice e comprensibile. Per ogni domanda, includi le opzioni di risposta su una scala da 1 (completamente insoddisfatto) a 5 (completamente soddisfatto). 

Nella fase di valutazione, riassumi i punti più interessanti in tre paragrafi per ogni categoria. Includi anche un confronto con il sondaggio precedente che ti allego. 

Sorpresa! Sloneek lo fa già da tempo

Potremmo considerarci leader nell’intelligenza artificiale, se non avessimo già offerto tutte queste funzionalità direttamente su Sloneek? Nell’ultimo anno, sono diventate una delle ragioni principali per cui le aziende ci scelgono, con feedback molto positivi. 

I recruiter risparmiano davvero le decine di ore promesse, arrivando a parlare di giorni interi risparmiati per ogni mese. Non perdere tempo, unisciti anche tu alla nostra famiglia, prova la demo di Sloneek e metti fine a tutte quelle attività meccaniche e ripetitive.