Cosa deve contenere la documentazione HR per dormire sonni tranquilli

Mag 23, 2025 6 minuti di lettura

Quando arriva un’ispezione, una controversia legale o un ex dipendente scontento, un fascicolo ben tenuto diventa un salvagente. E spesso è l’unica prova che dimostra che avete agito correttamente.

In questo articolo esamineremo in modo chiaro e accessibile tutto ciò che deve contenere la documentazione del rapporto di lavoro, dal momento dell’assunzione fino alla sua conclusione. In modo semplice, senza gergo giuridico.

Documenti necessari al momento dell’assunzione

L’assunzione non si limita a una stretta di mano e al primo “ciao” ai nuovi colleghi. Il primo giorno di lavoro? Un’esplosione di firme, per sistemare tutti i documenti fondamentali senza i quali il rapporto lavorativo non può iniziare ufficialmente. Alcuni documenti sono obbligatori per legge, altri variano secondo le prassi aziendali. Tutti insieme costituiscono la base del fascicolo personale del dipendente.

Assolutamente indispensabili

Contratto di lavoro o accordo
Documento chiave per l’avvio del rapporto. Deve essere scritto, firmato al più tardi il giorno dell’ingresso (anche in formato elettronico) e deve contenere almeno: nome e cognome del dipendente, data di inizio, sede di lavoro. Senza queste informazioni è nullo. Altri elementi (es. periodo di prova, salario, durata) non sono obbligatori, ma spesso presenti.
Determinazione salariale (se il salario non è incluso nel contratto)
Se lo stipendio non è specificato nel contratto, deve essere indicato in un documento separato. Differenza tra salario contrattuale e determinazione separata?
Certificato della visita medica d’ingresso
Senza approvazione medica, il nuovo collega non può nemmeno aprire Excel. Dal giugno 2025, sarà facoltativa per la categoria 1 (es. lavoro d’ufficio), ma il datore può comunque richiederla.
Certificato di formazione su salute e sicurezza (BOZP e PO)
Obbligatoria per ogni dipendente. Deve avvenire entro il primo giorno e dev’essere documentata per iscritto.
Consenso al trattamento dei dati personali (GDPR)
Il dipendente ha diritto di sapere quali dati vengono raccolti, perché e come vengono usati. Serve il suo consenso scritto.
Questionario personale
Spesso inviato prima dell’ingresso per preparare la documentazione e inserire i dati nei sistemi HR e paghe. Firmato e archiviato.
Dichiarazione del contribuente (modulo rosa)
Permette al dipendente di richiedere le detrazioni fiscali. Può essere firmata solo per un datore per mese.

Raccomandati

Verbale di consegna – dispositivi, accessi, chiavi
Se non avete ancora un HRIS, questo documento tiene traccia della dotazione aziendale. Utile per evitare problemi alla fine del contratto.
Regolamenti interni – orari, home office, sick days
Ogni azienda ha le sue regole: serve che i dipendenti le conoscano. Se firmate, evitano fraintendimenti. Chi usa un HRIS può automatizzare tutto.
Piano di onboarding e adattamento
Il nuovo arrivato deve sapere cosa aspettarsi e quando. Un piano strutturato aiuta a evitare confusione da entrambe le parti.

Documentazione durante il rapporto di lavoro

Dopo l’assunzione, si aggiungono altri documenti.

Modifiche e integrazioni

Integrazioni al contratto
In caso di cambio orario, mansione o sede, serve sempre un’integrazione firmata.
Richieste di home office, permessi non retribuiti, flessibilità oraria
Da conservare in forma scritta o nel sistema.
Nuovi regolamenti o aggiornamenti + conferma di presa visione
Ogni variazione deve essere formalmente notificata.
Spostamenti di ruolo o trasferimenti interni
Da documentare per mantenere la tracciabilità.

Sviluppo e valutazione

Resoconti delle valutazioni annuali, incontri 1:1
Prova del feedback ricevuto, base per decisioni future.
Piani di sviluppo e formazione individuali
Obiettivi personali e modalità per raggiungerli.
Feedback scritti – elogi e critiche
Utile per valutazioni e pianificazione.
Risultati di sondaggi aziendali (se nominativi)
Se associati a nomi, da conservare nel fascicolo.

Giuridici e sensibili

Accordi su trattenute salariali
Per danni, anticipi o benefit. Devono essere firmati in anticipo.
Accordo di responsabilità per beni aziendali (responsabilità patrimoniale)
Quando il dipendente gestisce beni aziendali.
Lettera di richiamo per infrazioni
Documento ufficiale, utile per eventuali sanzioni o licenziamenti.
Registri infortuni e malattie professionali
Documentazione obbligatoria per legge.
Accordi su lavoro all’estero / modalità ibride
Definiscono le condizioni per lavoro fuori sede o fuori dal paese.
Consenso per uso di foto, video, citazioni in comunicazioni interne/esterne
Deve sapere e approvare come verrà usata la sua immagine o il suo nome.
Clausola di non concorrenza
Per chi ha accesso a informazioni sensibili. Limita l’attività post-contratto, ma deve prevedere compenso e limiti chiari.

