Modello di e-mail di onboarding dei dipendenti: perché ne hai bisogno

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Sei un responsabile delle risorse umane o un reclutatore responsabile del reclutamento e dell’inserimento di nuovi dipendenti nella tua azienda?

Uno dei tuoi compiti è creare e inviare un’e-mail di benvenuto per i nuovi assunti?

Non hai ben capito l’idea alla base e hai bisogno di una guida su come creare e-mail efficaci senza troppi sforzi?

Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è , sei nel posto giusto.

L’articolo di oggi si concentra sulle e-mail di onboarding dei dipendenti: cosa sono, perché è importante inviarle e come crearle.

Andiamo subito al dunque.

Cos’è un’email di onboarding dei dipendenti?

Un’email di onboarding dei dipendenti è una delle prime email che invii alle persone che hanno superato con successo il processo di selezione nella tua azienda.

Fa parte del processo di onboarding dei nuovi dipendenti e include informazioni essenziali su tutto ciò che comporta il loro lavoro.

Queste persone sono ora tuoi dipendenti e l’invio di email di onboarding dei nuovi dipendenti segna ufficialmente l’inizio della loro carriera nella tua azienda.

Tali email vengono solitamente inviate dopo un processo di colloquio di successo (se l’email aziendale non è ancora stata stabilita, puoi utilizzare uno strumento di ricerca email per inviare le email) e prima del primo giorno di lavoro.

Lo scopo di un’email di onboarding è dare il benvenuto ai nuovi dipendenti e fornire loro informazioni sui loro benefit, policy e altre informazioni importanti, come ad esempio il dress code.

Perché dovresti inviare queste email? Come dovrebbero essere? Quali elementi dovresti includere?

Continua a leggere per scoprirlo.

Perché dovresti inviare email di onboarding dei dipendenti?

Inviare un’email di benvenuto a un nuovo dipendente è estremamente importante se il tuo obiettivo è fare una buona impressione fin dall’inizio.

Una volta terminato il processo di reclutamento, i tuoi nuovi dipendenti cercheranno pazientemente i dettagli sul loro nuovo ruolo.

Le email di onboarding dei dipendenti sono importanti perché aiutano i nuovi dipendenti a conoscere meglio l’azienda e a comprendere quali sono le loro responsabilità.

Devi quindi inviarle per assicurarti che abbiano tutte le informazioni necessarie fin dall’inizio in modo che possano iniziare a lavorare subito con la massima efficienza.

Come creare le email perfette per i nuovi dipendenti? 9 elementi essenziali

Le email di onboarding dei dipendenti devono essere brevi e concise, con un’enfasi sui vantaggi di lavorare nella tua azienda e dettagliando tutte le informazioni necessarie.

L’email deve anche essere personalizzata, in modo da riflettere la cultura aziendale e l’ambiente di lavoro della tua organizzazione.

Non deve essere solo un’email generica inviata a ogni nuovo dipendente.

Ecco i nostri elementi essenziali suggeriti con tutte le informazioni che le tue email di onboarding dei nuovi dipendenti devono includere:

1) Oggetto dell’e-mail

Prima che il tuo nuovo dipendente apra la tua email di presentazione, la prima cosa che vedrà sarà l’oggetto dell’email.

L’oggetto dell’email è il primo passo per raggiungere questo obiettivo, nonché per creare entusiasmo attorno alla nuova offerta di lavoro.

A seconda che tu voglia sembrare formale o amichevole, potresti usare alcuni di questi esempi:

  • “Benvenuta a bordo, Emma!”
  • “Benvenuta in X (nome dell’azienda), tutto il team è felice di averti!”
  • “Benvenuta nel team, ci aspettano tempi entusiasmanti!”
  • “Un caloroso benvenuto da X (nome dell’azienda) e da tutti i tuoi nuovi colleghi!”
  • “X (nome dell’azienda) ti saluta, nuovi progetti ti aspettano!”
  • “Buongiorno, dipendente X (nome dell’azienda)!”

Scegli un titolo che rifletta il tuo stile di comunicazione e il formato e-mail che desideri mantenere con i tuoi nuovi dipendenti.

2) Nome del dipendente

A seconda della cultura aziendale, potresti scegliere di rivolgerti al nuovo dipendente in modo più o meno formale.

