Template di e-mail per l’onboarding dei dipendenti: Perché ne hai bisogno?

Siete un HR manager o un recruiter responsabile del reclutamento e dell’inserimento dei nuovi dipendenti nella vostra azienda? Uno dei vostri compiti è creare e inviare un’email di benvenuto ai nuovi assunti? Non vi è del tutto chiaro il concetto di queste email e avete bisogno di aiuto per crearne di efficaci senza troppo sforzo?

Se avete risposto “sì” a una di queste domande, siete nel posto giusto. L’articolo di oggi è dedicato alle email di onboarding per i dipendenti: cosa sono, perché è importante inviarle e come crearle nel modo corretto.
Andiamo subito al punto.

Cos’è un’email di onboarding per i dipendenti?

Un’email di onboarding per i nuovi assunti è una delle prime comunicazioni che inviate alle persone che hanno superato con successo il processo di selezione nella vostra azienda.
Fa parte del processo di inserimento e contiene informazioni di base su tutto ciò che il nuovo lavoro comporta.

Queste persone stanno per diventare ufficialmente vostri dipendenti, e l’invio dell’email di onboarding (new hire onboarding email) segna l’inizio della loro carriera nella vostra azienda.
Queste email vengono solitamente inviate dopo un colloquio andato a buon fine e prima del primo giorno di lavoro.

Lo scopo dell’email di onboarding è accogliere i nuovi dipendenti e fornire loro informazioni su benefit, policy e altri dettagli importanti, come ad esempio il dress code.

Perché dovreste inviare queste email?
Come dovrebbero essere strutturate?
Quali elementi dovrebbero contenere?

Continuate a leggere per scoprirlo.

Perché dovreste inviare un’email a un nuovo assunto?

Inviare un’email di benvenuto a un nuovo dipendente è estremamente importante se volete fare una buona prima impressione fin dal momento dell’inserimento.

Una volta concluso il processo di selezione, i vostri nuovi assunti saranno impazienti di ricevere dettagli sulla loro nuova posizione.

Le email di onboarding sono fondamentali perché aiutano i nuovi dipendenti a conoscere meglio l’azienda e a comprendere le loro responsabilità.

Per questo motivo è importante inviarle: servono a garantire che il nuovo assunto abbia tutte le informazioni necessarie fin dal primo giorno, così da poter iniziare a lavorare con la massima efficienza.

Come creare l’email perfetta per i nuovi dipendenti? I 9 elementi più importanti che non possono mancare

Le email di onboarding per i nuovi assunti devono essere brevi e concise, con un focus sui vantaggi di lavorare nella vostra azienda e una descrizione chiara e dettagliata delle informazioni essenziali.

L’email dovrebbe essere anche personalizzata, per riflettere la cultura aziendale e l’ambiente di lavoro della vostra organizzazione.
Non preoccupatevi: alcune parti possono essere automatizzate. Basta un piccolo intervento da parte vostra – non è necessario riscrivere un’email ogni volta, soprattutto se utilizzate una soluzione HR intelligente e automatizzata.

Non dovrebbe trattarsi di un messaggio generico inviato a ogni nuovo dipendente.

Ecco quindi i nostri suggerimenti con gli elementi fondamentali e tutte le informazioni che la vostra email di onboarding dovrebbe includere:

1. Oggetto dell’email

Prima ancora che il nuovo dipendente apra la vostra email introduttiva, la primissima cosa che vedrà sarà l’oggetto del messaggio.
La riga dell’oggetto è il primo passo per attirare l’attenzione e per generare entusiasmo riguardo alla nuova opportunità lavorativa.

A seconda che vogliate usare un tono più formale o più amichevole, potete scegliere tra questi esempi:

• “Benvenuta a bordo, Emma!”
• “Benvenuto/a in X (nome dell’azienda), tutto il team è felice di averti con noi!”
• “Benvenuto/a nel team, ti aspettano momenti entusiasmanti!”
• “Un caloroso benvenuto da X (nome dell’azienda) e da tutti i tuoi nuovi colleghi!”
• “Saluti da X (nome dell’azienda), nuovi progetti ti stanno già aspettando!”
• “Buongiorno, nuovo dipendente di X (nome dell’azienda)!”

