Come ridurre l’assenteismo dei dipendenti con una migliore gestione HR

L’assenza dei dipendenti può creare un vero caos all’interno di un team, soprattutto quando inizia a diventare frequente. Ma una gestione HR intelligente può essere di grande aiuto. Con Sloneek, hai tutti i dati ben organizzati a portata di mano – risparmiando nervi, tempo e anche il budget aziendale.

Perché i dipendenti si assentano?

La definizione di assenteismo sul lavoro è semplice: si tratta di una situazione in cui il dipendente non è presente sul posto di lavoro. I motivi possono essere diversi, ma i più comuni sono malattie e problemi di salute. Tuttavia, possono esserci anche difficoltà nella vita privata o una bassa soddisfazione lavorativa.

Assenza giustificata

Le assenze vengono generalmente suddivise in due categorie – giustificate e non giustificate.

Un’assenza giustificata è quella che il datore di lavoro conosce e approva. Significa che il dipendente non si presenta al lavoro per un motivo valido e riconosciuto – e l’ufficio HR ha tutto sotto controllo, documentato e approvato.

Quali situazioni rientrano?

• Malattia o quarantena – un classico. Il dipendente presenta il certificato medico e il sistema sa cosa fare.
• Ferie – approvate e meritate! Sole, relax e Sloneek registra tutto con precisione.
• Assistenza a un familiare – perché a volte bisogna stare più in casa che in ufficio.
• Congedo di maternità o parentale – un nuovo ruolo nella vita, che il sistema HR tiene in considerazione.
• Lutto familiare – una situazione triste ma prevista dalla legge.

Suggerimento: perché tenere sotto controllo le assenze giustificate?

Controllare le assenze giustificate può sembrare un dettaglio, ma in pratica è la chiave per un team che funziona. Perché, diciamolo: caos nelle assenze = caos sul lavoro. Con una buona organizzazione, i manager possono pianificare meglio i turni e distribuire le attività. Semplicemente perché sanno su chi possono contare.

E la parte migliore? Sloneek lo gestisce in modo impeccabile. I dipendenti possono richiedere giorni di assenza online, senza scambi di email infiniti. Tutto è tracciato, approvato e accessibile con pochi clic. L’ufficio HR ha così i dati pronti per report, calcoli e monitoraggio del tasso di assenteismo. In breve: quando l’assenza è segnalata e documentata correttamente, tutto fila liscio – senza stress o confusione.

Assenza non giustificata

Un’assenza non giustificata è invece quella in cui il dipendente non si presenta al lavoro senza informare o senza fornire un motivo accettabile. E qui iniziano i problemi – da decurtazioni di stipendio fino a provvedimenti disciplinari.

Un problema che può portare al licenziamento

L’assenza non giustificata è considerata una grave violazione del rapporto di lavoro. Nei casi estremi, può essere interpretata come una violazione grave della disciplina e comportare il licenziamento immediato. L’assenza improvvisa influisce negativamente sulla collaborazione del team – i colleghi non sanno cosa sta succedendo, devono improvvisamente assumersi altri compiti, e tutto ciò mina la fiducia e il buon clima sul posto di lavoro.

Per poter reagire correttamente – con un richiamo o una lettera di licenziamento – è fondamentale avere ogni assenza non giustificata tracciata in modo preciso e documentato. Ed è proprio qui che entra in gioco il nostro partner HR di fiducia – Sloneek.

I casi ripetuti di assenza non giustificata possono costituire motivo di licenziamento. Il datore di lavoro deve però agire nel rispetto del codice del lavoro: avvisare il dipendente per iscritto, registrare con precisione le assenze e raccogliere le prove delle ripetizioni. Inoltre, è necessario dare al dipendente la possibilità di spiegare la propria situazione e giustificare eventualmente l’assenza.

Sloneek ti aiuta anche con le assenze non giustificate

Sloneek consente di rilevare, registrare e affrontare tempestivamente le assenze non giustificate prima che diventino un problema serio. Grazie a un registro chiaro, tutto viene salvato automaticamente – incluse le reazioni del datore di lavoro. Dimentica domande come: “Chi se n’è occupato?” o “Quando è successo?”

Tutta la documentazione è in ordine: lettere di richiamo, avvisi, documenti per il licenziamento se necessario. E anche le statistiche per la direzione, che mostrano chiaramente se si tratta di un caso isolato o di un modello ricorrente.

Sloneek ti offre strumenti chiari per:

• Monitoraggio del tasso di assenteismo – sai esattamente chi è assente, quando e quanto spesso
• Calcolo dell’assenteismo – con i dati puoi analizzare trend e intervenire in tempo
• Definizione di una politica coerente – niente eccezioni disordinate, ma regole chiare

Grazie a tutto ciò puoi riconoscere velocemente situazioni di assenteismo eccessivo, offrire supporto, oppure – se necessario – preparare una lettera di richiamo o un modello di licenziamento in linea con la normativa.

Quando l’assenteismo diventa un problema?

Monitorare regolarmente l’assenteismo aiuta a scoprire problemi nascosti – e quando hai le assenze sotto controllo, risparmi tempo, stress e denaro.

Ti stai chiedendo come calcolare il tasso di assenteismo? È semplicissimo. Sommi il numero di ore o giorni in cui i dipendenti sono stati assenti e poi dividi questo numero per il totale delle ore o dei giorni lavorativi previsti. Il risultato lo moltiplichi per cento – ed ecco la percentuale di assenze. Oppure puoi semplicemente aprire l’applicazione Sloneek. Tutti i dati sono lì, ben organizzati in grafici chiari e accessibili senza fatica. Bastano pochi clic e sai subito come sta andando la tua azienda – se puoi rilassarti o se è il momento di intervenire con un piano d’azione.

In generale, se il calcolo ti restituisce un valore tra l’1 e il 2 %, puoi stare tranquillo. Le persone si prendono giustamente ferie o si riprendono da un raffreddore – tutto nella norma. Ma se i numeri salgono al 3 o 4 %, è bene prestare attenzione. Potrebbe indicare un aumento delle malattie, stress più elevato o condizioni lavorative peggiorate che meritano di essere approfondite. E se l’assenteismo supera il 5 %, è un chiaro segnale che qualcosa non va. Magari nel team c’è un cattivo clima, le persone sono sovraccariche o manca una buona organizzazione del lavoro.

Come Sloneek aiuta a ridurre l’assenteismo?

Sloneek non è solo una tabella con bei colori. È un’app HR che calcola automaticamente le assenze e ti avvisa quando qualcuno supera i limiti. Consente a manager e dipendenti di visualizzare le presenze in tempo reale. Conserva tutto in un unico posto – dalle politiche sull’assenteismo fino ai documenti di cessazione del rapporto di lavoro.

E la cosa migliore? Libera tempo agli specialisti HR, che così possono concentrarsi su ciò che conta davvero: prendersi cura delle persone, non delle scartoffie.