Nota importante: assicurati sempre di non commettere errori di ortografia nel nome del dipendente per offrire un’esperienza di onboarding il più impeccabile possibile. Un simile errore di ortografia potrebbe lasciare una cattiva impressione sui tuoi nuovi dipendenti fin dal primo giorno.

Inoltre, potrebbe mostrare un segno di mancanza di rispetto e scarsa attenzione ai dettagli.

Ecco alcuni suggerimenti su come contattare correttamente i tuoi nuovi dipendenti nelle e-mail della tua azienda:

  • utilizza il saluto appropriato
  • fai seguire il saluto dal titolo e dal nome di un nuovo dipendente
  • scrivi correttamente il suo nome
  • usa le maiuscole e la punteggiatura nel saluto
  • passa a saluti più informali nelle e-mail successive, quando opportuno
  • cambia il saluto solo quando cambia il tuo rapporto

Quando utilizzi questi suggerimenti, tutte le tue e-mail inizieranno con una presentazione appropriata.

3) Parole di benvenuto e momenti salienti dell’intervista che hanno contribuito all’ottenimento del ruolo da parte del nuovo assunto: dai un motivo per sentirsi speciali

Dopo aver parlato al tuo nuovo assunto nel miglior modo possibile, è il momento di condividere alcune parole di benvenuto riguardo al nuovo ruolo.

Insieme a ciò, potresti menzionare alcuni dei momenti salienti del processo di colloquio che hanno contribuito a far sì che i nuovi dipendenti ottenessero questa particolare posizione.

Per quanto riguarda le belle parole di benvenuto, potresti dire qualcosa come:

  • “Congratulazioni per aver ottenuto questo ruolo, ben fatto!”
  • “Ti scrivo per congratularmi con te per aver ottenuto questa posizione nella nostra azienda”
  • “Sono lieto di congratularmi con te per essere diventato nostro dipendente: benvenuto nel team e non vediamo l’ora di averti a bordo!”

Questa parte riguarda l’espressione del tuo entusiasmo per l’accoglienza dei nuovi membri del team e congratulazioni per aver superato con successo il processo di reclutamento e accettato l’offerta di lavoro.

Quando si tratta di tornare al colloquio con questo particolare dipendente, è sempre bello menzionare alcuni momenti salienti che ricordi.

Questo è in realtà più importante di quanto pensi poiché molti dipendenti attribuiscono grande importanza al riconoscimento, secondo la ricerca. Ciò contribuisce anche alla fidelizzazione dei nuovi dipendenti, quindi tienilo a mente.

4) Data e ora di inizio della giornata lavorativa

Un’altra informazione importante da includere nelle email di benvenuto per i nuovi dipendenti è la data e l’ora di inizio della giornata lavorativa.

Di sicuro non vuoi che il tuo nuovo dipendente perda il suo primo giorno in azienda o che sia confuso perché non ne è stato informato.

Se vuoi risparmiarti chiamate extra, assicurati di includere questi dettagli nell’email di onboarding per i nuovi dipendenti.

Inoltre, vale sempre la pena comunicare i dettagli importanti per iscritto: c’è una minore possibilità che vengano persi o dimenticati.

Qui, puoi anche includere dettagli come gli orari della pausa pranzo, gli orari di ufficio, quando sono aperti determinati servizi e così via.

Fondamentalmente, tutto ciò che il tuo nuovo dipendente potrebbe aver bisogno di sapere in termini di tempo.

Sappiamo che il tempo è denaro, quindi trattalo con rispetto e sii comunicativo al riguardo.

5) Dress code

Passiamo ora al dress code o alla sua mancanza.

A seconda del tipo di azienda in cui lavori, il tuo posto di lavoro potrebbe richiedere un certo dress code.

Per essere sicuro che il tuo nuovo dipendente riconosca subito il dress code corretto, devi includere i dettagli al riguardo nell’e-mail di benvenuto.

Questo requisito si applica anche se questo argomento è stato sollevato durante il colloquio di lavoro.

Con informazioni chiave come queste, dovresti assicurarti di comunicarle per iscritto nella tua e-mail di benvenuto.

In generale, qualsiasi frase tra 1 e 2 sul dress code previsto dovrebbe essere più che sufficiente.

Infatti, un semplice “Si prega di notare che il dress code della nostra azienda è x (indica il dress code)” dovrebbe funzionare.

