Automazione HR: 6 consigli per risparmiare tempo e denaro

La domanda sul perché il settore non riesca ad adottare l’innovazione in modo sufficiente è ormai da anni il principale argomento degli specialisti HR. Ma il classico “non c’è tempo” non basta come risposta. Un esempio tipico? Molti professionisti senior passano ore preziose a svolgere attività puramente esecutive che l’automazione avrebbe potuto sostituire già da tempo. Senza generalizzare, credo che in ogni azienda fino al 20% del tempo lavorativo delle risorse umane resti “inutilizzato”.

Scopriamo insieme 6 aree chiave in cui si nasconde questo potenziale. Proprio qui l’automazione HR può avere un ruolo cruciale per ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre le attività ripetitive.

Fondamenta: un HRIS all-in-one come assistente digitale

Il lavoro delle risorse umane si basa principalmente sulle persone. L’amministrazione è una necessità per far funzionare tutto, ma dove possibile va affidata alle macchine. Grazie agli strumenti di automazione HR e alla tecnologia dedicata, le attività amministrative possono essere ottimizzate, migliorando la gestione complessiva.

Solo l’automazione può generare dati in quantità sufficiente per supportare decisioni strategiche su struttura e competenze dei team, e aumentare il valore aggiunto del lavoro HR.

La ripetizione è madre della saggezza, quindi vale la pena ricordarlo: per automatizzare, è necessario prima digitalizzare.

Non si può pensare all’automazione se la maggior parte dei processi si svolge ancora con carta e penna o tramite documenti e tabelle Excel.

Non puoi fare progressi senza un HRIS. Ma quale scegliere?
Fondamentalmente, servono due criteri:

1. Sistema all-in-one: più sistemi significano spesso duplicazioni di dati. Se devi aggiornare il cognome di una collega sposata in diversi software, è tempo di cambiare.
2. Connettività API: il sistema deve potersi integrare con strumenti digitali esterni – gestione tempo, attività, comunicazioni. L’integrazione via API dovrebbe essere uno standard. Se manca, aumenta il rischio di aggiornamenti manuali e inefficienze.
3. (Facoltativo ma utile): un HRIS in cloud, come servizio SaaS. Oggi è la scelta più pratica, soprattutto se usato anche dai dipendenti.

Perché prestare attenzione all’automazione proprio ora?

Domanda lecita. Oltre al classico “è inutile sprecare tempo”, c’è un contesto più urgente: l’anno prossimo il tempo sarà ancora più limitato. Le aziende bloccate su problemi irrisolti rischiano di essere paralizzate dalla pressione.

Ricorda la regola d’oro: nelle HR si lavora molto anche nei periodi calmi. Nei momenti di cambiamento, il lavoro triplica. Ogni variazione aziendale si riflette immediatamente nei processi HR, e il tempo richiesto cresce in modo esponenziale. Software moderni con notifiche automatiche e flussi documentali possono ridurre i tempi di risposta e prevenire il sovraccarico.

Variazioni nei team significano onboarding e offboarding moltiplicati. In questi casi, il tempo è davvero un lusso.

Cosa può fare l’automazione per te?

Implementare un flusso automatizzato non solo fa risparmiare tempo, ma migliora le decisioni e riduce i rischi legati alla compliance.

1. Aumenta l’efficienza
2. Libera tempo per attività creative e strategiche
3. Riduce gli errori
4. Migliora la collaborazione interna
5. Migliora l’esperienza del candidato con il tuo HR

Come approcciare l’automazione in modo sistematico?

• Identifica i processi ripetitivi e scomponili in passaggi logici
• Trasformali in valore economico, considerando il tempo lavorativo investito
• Scegli i dieci più costosi e analizza passo dopo passo dove sta il tuo vero valore aggiunto

Attività come “inoltrare, compilare, scrivere bozze, controllare da una lista” sono le prime da affidare a un processo automatizzato.

Dove si trovano ore e soldi persi a ogni passo?

Annunci di lavoro

Creare un annuncio per una nuova posizione, elencare i requisiti richiesti, aggiungere informazioni dettagliate sulla cultura aziendale e l’elenco dei benefit. L’utilizzo di un sistema di tracciamento delle candidature (ATS) può migliorare significativamente l’esperienza dei candidati e ampliare il bacino di talenti. Per massimizzare la portata e coinvolgere in modo più efficace, crea video-annunci che mostrino l’ambiente dinamico della tua azienda. Pubblicali non solo sui portali di reclutamento, ma anche su canali interni e social media aziendali. Condividi gli annunci anche in rete con i tuoi contatti, utilizzando un biglietto da visita digitale con i link rilevanti.

