Automazione nelle risorse umane. 6 consigli su dove e come risparmiare tempo e denaro il più velocemente possibile

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L’agenda ribollente dei dipartimenti del personale e la mancanza di colleghi di qualità. Per diversi anni questo è stato parte della discussione dei professionisti cechi delle risorse umane sul motivo per cui il settore non è in grado di accettare sufficientemente le innovazioni. Ma la tipica cosa “non c’è più tempo” non si risolverà da sola. Un classico esempio è il fatto che molti senior trascorrono le loro ore preziose in attività puramente esecutive che avrebbero potuto essere sostituite già da tempo dall’automazione. E anche se non voglio generalizzare, credo che in ogni azienda fino al 20% delle ore HR siano “inattive”. Ti mostriamo i sei posti in cui puoi trovarli più spesso.

Base – Assistente HRIS All-in-one

Il lavoro nelle risorse umane si basa principalmente sul lavoro con le persone. L’amministrazione è allora solo una necessità necessaria perché tutto funzioni. E dove possibile, occorre “lasciare fare alle macchine”. Perché solo loro possono generare dati in quantità sufficiente affinché la parte umana delle risorse umane possa prendere decisioni sulla composizione e sulle competenze dei team e ottenere il massimo valore aggiunto possibile del lavoro.

La ripetizione è la madre della saggezza. Vale quindi la pena ricordare che per automatizzare i processi è necessario prima digitalizzarli.

Pertanto, non si può assolutamente pensare all’automazione in un momento in cui la maggior parte dei processi viene ancora eseguita con carta e matita o controllata tramite fogli di calcolo e documenti.

Quindi non puoi muoverti senza il cosiddetto sistema HRIS. Ma come scegliere quello giusto? Fondamentalmente, devi solo cercare due criteri. Un buon partner digitale per il tuo dipartimento HR deve essere “all-in-one”. Perché? Avere più sistemi significa che spesso si hanno molti degli stessi dati in posti diversi. E questo, a sua volta, significa solo potenziali punti deboli nei vostri sforzi di digitalizzazione: non appena dovete cambiare il cognome di un collega appena sposato, ad esempio in più sistemi HR, valutate la possibilità di cambiare.

Il secondo criterio è la connettività API, ovvero la capacità di connettere il sistema con altri strumenti digitali. Ad esempio, quelli che misurano il tempo, si occupano della gestione delle attività o si occupano della comunicazione con i dipendenti. La connettività API dovrebbe essere lo standard assoluto, quindi se il tuo sistema non la offre, crea inutilmente spazio in cui devi aggiornare nuovamente manualmente alcuni dati come parte del processo digitale.

E un terzo vantaggio – ma non una necessità – è quando il vostro HRIS viene eseguito nel cloud come un cosiddetto servizio SaaS. Perché? Semplicemente perché al giorno d’oggi è il più pratico e se il sistema HRIS deve essere utilizzato anche dai dipendenti, non esiste modo migliore.

Perché prestare attenzione all’automazione in questo momento?

Una domanda molto rilevante. Oltre alla risposta “perché è inutile perdere tempo”, c’è un altro contesto. L’anno prossimo, quel tempo sarà molto inferiore. E le aziende che si crogiolano in problemi fondamentali irrisolti possono trovarsi sotto una pressione paralizzante.

Ricorda la regola d’oro: i professionisti delle risorse umane sono oberati di lavoro durante i tempi di inattività. E in tempi turbolenti, lavora su tre teste. Ogni cambiamento che interessa l’azienda si riflette immediatamente nella maggior parte dei processi del personale, e il tempo necessario per l’implementazione cresce in modo esponenziale.I cambiamenti nei team significano improvvisamente un aumento multiplo dei colleghi inseriti e rimossi. E in questi casi non c’è davvero tempo da perdere.

Quindi cosa aiuta l’automazione dei processi?

  • Aumenta l’efficienza del lavoro
  • Libera le tue mani per attività creative e più senior
  • Riduce il tasso di errore
  • Migliora la collaborazione all’interno del dipartimento
  • Migliora l’esperienza complessiva del candidato con le tue risorse umane

 

Come affrontare l’automazione in modo sistematico?

  • Identifica i processi ripetitivi nelle tue attività. Suddivideteli poi in passaggi successivi
  • Convertili in denaro orario in base al valore del lavoro tuo e dei tuoi colleghi
  • Prendi i dieci più costosi e identifica passo dopo passo qual è il tuo valore aggiunto. Le attività di “inoltro, compilazione, stesura, verifica rispetto all’elenco” sono quelle che dovrebbero essere sostituite da un processo automatizzato.

Allora dove si possono trovare letteralmente ad ogni angolo ore e denaro persi in questi giorni?