Documenti per la cessazione del rapporto di lavoro

Documenti che concludono la collaborazione e aiutano a mantenere ordine e buoni rapporti.

Quando un dipendente lascia l’azienda, è importante che tutto sia chiuso correttamente – per motivi legali, amministrativi e per un congedo equo.

Assolutamente necessari

Lettera di dimissioni / accordo di risoluzione del contratto
La forma di cessazione deve essere sempre scritta e firmata da entrambe le parti.
Certificato di servizio + attestato di lavoro
Documenti obbligatori che il datore di lavoro deve consegnare alla fine del rapporto. Sono richiesti dal nuovo datore di lavoro e dagli uffici pubblici.
Certificato di assicurazione pensionistica
Viene elaborato e inviato dal datore di lavoro all’istituto previdenziale. Il dipendente può richiederne una copia.
Certificato dei redditi imponibili
Serve per il conguaglio fiscale annuale o per la dichiarazione dei redditi del dipendente.
Liquidazione delle ferie, dei benefit e restituzione dei beni aziendali
Il dipendente ha diritto al pagamento delle ferie non godute e deve restituire tutto ciò che gli è stato affidato dall’azienda.

Consigliati

Colloquio di uscita (Exit interview)
Aiuta a comprendere cosa ha funzionato e cosa no. Se condotto con trasparenza, può fornire feedback preziosi.
Protocollo di consegna
Chiarisce cosa viene restituito – dalle attrezzature agli accessi, fino al know-how. Utile per l’HR e l’IT.
Registro di disattivazione accessi e autorizzazioni
Garantisce che siano stati bloccati gli accessi ai sistemi e ai servizi utilizzati dal dipendente.

I documenti relativi al rapporto di lavoro contengono dati personali. E questi devono essere protetti – per legge e per rispetto delle persone con cui collaborate. Che si usi carta, formato digitale o una combinazione di entrambi, ci sono regole fondamentali da seguire, senza le quali si rischiano problemi e sanzioni.

Documentazione cartacea

Deve essere fisicamente protetta, idealmente in armadi chiusi a chiave o in locali accessibili solo a persone autorizzate.
Non deve essere lasciata in giro, sulla scrivania, nella stampante o in raccoglitori accessibili a chiunque.
Va etichettata e ordinata in modo da essere facilmente reperibile, ma non pubblicamente accessibile.

Documentazione digitale

Archiviare solo in sistemi che rispettano i requisiti di sicurezza e legali, preferibilmente con crittografia, gestione dei permessi e tracciabilità delle modifiche.
Impostare gli accessi in base ai ruoli – HR, payroll, manager. Nessun altro dovrebbe poter accedere.
Eseguire regolarmente backup e aggiornamenti della sicurezza per proteggere i dati.

Archiviazione e distruzione

Alcuni documenti vanno conservati per 10 anni (es. contratti di lavoro), altri anche fino a 30 anni (es. buste paga, registri previdenziali).
Trascorso il periodo, devono essere distrutti in modo sicuro – sia in formato cartaceo che digitale.
Conservare dati “per sicurezza” è contro le regole. Tenete solo ciò che è strettamente necessario e giustificabile.

Cosa non dovrebbe esserci nel fascicolo personale (o solo con consenso)

Raccogliete solo ciò che è davvero necessario. Nient’altro.

Il GDPR non vuole raccoglitori stracolmi di inutili scartoffie. Le regole sono chiare: trattate solo ciò che è essenziale per lo svolgimento del lavoro. Se avete dubbi, meglio chiedere o ottenere un consenso scritto.

Copia del documento d’identità
Senza consenso esplicito del dipendente, è vietato conservarla. È sufficiente verificarne l’identità dall’originale e annotarlo.
Copia del certificato di nascita o dei figli
Conservabile solo se necessaria per detrazioni fiscali e solo con consenso.
Foto e video dei dipendenti
Da usare su sito web, brochure o materiali di reclutamento solo previa firma di consenso informato. Dev’essere volontario.
CV e lettere motivazionali
Dopo l’assunzione, spesso non servono più. Conservate solo ciò che ha ancora valore, il resto va eliminato con cura.
Registrazioni da sistemi di monitoraggio (GPS, telecamere ecc.)
Trattabili solo con interesse legittimo e sempre informando i dipendenti su cosa, dove e perché viene monitorato.
Certificato penale
Se richiesto dalla normativa per alcune posizioni, il dipendente lo presenta per visione. Non deve essere copiato né conservato a lungo termine, salvo specifico obbligo di legge.

Mantenere ordine tra contratti, protocolli, allegati e scadenze di conservazione non è ossessione. È la base di una gestione HR ben organizzata, che sa cosa fa. Vi sarà utile in caso di ispezioni, controversie o decisioni quotidiane.

E se per ora siete sommersi da carta, cassetti e fogli Excel? Nessun problema. L’ordine si può fare in qualsiasi momento – soprattutto se avete uno strumento che lo rende tutto più semplice. Come Sloneek.