Scegliete un oggetto che rifletta il vostro stile comunicativo e che si adatti al tono dell’email che volete mantenere nei confronti dei nuovi assunti.

2. Nome del dipendente

A seconda della cultura aziendale, potete decidere se rivolgervi al nuovo assunto in modo più o meno formale.
Un’avvertenza importante: assicuratevi sempre di non commettere errori di ortografia nel nome del dipendente. È fondamentale per un processo di onboarding impeccabile.
Un errore di questo tipo potrebbe lasciare una cattiva impressione fin dal primo giorno, trasmettendo un senso di disattenzione e mancanza di rispetto.

Ecco alcuni suggerimenti per rivolgersi correttamente ai nuovi assunti nelle email aziendali:

• Utilizzate saluti adeguati
• Dopo il saluto, includete il titolo e il nome del nuovo dipendente
• Scrivete correttamente il nome
• Usate le maiuscole e la punteggiatura corretta nel saluto
• Nei messaggi successivi, potete passare a saluti più informali se appropriato
• Cambiate il tono solo quando cambia anche il tipo di relazione

Seguendo questi consigli, tutte le vostre email inizieranno con un’introduzione professionale e ben curata.

3. Parole di benvenuto e aneddoti dal colloquio che hanno contribuito alla scelta del candidato – fatelo sentire speciale

Dopo aver salutato adeguatamente il nuovo dipendente, è il momento di scrivere qualche parola di benvenuto legata al nuovo ruolo.
Potete anche menzionare alcuni dettagli interessanti emersi durante il colloquio, che hanno avuto un peso nella decisione di offrire quella posizione al candidato.

Ecco alcune frasi di benvenuto che potete utilizzare:

• “Congratulazioni per aver ottenuto questo ruolo, ottimo lavoro!”
• “Le scrivo per congratularmi con lei per essere stato/a selezionato/a per questa posizione nella nostra azienda.”
• “Siamo lieti di darle il benvenuto tra noi: congratulazioni per essere entrato/a a far parte del nostro team, non vediamo l’ora di lavorare con lei!”

Questa sezione serve principalmente a esprimere l’entusiasmo per l’arrivo del nuovo membro del team e a congratularsi per aver superato con successo il processo di selezione e accettato l’offerta.

Fare riferimento al colloquio specifico con il candidato è sempre un bel gesto: potete citare qualche episodio o qualità che ricordate con piacere.

In realtà, questo è più importante di quanto sembri: molti dipendenti apprezzano sinceramente i segni di riconoscimento, come dimostrano diverse ricerche.
Questo approccio contribuisce anche alla fidelizzazione dei nuovi assunti – quindi tenetelo a mente.

4. Data e orario di inizio del primo giorno di lavoro

Un’altra informazione importante da includere nelle e-mail di benvenuto per i nuovi dipendenti è la data e l’orario del primo giorno di lavoro.
Sicuramente non volete che il nuovo dipendente manchi il suo primo giorno in azienda o sia confuso per mancanza di informazioni.
Per evitare telefonate aggiuntive, ricordatevi di indicare queste informazioni nell’e-mail di onboarding.
Inoltre, è sempre utile fornire dettagli importanti anche per iscritto – è meno probabile che vengano dimenticati o persi.
Qui potete includere anche dettagli come l’orario della pausa pranzo, l’orario di lavoro, gli orari di apertura di alcune strutture e così via.
Fondamentalmente, tutto ciò che il nuovo dipendente potrebbe dover sapere a livello di tempistiche.
Il tempo è denaro – trattatelo con rispetto ed assicuratevi di comunicare in modo chiaro.