Annuncio di reclutamento

Crea un annuncio per la posizione successiva, elenca i requisiti attesi, aggiungi informazioni complete sulla cultura aziendale e un elenco di vantaggi. Posizionamento non solo sui siti di reclutamento convenzionati, ma anche sui canali aziendali interni o sui social network. E poi, quotidianamente, valuta i candidati registrati in modo che non debbano aspettare troppo a lungo per la tua risposta. Nel caso di uno o due annunci al mese, potrebbe non essere un problema. Ma immagina di lavorare in un’azienda che apre decine di posizioni al mese. E per il quale elenchi dozzine di candidati al mese, li inserisci, ma spesso li escludi.

In tal caso, un processo automatizzato sottoposto a debug è essenzialmente essenziale. Le ore spese sui processi aumentano in modo esponenziale, e chissà quanto possa essere spiacevole per i manager in attesa del loro candidato strategico, sicuramente non vogliono passare le serate a correggere gli annunci di reclutamento.

5 cose da automatizzare prima:

  • Generazione delle competenze attese e del contenuto lavorativo per la posizione
  • Completamento dell’annuncio: informazioni di base sull’azienda, medaglione sul reclutatore
  • Condivisione su siti pubblicitari tramite API
  • Posizionamento sul tuo sito di reclutamento
  • Valutare l’efficacia della pubblicità

Screening dei CV e definizione delle priorità dei candidati

I tempi stanno cambiando di nuovo e le situazioni in cui le reazioni in termini di numero di unità candidate sono arrivate alla posizione pubblicata appartengono probabilmente al passato da qualche tempo. E chiunque abbia mai visto più posti di lavoro pubblicizzati confermerà che è difficile tenere in ordine i CV e mantenere in testa una conoscenza di base dei candidati candidati, anche nel caso di un posto pubblicato. Figuriamoci quando l’azienda ne elenca diversi.

E allo stesso tempo, non c’è niente di peggio che inviare a decine di candidati richieste di informazioni aggiuntive, dando loro un feedback sulla ricezione del loro CV, e allo stesso tempo valutare i candidati, identificare quelli più promettenti ed eventualmente preparare un pre-reclutamento valutazione. Allo stesso tempo, uno screening CV mal gestito può essere il momento critico in cui si perde inutilmente un potenziale collega di talento, oppure lo si identifica bene, ma a causa dell’ingestinerabilità dell’intero processo, si finisce per lasciarlo ad un concorrente che è stato più veloce o ha gestito meglio l’intera valutazione.

Pertanto, l’automazione ti aiuterà a ridurre il tasso di errore e il rendimento dell’intero ciclo di reclutamento.

5 cose da automatizzare prima:

  • Richiesta automatica delle informazioni mancanti
  • Prioritizzazione dei candidati secondo una chiave chiaramente definita
  • Comunicazione automatica per i candidati più promettenti
  • Valutare il feedback del candidato (velocità, modalità)
  • Valutazione pre-assunzione, assegnazione e valutazione dei compiti

Onboarding/Offboarding

La preparazione e la pianificazione dell’onboarding rappresentano il culmine dell’intero processo di reclutamento. E se sbagli l’onboarding, non solo perdi un potenziale collega di talento selezionato, ma logicamente annulli anche tutti i passaggi precedenti e gli investimenti in essi effettuati. Anche per questo motivo, l’automazione è la scelta più ovvia quando si parla di onboarding. Ti consentirà di sbarazzarti di un’agenda poco creativa e di concentrarti invece su quei processi in cui il tuo approccio umano è insostituibile.

E lo stesso vale per l’offboarding. Nel suo caso non stai lottando per un nuovo candidato, ma se lo sbagli potresti perdere non solo la reputazione che il dipendente in uscita costruirà sulla base del suo ultimo contatto con te. Per non parlare del fatto che ci sono perdite causate dall’errata cessione delle cose affidate in uso al dipendente.

5 cose da automatizzare prima:

  • Lista di controllo per l’onboarding in base alla natura della posizione
  • Generazione automatica di contratti, protocolli e altri documenti con possibilità di firma digitale
  • Pianificazione automatica delle riunioni di onboarding/offboarding
  • Crea accesso alle applicazioni/rimuovi accesso
  • Creazione/rimozione di un dipendente nel database

Comunicazione con i dipendenti

Ci occupiamo regolarmente della comunicazione con i dipendenti qui sul blog. E non smettiamo mai di stupirci di quanta poca attenzione venga prestata alla comunicazione e alla raccolta sistematica di feedback, o di quanto poco lavoro venga svolto con le possibilità degli strumenti digitali. E basandosi sullo slogan che non può esserci automazione senza digitalizzazione, è vero che sono proprio la comunicazione e il feedback che attendono ancora una loro gestione più efficace.