Poi, valuta i candidati quotidianamente, in modo che non debbano attendere troppo a lungo una risposta.

Se pubblichi uno o due annunci al mese, non è un grosso problema. Ma immagina di lavorare in un’azienda che apre decine di posizioni ogni mese. Ogni mese pubblichi, inserisci e spesso anche disinserisci decine di candidati.

In questi casi, un processo automatizzato e ben configurato è essenziale. Le ore spese nei processi aumentano esponenzialmente – e chi sa quanto possono diventare impazienti i manager in attesa del loro candidato strategico capisce bene che nessuno vuole passare le serate correggendo annunci.

5 attività da automatizzare per prime:

• Generazione delle competenze richieste e descrizione del ruolo in base alla posizione
• Completamento degli annunci – info base sull’azienda, profilo del recruiter
• Condivisione sui portali di recruiting via API
• Pubblicazione sul sito carriera aziendale
• Valutazione dell’efficacia dell’annuncio

Screening dei CV e priorità dei candidati

I tempi cambiano: le situazioni in cui una posizione riceveva solo poche candidature sono probabilmente un ricordo. Chi ha mai gestito più offerte di lavoro confermerà quanto sia difficile tenere ordine tra i CV e ricordarsi i dati base dei candidati – anche solo per una posizione. Figuriamoci con più ruoli aperti.

È qui che entrano in gioco i flussi automatizzati e gli algoritmi predittivi per il recruiting, che migliorano la gestione dei profili e il tracciamento dei candidati.

Non c’è nulla di peggio che dover inviare a decine di candidati richieste di informazioni mancanti, conferme di ricezione del CV, dare feedback, valutarli, identificare i più promettenti e magari anche preparare una valutazione pre-assunzione.

Uno screening mal gestito può essere un momento critico: rischi di perdere un talento o di riconoscerlo… e cederlo alla concorrenza che è più veloce o ha processi più fluidi.

5 attività da automatizzare per prime:

• Richiesta automatica delle informazioni mancanti
• Prioritizzazione dei candidati secondo criteri chiari
• Comunicazione automatica con i candidati più promettenti
• Analisi della feedback dei candidati (velocità, modalità)
• Assessment pre-assunzione, invio e valutazione dei task

Onboarding / Offboarding

La preparazione e la pianificazione dell’onboarding rappresentano il momento culminante del processo di selezione. Se l’onboarding fallisce, perdi non solo un talento, ma anche il valore di tutti i passaggi precedenti. Ecco perché l’automazione è la scelta più logica.

Gli strumenti per automatizzare l’onboarding e la gestione dei dati dei dipendenti migliorano significativamente l’esperienza iniziale e garantiscono transizioni fluide nel ciclo di vita del dipendente.

Ti permettono di eliminare le attività ripetitive e poco creative, e concentrarti su quelle dove l’approccio umano è insostituibile.

Lo stesso vale per l’offboarding: non si tratta di “conquistare” un candidato, ma di gestire l’uscita con professionalità. Se sbagli, l’ex dipendente potrebbe danneggiare la tua reputazione… senza parlare delle perdite dovute alla mancata restituzione di materiali aziendali.

5 attività da automatizzare per prime:

• Checklist di onboarding in base alla posizione
• Generazione automatica di contratti e documenti, con firma digitale
• Pianificazione automatica degli incontri di onboarding/offboarding
• Attivazione / rimozione degli accessi agli strumenti aziendali
• Inserimento / cancellazione del dipendente nel database

Una corretta automazione dell’offboarding garantisce anche la compliance con le normative sulla privacy e la sicurezza degli accessi.

Comunicazione con i dipendenti

Nel nostro blog ci occupiamo regolarmente del tema della comunicazione interna. E ancora una volta, sorprende quanto poca attenzione venga dedicata alla comunicazione e alla raccolta sistematica del feedback, o quanto poco si sfruttino le potenzialità degli strumenti digitali.

Seguendo il motto “niente automazione senza digitalizzazione”, sono proprio la comunicazione e il feedback a essere ancora in attesa di una gestione più efficace. Gli strumenti di automazione possono anche potenziare portali self-service per i dipendenti e semplificare i processi di approvazione delle attività quotidiane.