5. Codice di abbigliamento

Passiamo ora al tema del dress code o dell’eventuale assenza di regole a riguardo.
A seconda del tipo di azienda in cui lavorate, potrebbe essere richiesto un certo codice di abbigliamento.
Per essere certi che il nuovo dipendente ne sia consapevole sin dall’inizio, è importante includere queste informazioni nell’e-mail di benvenuto.
Questo vale anche se l’argomento è già stato menzionato durante il colloquio.
Per informazioni così fondamentali, è bene assicurarsi che siano comunicate per iscritto.
In generale, una o due frasi sul codice di abbigliamento previsto sono più che sufficienti.
Ad esempio, potrebbe bastare un semplice: “Si prega di notare che il codice di abbigliamento della nostra azienda è x (inserire tipologia).”
Nota a margine: siate delicati nel comunicare queste regole – non volete sembrare scortesi o troppo severi.
Far sentire il nuovo dipendente a disagio è l’ultima cosa che volete fare. Al contrario, mostrate che è un valore aggiunto per l’azienda!
P.S. Potete ignorare questa sezione se la vostra azienda opera completamente da remoto.

6. Descrizione delle mansioni

Un’altra parte importante dell’e-mail di benvenuto riguarda la descrizione delle responsabilità legate al ruolo.
Anche se queste informazioni sono probabilmente già incluse nel contratto che il nuovo dipendente ha firmato o firmerà, è sempre utile riassumere aspettative e compiti.
In questo modo, ricordate al dipendente le sue responsabilità e avete l’occasione di ribadire chiaramente cosa vi aspettate.
In questa sezione potete indicare quali sono le attività quotidiane e mensili, le scadenze da rispettare e le principali aspettative.
Cercate di essere chiari e diretti: non girate intorno all’argomento e andate subito al punto nell’e-mail di benvenuto.

7. Saluto di chiusura

Non dimenticate le buone maniere! Se avete iniziato l’e-mail con parole calorose, è altrettanto importante concluderla con un saluto cordiale.
Assicuratevi quindi che la vostra e-mail termini con un messaggio di chiusura amichevole. Ad esempio:

• “Non vediamo l’ora di collaborare con te.”
• “Siamo felici che tu ti unisca al nostro team.”
• “Cordiali saluti, a lunedì!”
• “Un caro saluto da tutto il team HR.”
• “Cordiali saluti e in bocca al lupo per questo nuovo ruolo.”
• “Un caro saluto, Emma! Io e gli altri colleghi non vediamo l’ora di collaborare con te.”

Qualunque cosa decidiate di scrivere, assicuratevi che lasci una buona impressione. Le persone notano questi dettagli, specialmente quando si tratta del primo impatto.

Non sottovalutatelo – un saluto caloroso alla fine dell’e-mail aiuta il nuovo dipendente a sentirsi davvero accolto.

8. Firma dell’e-mail e dati di contatto

Infine, una volta condivise tutte le informazioni necessarie, è il momento di firmare l’e-mail.
Assicuratevi di usare una forma del vostro nome con cui siete a vostro agio se il dipendente dovesse contattarvi.
Non dimenticate di includere anche il vostro ruolo, in modo che il nuovo dipendente sappia chi gli ha scritto l’e-mail di benvenuto.
Un altro elemento importante sono i recapiti di contatto.
Quando una persona inizia un nuovo lavoro, è normale che abbia molte domande per il responsabile HR o il recruiter.
Per facilitare la comunicazione, ricordate di includere il vostro indirizzo e-mail, il numero di telefono, contatto WhatsApp o Viber, oppure un altro canale preferito.
E questo è tutto!
Con soli 8 passaggi potete creare la perfetta e-mail di benvenuto per i nuovi dipendenti e fare una splendida prima impressione.

Modello di e-mail di onboarding

Ecco un esempio di come potrebbe apparire una e-mail di onboarding. Naturalmente, è importante adattarlo alla cultura aziendale, al genere della nuova persona assunta, ecc. Poiché in Sloneek preferiamo una comunicazione più informale, ecco il nostro esempio:

Oggetto: Congratulazioni e benvenuto/a nel team! 🎉

Ciao [Nome del Nuovo Collega],
è con grande gioia che ti facciamo le congratulazioni ufficiali per aver ottenuto il ruolo di [nome della posizione] presso [nome dell’azienda]!