Ed è solo quando inizi a utilizzare gli strumenti di automazione che ti rendi conto di quante informazioni cruciali ti sono sempre mancate.

Mi piace fare un esempio: non possiamo mai permettere che un e-shop globale, dove acquistiamo come clienti abituali, abbia con noi una comunicazione migliore di quella che abbiamo con i nostri dipendenti. La possibilità di indirizzarli nelle comunicazioni via e-mail per nome dopo aver valutato l’effetto delle singole campagne di comunicazione.

Ed è proprio un buffo paradosso che proprio la natura impegnativa di una buona comunicazione, che i processi automatizzati potrebbero facilmente gestire, porti al motivo per cui questa parte importante delle relazioni interpersonali nelle aziende è stata trascurata per così tanto tempo.

5 cose da automatizzare prima:

  • Raccolta regolare di feedback
  • Pianificazione del feedback
  • Auguri per vacanze, compleanni o successi professionali
  • Riepiloghi regolari degli eventi avvenuti in azienda
  • Valutazione dell’efficacia della comunicazione, identificazione di fenomeni insoliti

Time management

La quantità di tempo dedicata a un’attività specifica è uno dei beni più importanti per la parte analitica del tuo lavoro. Questa quantità gioca un ruolo chiave nel valutare l’efficacia di tutta la tua squadra, e solo grazie ad essa puoi valutare gli effetti di tutte le misure adottate. Il tempo è anche un elemento essenziale dei set di dati che definiscono la disponibilità di una società all’uso dell’intelligenza artificiale.

Non è però un segreto che i dipendenti stessi siano molto spesso contrari al cosiddetto “timesheeting”. E senza di loro, ovviamente, non sei in grado di fornire una dichiarazione autentica su quanto tempo richiederà ciascuna attività. E il motivo? In molti casi, le schede attività richiedono ai dipendenti di dedicare decine di minuti di lavoro manuale al mese.

Tuttavia, questo viene eliminato con un’automazione opportunamente scelta e si ha quindi la possibilità di ottenere informazioni accurate senza dover affrontare colleghi scontenti.

5 cose da automatizzare prima:

  • Generazione dell’ambito mensile previsto in base alle informazioni sul progetto
  • Monitoraggio del tempo trascorso a lavorare
  • Classificazione delle ore lavorate
  • Identificazione automatica dei colleghi sovraccarichi
  • Documenti per la fatturazione

Benefici per i dipendenti

Gli ultimi cinque anni hanno cambiato la visione dei benefici per i dipendenti nella stragrande maggioranza delle aziende. I premi, che spesso funzionavano con il prestigio della posizione lavorativa o focalizzati sul benessere, nella maggior parte dei casi sono diventati un adempimento non finanziario, che deve essere principalmente pratico e idealmente aiutare non solo il dipendente, ma anche la sua famiglia.

E perché prestare maggiore attenzione ai benefici per i dipendenti? Poiché l’inflazione deve ancora dire l’ultima parola, questa può ancora rappresentare una misura non finanziaria fondamentale per le aziende per aiutare i propri dipendenti quando non possono aumentare i salari da soli. E poi c’è un’altra cosa, anche se non è ancora molto apprezzata nel contesto ceco. Un mix ben scelto di benefici per i dipendenti ha un carattere decisamente inclusivo. E per quelli di voi che hanno già studiato quali saranno le richieste ESG, è chiaro che ogni punto che un’azienda dedica alla promozione dell’inclusione conta.

L’automazione è quindi un modo adatto per aumentare ed ampliare il numero dei benefici offerti, per renderne più efficiente l’utilizzo, e allo stesso tempo per non dedicare più tempo a questo cambiamento.

5 cose da automatizzare prima:

  • Un elenco di vantaggi facilmente accessibile che verrà aggiornato automaticamente in base alle nuove misure
  • Invio regolare di e-mail sulle possibilità di utilizzo dei vantaggi
  • Selezione personalizzata dei benefici in base alla situazione di vita
  • Valutazione della fruizione dei benefici individuali in relazione alla soddisfazione dei dipendenti
  • Feedback dei dipendenti sull’utilizzabilità dei benefit

Recruitment and Selection

Come acquistare per l’automazione della linea?

L’automazione è senza dubbio un investimento. Per la sua attuazione sono necessari soldi, e spesso non si tratta di una piccola somma. D’altronde è l’investimento con il rendimento più alto. Quindi non dimenticare quando negozi il budget:

  • Identifica il costo delle ore che l’automazione farà risparmiare
  • Pensa a quali processi gestirai meglio grazie alle ore risparmiate
  • Converti le ore risparmiate al prezzo di una posizione dirigenziale

Vedrai che in quel caso anche un investimento di centinaia di migliaia ti sembrerà una buona idea.