Nota a margine: sii rispettoso nel modo in cui comunichi qual è il dress code: non vuoi offendere nessuno o sembrare maleducato o esigente.

Far sentire male il tuo nuovo dipendente come parte del pacchetto di benvenuto è l’ultima cosa che vuoi. Invece, mostragli che è una risorsa preziosa!

P.S. Se la tua azienda opera esclusivamente in modalità remota, puoi ignorare questa parte.

6) Descrizione delle responsabilità

Andando oltre, una parte significativa dell’e-mail di benvenuto inviata ai nuovi assunti è quella che delinea le responsabilità del ruolo.

Sebbene queste informazioni siano molto probabilmente già presenti nel contratto che il nuovo assunto ha o deve ancora firmare, è sempre bene scrivere alcuni paragrafi con le aspettative e le responsabilità.

In questo modo non solo ricorderai al nuovo assunto le sue responsabilità, ma avrai anche la possibilità di comunicare ancora una volta le tue aspettative in modo chiaro e coerente.

In questa sezione, potresti scrivere alcune frasi su quali sono le attività giornaliere e mensili, quali sono le scadenze e cosa ci si aspetta dal nuovo assunto.

Cerca di essere diretto e chiaro sulle responsabilità: non girarci intorno e vai dritto al punto nella tua e-mail di benvenuto.

7) Saluto gentile

Andando avanti, non dimenticare le buone maniere!

Se hai iniziato un’e-mail con delle parole di benvenuto calorose, è altrettanto importante concluderla correttamente.

Per fare questo, assicurati che il tuo modello di e-mail termini con un saluto gentile. Potrebbe essere qualcosa del tipo:

  • “Non vediamo l’ora di lavorare con te”
  • “Siamo entusiasti che tu ti sia unito al nostro team”
  • “Cordiali saluti e ci vediamo lunedì”
  • “Cordiali saluti da tutto il team delle risorse umane”
  • “Cordiali saluti e buona fortuna per il tuo nuovo incarico”
  • “Cordiali saluti, Emma! Io e altri colleghi non vediamo l’ora di lavorare a stretto contatto!”

Qualunque cosa tu decida di dire, assicurati che lasci una buona impressione.

Le persone prestano attenzione a questo tipo di cose, soprattutto quando stai solo facendo le tue prime impressioni.

Non trascurarlo e concludi le tue e-mail di onboarding per i nuovi assunti con dei saluti appropriati: faranno davvero sentire bene il tuo nuovo dipendente!

8) Firma e-mail e informazioni di contatto

Infine, una volta inserite tutte le informazioni necessarie, è il momento di firmare la tua e-mail.

Quando lo fai, assicurati di firmare utilizzando la versione del tuo nome con cui sei d’accordo che un nuovo dipendente ti parli.

Inoltre, assicurati di includere il tuo titolo di lavoro, in modo che il nuovo assunto sappia chi gli ha appena inviato un’e-mail di benvenuto per i nuovi dipendenti e possa anche riconoscerti.

Un altro elemento importante da includere sono alcuni dettagli di contatto.

Quando le persone iniziano un nuovo lavoro, di solito tendono ad avere molte domande da porre al loro reclutatore o responsabile delle assunzioni.

Per rendere la comunicazione fluida e semplice, non dimenticare di includere le tue informazioni di contatto, come indirizzo e-mail, numero WhatsApp o Viber o qualsiasi altro tipo di comunicazione alternativa.

E questo è tutto!

In soli 8 passaggi, puoi creare le e-mail di onboarding perfette per i nuovi dipendenti e inviare messaggi che lasciano un’ottima impressione.

Come Sloneek può aiutarti a comunicare con i tuoi nuovi dipendenti durante il processo di onboarding

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Ora sai perché inviare messaggi di benvenuto è una parte fondamentale dell’onboarding, e anche come scriverli per ottenere la massima efficacia.

Quando mostri ai tuoi dipendenti che tieni a loro fin dall’inizio, ti apprezzeranno.

Se ti aspetti rispetto dai tuoi dipendenti, dovresti dimostrarlo anche a loro: funziona in entrambi i sensi.

Le email di benvenuto per i nuovi dipendenti sono un perfetto segno di rispetto. Mostrano anche attenzione e preoccupazione, qualcosa che i dipendenti apprezzano molto oggi.