Hai superato brillantemente il nostro processo di selezione e siamo entusiasti che tu entri a far parte del nostro team.
Tra tutti i bei momenti del tuo colloquio, quello che ci ha colpito di più è stato il tuo/tuoi [inserire dettaglio specifico, es. “modo energico di presentare le idee” oppure “abilità nell’analizzare velocemente le situazioni”].
È stato proprio quello a farci dire: è la persona giusta per noi! 💡

Il tuo primo giorno con noi è previsto per il [data di inizio] alle [ora] presso [indirizzo]. Alla reception ti accoglierà il tuo buddy, [nome del buddy], che ti accompagnerà nei primi giorni e ti farà conoscere tutti gli angoli della nostra azienda.

Cosa succederà il primo giorno?

• Benvenuto ufficiale nel team e visita dell’ufficio.
• Consegna dell’attrezzatura, accessi e tutto il necessario.
• Presentazione del tuo piano di onboarding – chiaro, semplice e senza stress.

Responsabilità del ruolo:
La tua missione principale sarà [principale responsabilità, es. “sviluppo di campagne di marketing online e gestione dei social media”].
Trovi tutti i dettagli e le aspettative nel Job Description in allegato, così avrai tutto a portata di mano.

Cultura aziendale e dress code:
Nel New Hire Handbook allegato, puoi leggere di più sulla nostra cultura aziendale, sui nostri valori e, ad esempio, sul fatto che apprezziamo la comodità nell’abbigliamento (quindi jeans e sneakers vanno benissimo 👖👟).

Un po’ di burocrazia:
Per preparare il tuo contratto e far andare tutto liscio, ti chiediamo di compilare un breve modulo di onboarding [inserisci link/istruzioni – es. “in allegato” oppure “compila online qui: link”].
Più velocemente lo compili, più fluido sarà tutto il processo!

Se hai domande, non esitare a scrivermi a [contatto] o chiamami al [numero di telefono] – sono qui per te!

Siamo entusiasti di iniziare questo percorso insieme e non vediamo l’ora di darti il benvenuto di persona. ❤️

A presto,
Il tuo team [nome azienda]
[nome e ruolo della persona che invia l’e-mail]

Come può Sloneek aiutarti a comunicare con i nuovi dipendenti durante il processo di onboarding?

Ora ti presentiamo Sloneek – un HRIS che renderà il tuo onboarding ancora più fluido. Dai un’occhiata anche alla nostra Onboarding checklist.

Sloneek è un software per la gestione delle risorse umane progettato specificamente per manager, team leader e decisori all’interno delle organizzazioni.
Chiunque voglia ottimizzare i propri processi di lavoro legati alla cultura aziendale sarà più che soddisfatto dell’offerta di Sloneek.

Grazie alle sue ricche funzionalità, la gestione dei contratti e dei documenti è molto più semplice – puoi finalmente dire addio alla burocrazia noiosa e che fa perdere tempo.
È anche più sicuro, perché non invii documenti importanti via e-mail, garantendo così una maggiore protezione dei dati.
Sloneek è anche uno strumento eccellente per la gestione del tempo e delle persone.

Ti aiuterà a spuntare velocemente tutte le attività previste nella checklist di onboarding grazie a modalità di lavoro creative ed efficienti.
E non dovrai smettere di usare Sloneek una volta terminato l’onboarding dei nuovi dipendenti.
Anzi, è proprio il contrario: Sloneek può supportarti durante tutto il percorso in azienda – prima, durante e dopo l’inserimento di nuove persone nel team.

Se tutto questo non bastasse, sarai felice di sapere che il software include numerose integrazioni e che il livello di sicurezza offerto è semplicemente eccellente.

Se tutto ciò ti incuriosisce, non dimenticare di provare la versione di prova gratuita di Sloneek.

Diventa un professionista nell’inviare e-mail di benvenuto efficaci e migliora la cultura aziendale già da oggi

Ora sai perché l’invio di messaggi di benvenuto è una parte importante dell’onboarding, e anche come scriverli per ottenere il massimo effetto.

Quando dimostri fin dall’inizio ai tuoi dipendenti che tieni a loro, sapranno apprezzarlo.
Se ti aspetti rispetto da parte dei tuoi collaboratori, dovresti essere il primo a mostrarlo – è un rapporto reciproco.

Le e-mail di benvenuto per i nuovi assunti sono un perfetto segno di rispetto. Mostrano anche attenzione e cura – qualità che oggi sono molto apprezzate da chi lavora in azienda.