Non appena inizi a utilizzare strumenti automatizzati, ti renderai conto di quante informazioni essenziali ti siano sempre mancate.

Mi piace usare questa analogia: non possiamo permettere che un e-commerce globale, dove siamo clienti abituali, comunichi meglio con noi di quanto noi comunichiamo con i nostri dipendenti. Dalla possibilità di chiamarli per nome nelle e-mail, fino all’analisi dell’efficacia delle singole campagne comunicative.

È un paradosso: proprio la complessità della buona comunicazione – che potrebbe essere gestita con facilità dai processi automatizzati – è spesso il motivo per cui questa componente chiave delle relazioni aziendali è stata ignorata per così tanto tempo.

5 attività da automatizzare per prime:

• Raccolta regolare di feedback
• Pianificazione dei momenti di feedback
• Auguri per festività, compleanni o traguardi professionali
• Riepiloghi regolari di ciò che accade in azienda
• Valutazione dell’efficacia della comunicazione e identificazione di fenomeni anomali

Gestione del tempo

La quantità di tempo dedicata a un’attività è una delle metriche più importanti per la parte analitica del tuo lavoro. Questa variabile è fondamentale per valutare l’efficienza del team e consente di analizzare l’impatto di ogni azione intrapresa. Il tempo è anche un elemento essenziale nei dataset che definiscono la prontezza dell’azienda all’adozione dell’intelligenza artificiale. Integrare il tracciamento di presenze e orari con la gestione automatica dei timesheet consente un monitoraggio più preciso della performance e delle analytics HR.

Tuttavia, non è un segreto che i cosiddetti “timesheet” siano spesso malvisti dai dipendenti. Senza il loro coinvolgimento, è impossibile avere una visione autentica del tempo impiegato nelle varie attività. Perché? In molti casi, compilare i timesheet richiede decine di minuti al mese.

Con la giusta automazione, questo problema si elimina. E potrai ottenere dati precisi senza affrontare il malcontento dei colleghi.

5 attività da automatizzare per prime:

• Generazione del carico di lavoro mensile previsto in base ai progetti
• Tracciamento del tempo effettivamente speso sul lavoro
• Classificazione delle ore lavorative
• Identificazione automatica dei colleghi sovraccarichi
• Generazione dei documenti per la fatturazione

Benefit aziendali

Negli ultimi cinque anni, la maggior parte delle aziende ha radicalmente cambiato approccio verso i benefit. Da premi legati al prestigio del ruolo o al benessere, si è passati a benefit non finanziari più pratici, pensati per supportare non solo il dipendente ma anche la sua famiglia.

Perché prestare maggiore attenzione ai benefit? Perché l’inflazione è ancora un tema aperto, e i benefit possono essere uno strumento chiave con cui le aziende aiutano i dipendenti, soprattutto quando non è possibile aumentare gli stipendi.

E poi c’è un aspetto in più, poco discusso nel contesto locale: un mix ben scelto di benefit ha un impatto inclusivo concreto. Chi ha già approfondito i requisiti ESG lo sa: ogni iniziativa per l’inclusione conta.

L’automazione è quindi la strada ideale per ampliare l’offerta di benefit, semplificarne l’uso ed evitare di sprecare tempo nella loro gestione.

5 attività da automatizzare per prime:

• Lista accessibile e sempre aggiornata dei benefit disponibili
• Email periodiche sulle opzioni e modalità di utilizzo
• Selezione personalizzata dei benefit in base alla situazione personale
• Analisi del livello di utilizzo e correlazione con la soddisfazione del dipendente
• Feedback dei dipendenti sull’efficacia e rilevanza dei benefit

Come convincere il management a investire nell’automazione

L’automazione delle HR è un investimento. La sua implementazione richiede risorse economiche non trascurabili. Ma è anche l’investimento con il ritorno più alto. Ecco perché, quando negozi il budget, ricordati di:

1. Calcolare il valore delle ore risparmiate grazie all’automazione
2. Individuare i processi che miglioreranno grazie al tempo guadagnato
3. Convertire le ore risparmiate nel costo equivalente di una posizione executive

Ti accorgerai che anche un investimento di centinaia di migliaia di euro può avere perfettamente senso. Dimostrare il ROI attraverso strumenti di performance review, sistemi HR automatizzati e software di reportistica per la compliance ti aiuterà a giustificare l’investimento davanti al management.